Das Medienunternehmen Nordic Entertainment Group (NENT Group) ist der führende Anbieter von Unterhaltung in den nordischen Ländern. Jedes Jahr beginnt eine große Zahl neuer Mitarbeiter und Berater ihre Reise mit dem Unternehmen.
"Wenn ein neuer Mitarbeiter zur NENT Group kommt, sollte er das Gefühl haben, dass der rote Teppich ausgerollt wurde. – Niklas Gotting, Systemverantwortlicher für Atlassian-Produkte, NENT Group
Wenn ein neuer Mitarbeiter zur Arbeit kommt, müssen viele Dinge vorhanden sein: Computer, Mobiltelefon, Büroraum, Zugangskarte, Zugang zu den verschiedenen Gebäudeteilen, Zugang zum Netzwerk und eine Vielzahl anderer praktischer Details.
Früher füllte der zuständige Manager eine Word-Vorlage aus, wenn der neue Mitarbeiter seinen Dienst antreten sollte. Diese Word-Vorlage wurde an die verschiedenen Abteilungen weitergeleitet. Das System hatte viele Schwachstellen:
Die Vision eines reibungslosen Onboarding-Prozesses war geboren.
Die Zusammenarbeit rund um den Onboarding-Prozess verlief nach dem gleichen Muster wie die meisten Projekte zwischen der NENT Group und Riada – jetzt Teil von Eficode. NENT Group hat eine Vision von dem, was sie erreichen will – Eficode, weiß, wie man sie zum Leben erweckt.
"Als ich bei der NENT Group anfing, habe ich Eficode mitgebracht. Sie sind wie ein Ass im Ärmel. Ich habe schon früher mit ihnen zusammengearbeitet und weiß, welche Fähigkeiten sie besitzen." – Niklas Gotting, NENT Group
Da beim Onboarding viele Beteiligte unterschiedliche Aufgaben übernehmen, passt ein IT-Service-Management-System perfekt. Mit der Unterstützung von Eficode hat die NENT Group ein reibungsloses Onboarding in Jira Service Management und Insight geschaffen. Basierend auf einer bestehenden Word-Vorlage wurden die Anforderungen aufgeschlüsselt, priorisiert und in Tasks umgesetzt, die Schritt für Schritt agil ins System integriert wurden.
Auch bestehende Mitarbeitende profitieren: Über sogenannte Single-Tickets wurden Services vom Onboarding-Prozess getrennt. Braucht jemand ein neues Handy oder Studiozugang, können Fälle nun schnell im Portal erstellt werden – ein Feature, das sehr geschätzt wird.
"Wenn wir Kompetenz von einem guten Berater einkaufen, erhalten wir Zugang zu den Erfahrungen anderer Unternehmen. Das ist ein kluger Schachzug." – Niklas Gotting, NENT Group
Die Einführung eines neuen Prozesses ist sehr wichtig. Die Benutzer des neuen Onboarding-Prozesses wurden in Form von Präsentationen, Workshops und Informationen im Intranet geschult.
Heute funktioniert das Onboarding in der NENT Group reibungslos. Der Manager, der einen neuen Mitarbeiter einstellt, geht in das Portal, um den Onboarding-Prozess zu starten. Der Hauptfall wird automatisch in eine Vielzahl von Unterfällen umgewandelt, die von den für die verschiedenen Bereiche zuständigen Personen bearbeitet werden. Das Portal veröffentlicht den Status aller Fälle im Prozess, so dass alle Beteiligten einen klaren Überblick haben. Wenn der neue Mitarbeiter zur Arbeit kommt, ist alles vorbereitet.
"In unserem Portal wird der Hauptfall – Onboarding eines neuen Mitarbeiters – angelegt. Dieser Vorgang zerfällt in mehrere Untervorgänge, für die verschiedene Personen zuständig sind. Jeder hat die Kontrolle und alles ist rechtzeitig bereit." – Niklas Gotting, NENT Group
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NENT Group: