Jira-vägen till framgångsrik marknadsföring

Utmaningar inom eventplanering

Event omfattar komplexa processer som kräver ett nära samarbete mellan innehållsskapare, designers, säljare och IT-support. Som marknadsförare känner du säkert igen de här uppgifterna:

1. Innehållsplanering: Skapa marknadsföringsmaterial, presentationer och kampanjmaterial.

2. Logistik: Boka lokaler, ordna transporter och säkerställa att utrustning finns tillgänglig.

3. Inbjudningar och registrering: Hantera gästlistor, skicka inbjudningar och följa upp anmälningar.

4. Incidenthantering: Hantera oväntade tekniska problem, planera programuppdateringar och liknande.

5. Förändringshantering: Anpassa dig till justeringar i sista minuten.

Att hantera de här uppgifterna på ett effektivt sätt och samtidigt skapa en smidig eventupplevelse kan vara utmanande utan rätt verktyg och processer på plats, vilket du ser i scenariot nedan.

Scenario: Du är en erfaren eventansvarig med uppdraget att arrangera en storskalig konferens som samlar branschledare, talare och yrkesverksamma från hela världen. När eventdatumet närmar sig leder de traditionella metoder du brukar förlita dig på, som e-post, kalkylblad och telefonsamtal, till missförstånd och fördröjda beslut.

Utöver att hålla jämna steg med förändringar i realtid, som uppdateringar av agendan, talares tillgänglighet och sena justeringar av lokalen, behöver du också hantera känsliga data och finansiella transaktioner på ett säkert sätt. Innan du vet ordet av har du överbelastade registreringar, dubbelbokningar och problem med datainmatning.

Lösningen på utmaningar inom eventplanering

Programvara finns för att göra våra liv enklare. När det gäller eventhantering finns det verktyg som hanterar alla faktorer ovan, medan andra fokuserar på specifika delar, till exempel anmälningar.

Verktyg som Jira Work Management och Jira Service Management är exempel på plattformar som kan hjälpa till övergripande, vilket jag förklarar nedan.

1. Eventplanering med Jira Work Management

Jira Work Management erbjuder en mångsidig och anpassningsbar plattform för projektledning. Du kan skapa ett dedikerat projekt för marknadsföringsevent med hjälp av marknadsföringsmallen, som är särskilt utformad för att förenkla uppgiftshanteringen.

Viktiga fördelar:

1. Uppföljning av uppgifter: Skapa enkelt uppgifter för olika aktiviteter, tilldela dem till teammedlemmar och följ deras status.

2. Hantering av deadlines: Sätt tydliga deadlines och prioritera uppgifter så att allt följer tidsplanen.

3. Samarbete: Främja samarbete mellan teammedlemmar genom att erbjuda en centraliserad plattform för kommunikation och fildelning.

4. Anpassning: Anpassa projektet efter dina specifika behov genom att lägga till anpassade fält, arbetsflöden och automatisering.

2. Incident- och förändringshantering med Jira Service Management

Jira Service Management integreras smidigt med Jira Work Management, så att du kan hantera behov inom incident- och förändringshantering.

Förändringshantering inom eventmarknadsföring kan innebära att anpassa strategier utifrån feedback, analysera mätvärden och kontinuerligt förfina metoder för att förbättra framtida event och marknadsföringsinsatser.

Incidenthantering kan avse den strukturerade processen för att hantera oväntade störningar eller problem under planeringen, genomförandet eller efterarbetet av ett event. Incidenterna kan omfatta tekniska fel, logistiska utmaningar, brister i kommunikationen eller andra oförutsedda problem som kan påverka eventets framgång.

Viktiga fördelar:

1. Incidenthantering: Hantera snabbt tekniska problem eller incidenter som kan uppstå under eventet. IT-supporten kan använda Jira Service Management för att registrera och prioritera incidenter så att de kan lösas omgående.

2. Ändringsförfrågningar: Hantera enkelt ändringar i eventagendan i sista minuten. Skicka in ändringsförfrågningar via Jira Service Management, så kan relevanta team bedöma och genomföra dem. En annan viktig funktion är ”ändringskalendern”, där du kan se vilka driftsättningar som är planerade och undvika risken för driftstopp i en applikation som du använder under eventet. Läs vidare för mer om detta.

”Efter att ha arbetat med event i över ett decennium har jag upplevt både hur det är att ha mjukvara lättillgänglig och hur det är att vara utan den. Jag kan säga att den gör hela skillnaden, särskilt när mina teammedlemmar befinner sig på olika platser. Jag kan se vem som gör vad, om det finns några återstående uppgifter, vad som har slutförts och vilka deadlines som närmar sig.” – Hannah Waller, Events Marketing Manager, Eficode

3. Perspektivet change management: IT-samordning för lyckade event

Utöver incidenthantering är change management avgörande vid planering av event. Det är viktigt att IT-avdelningen känner till planerade event för att undvika konflikter som kan påverka ditt varumärke och rykte. Att till exempel driftsätta systemuppdateringar eller utföra underhåll under ett pågående event kan leda till driftstopp och skada varumärkets anseende, i värsta fall.

Genom att införa metoder för change management kan du:

1. Samordna IT-aktiviteter: IT-teamen känner till kommande event och undviker att schemalägga systemunderhåll eller uppdateringar som kan störa eventet.

2. Minska risker: Identifiera potentiella konflikter tidigt och inför strategier för att minska riskerna, så att eventet genomförs smidigt.

3. Skydda ditt varumärke: Undvik situationer där kritiska system tas ur drift för underhåll under viktiga event.

Lyft din eventplanering

Inom marknadsföring är smidig planering och genomförande av event avgörande för framgång. Genom att använda funktionerna i mjukvara som den som nämns ovan kan ditt marknadsföringsteam förbättra samarbetet, effektivisera processerna och säkerställa IT-samordning för framgång.