Implementierung von Jira Service Management für pandemische Fernarbeit

Die Westgate Hall ist ein lebendiger Veranstaltungsort in Canterbury, Kent, Großbritannien. Hier finden Märkte, Messen, Festivals, Stadtratssitzungen, Aufführungen, Schulungen, Feiern, Gedenkfeiern, Partys und Hochzeiten statt, aber auch Veranstaltungen für die Gemeinschaft, Bildung, Wirtschaft, Gesundheit und Wohlbefinden.

Die Herausforderung

Während der COVID-19-Pandemie wurde die Fernarbeit in Großbritannien gesetzlich vorgeschrieben. Daher benötigte das Team von Westgate Hall eine effektive Möglichkeit, mit seinen Kunden und untereinander zu kommunizieren.

Das Team, das aufgrund der plötzlichen Umsatzeinbußen ebenfalls verkleinert wurde, musste sich schnell auf Fernarbeit einstellen. Die bisherigen Kommunikationsmethoden und -werkzeuge waren jedoch schwer nachzuvollziehen und erforderten zu viel Zeit für die Verwaltung. Infolgedessen kam es bei den Kunden zu Verzögerungen bei den Reaktionszeiten. Bei einer Besucherzahl von 50.000 Personen vor der Pandemie benötigte das Team ein effizienteres und benutzerfreundlicheres System zur Verwaltung seiner Buchungen.

Die Lösung

Clearvision (jetzt Teil von Eficode) bewertete die bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe des Teams von Westgate Hall. Sie bewerteten, was erreicht werden musste, und erklärten, wie Jira Service Management dabei helfen könnte. Nach einem sechsmonatigen Pilotversuch mit dem Produkt für Veranstaltungsbuchungen sah das Team Verbesserungen in seinen Abläufen und beschloss, Jira Service Management als primäres Buchungssystem einzuführen.

Durch die Umstellung auf Jira Service Management konnte das Team von Westgate Hall seinen Buchungsprozess rationalisieren und für seine Kunden benutzerfreundlicher gestalten. Dadurch konnten die Buchungsraten verbessert und die Kommunikation mit den Kunden effektiver gestaltet werden. Clearvision verwaltet nun das Konto und die Community-Lizenzen für Westgate Hall und bietet dem Unternehmen weitere Schulungen an.

Insgesamt erwies sich Jira Service Management für das Team von Westgate Hall während der COVID-19-Pandemie als effizienteres und benutzerfreundlicheres System. Es half ihnen, ihre Buchungen und Kommunikation effektiver zu verwalten.

"Jira Service Management hat unsere Arbeitsweise völlig verändert. Es scheint komplex zu sein, aber es ist so benutzerfreundlich im Vergleich zu den Buchungssystemen, die ich in der Vergangenheit verwendet habe." – Geschäftsführerin von Westgate Hall, Clare Millett

Die Ergebnisse

• Clearvision war bei der Implementierung und Konfiguration von JSM behilflich.
• JSM straffte die Arbeitsabläufe und ersetzte veraltete Tools und Kommunikationsmethoden, was sich positiv auf die Kunden auswirkte und neue Geschäfte generierte.
• JSM half Westgate Hall, effizienter zu arbeiten und seinen Geldgebern einen größeren Wert zu demonstrieren.
• Das Team schätzte das benutzerfreundliche und intuitive Design von JSM, das die Einrichtung und Verwaltung des Helpdesks erleichtert.
• JSM erwies sich als eine äußerst effektive Lösung für die Verwaltung von Veranstaltungsortbuchungen.
• Clearvision bot Schulungen und fortlaufenden Support an, um das Team von Westgate Hall dabei zu unterstützen, das Tool optimal zu nutzen.