Boldyn Networks hat gemeinsam mit Eficode ein standardisiertes Betriebsmodell für Plan, Track & Prioritize (PTP) etabliert, das strategische Ausrichtung und Lean Governance in die täglichen Workflows integriert. Durch die Umstrukturierung von Jira und Confluence konnte das Unternehmen redundante Tickets abschaffen und eine zentrale Informationsquelle schaffen. Strategische Transparenz, besser planbare Umsetzung und nachhaltige Teamautonomie ergeben sich damit ganz natürlich aus dem Arbeitsmodell.
Kurz gesagt
Unternehmen
Boldyn Networks – ein weltweit führender Anbieter gemeinsamer Kommunikationsinfrastruktur, der Konnektivität in Verkehrssystemen, Veranstaltungsorten, Unternehmen und Smart Cities ermöglicht.
Herausforderung
Die uneinheitliche Nutzung von Atlassian führte zu doppelter Arbeit, mangelhafter Berichterstattung, fehlendem Überblick auf Programmebene und Schwierigkeiten, die Ergebnisse der Teams mit strategischen Initiativen zu verknüpfen.
Lösung
Das Atlassian Plan, Track & Prioritize (PTP)-Paket von Eficode: Analyse, Schulung und Implementierung standardisierter Workflows mit Fokus auf strategische Ausrichtung.
Ein kollaborativer Mentoring-Ansatz, der Boldyn-Administratoren, Produktmanager und Projektmanager befähigte, Veränderungen umzusetzen und nachhaltig zu verankern – Wissenstransfer statt bloßer Übergabe.
Eine zentrale Informationsquelle für die Arbeit, bessere strategische Transparenz, höhere Planbarkeit bei der Umsetzung und ein stärkerer Teamfokus durch Lean-Praktiken und WIP-Limits.
Ergebnisse
Einheitliche Nachverfolgung und Berichterstattung über die Arbeit aller Teams hinweg.
Klare Verknüpfung zwischen Umsetzung und Strategie.
Planbare Zeitpläne durch Kanban auf Programmebene.
Lean-Flow mit weniger Multitasking durch WIP-Limits.
Technologien
Jira Software und Confluence.
Projektüberblick
Boldyn Networks ist ein weltweit führender Anbieter gemeinsamer Kommunikationsinfrastruktur und ermöglicht reibungslose Konnektivität im Verkehr, an Veranstaltungsorten, für Unternehmen und in Smart Cities. Im Rahmen einer umfassenderen digitalen Transformation wollte das Global Digital and Tech Team seine Tools und Arbeitsweisen optimieren, um die Projektdurchführung und das IT-Änderungsmanagement zu verbessern.
Im Mittelpunkt dieser Mission steht die Atlassian-Plattform – insbesondere Jira und Confluence. Sie bildet das operative Rückgrat für Durchführung, Dokumentation und die Koordination zwischen technischen Teams und Fachbereichen.
Die Herausforderung
Obwohl Boldyn Atlassian-Tools bereits nutzte, erkannte das Unternehmen eine wichtige Chance, seine internen Prozesse weiterzuentwickeln und zu vereinfachen. Die bestehenden Arbeitsweisen – bei denen Teams dieselbe Arbeit auf unterschiedliche Weise erfassten und eine zentrale Übersicht fehlte – machten es schwer zu erkennen, ob die geleistete Arbeit vollständig an den strategischen Zielen ausgerichtet war. Das erschwerte Entscheidungen. Das Team beauftragte Eficode damit, einen einheitlichen, effizienten Weg für alle Arbeiten zu schaffen und Strategie direkt mit der Durchführung zu verknüpfen.
Zu den wichtigsten Herausforderungen zählten:
Doppelte Jira-Tickets – aus Team- und Projektsicht – führten zu zusätzlichem Aufwand und beeinträchtigten das Reporting.
Unzusammenhängende strategische Initiativen erschwerten es Führungskräften, Stories und Tasks mit übergeordneten Zielen zu verknüpfen.
Das Fehlen einer Programmübersicht erschwerte die Messung umfangreicher Feature-Sets und verlangsamte die teamübergreifende Planung.
Ineffiziente Workflows und fehlende WIP-Limits förderten Multitasking und Kontextwechsel und verringerten die Umsetzungsgeschwindigkeit.
Die Lösung
Boldyn beauftragte Eficode, mit dem Atlassian-Paket Plan, Track & Prioritize (PTP) prozessgesteuerte Veränderungen umzusetzen. Das Paket kombiniert Analyse, Schulung und Implementierung und verankert optimierte Arbeitsweisen direkt in Jira.
Unsere erste Analyse zeigte, dass Boldyn mehr als nur eine technische Lösung benötigte. Erforderlich waren optimierte Arbeitsweisen, die direkt in der Jira-Struktur verankert sind. Das PTP-Paket bot dafür den idealen Rahmen, da es eine globale Übersicht über Epics und strategische Initiativen schafft und sicherstellt, dass die Arbeit jedes Teams nachweislich mit der übergeordneten Geschäftsstrategie verknüpft ist.
Neun zentrale Empfehlungen prägten die Implementierung, darunter:
Umstrukturierung von Jira, um doppelte Tickets zu vermeiden und eine zentrale, verlässliche Datenquelle zu schaffen.
Verbesserung der Nutzung von Epics für eine strukturierte Priorisierung und eine klare Verknüpfung mit Projekt-Backlogs und Initiativen.
Einrichtung einer Programmübersicht über Kanban-Boards, um den Durchsatz von Epics teamübergreifend zu visualisieren und zu messen.
Optimierung der Workflows durch Lean-/Kanban-Praktiken, einschließlich WIP-Limits zur Verbesserung von Fokus und Arbeitsfluss.
Erfolgreiche Umsetzung
Die Umsetzung basierte auf enger Zusammenarbeit und Mentoring. Als fest integriertes Teammitglied gab Nigel praktische Unterstützung und befähigte gleichzeitig die Administratoren und Projektmanager von Boldyn, die Konfiguration selbst zu verantworten. So blieb das Wissen bei Boldyn und die neuen Arbeitsweisen konnten nachhaltig etabliert werden.
Der kollaborative Ansatz mit Mentoring war entscheidend. Eficode hat nicht einfach die Umgebung konfiguriert und uns dann die Schlüssel übergeben. Sie haben unsere Administratoren geschult und unsere Produkt- und Projektmanager begleitet. Mit ihrer Expertise als Unterstützung konnten wir die Änderungen selbst umsetzen. So bleibt das Wissen vollständig bei Boldyn, wodurch die Verbesserungen langfristig nachhaltig sind.
Die Veränderung war grundlegend. Für mich liegt der langfristige Mehrwert in der Nachhaltigkeit der Lösung. Wir haben nicht nur eine technische Konfiguration erhalten, sondern auch einen klaren Rahmen, der es unseren Teams leicht macht, die neuen standardisierten Prozesse einzuhalten. Das ist entscheidend für unsere fortlaufende digitale Transformation.
Die Integration in das bestehende Active Directory und die komplexen Berechtigungen wurde iterativ umgesetzt. Dabei kombinierten wir Eficodes Systemexpertise mit Boldyns Geschäftskontext, um eine robuste Struktur weiterzuentwickeln und zu etablieren.
Die Wirkung
Zentrale Informationsquelle: Redundante Tickets wurden eliminiert. Das verringerte den Verwaltungsaufwand und ermöglichte präzise, konsistente Berichte.
Besserer strategischer Überblick: Die klare Verknüpfung von Stories und Tasks über Epics bis hin zu übergeordneten Initiativen erhöhte Transparenz und Verantwortlichkeit.
Bessere Prognosen für die Auslieferung: Kanban auf Programmebene und Kennzahlen zum Epic-Durchsatz machten Zeitpläne und Kapazitätsplanung besser vorhersehbar.
Stärkerer Teamfokus: Lean-Prinzipien und WIP-Limits reduzierten Kontextwechsel und beschleunigten die Auslieferung.
Unsere Gesamterfahrung war ausgezeichnet. Die Zusammenarbeit mit Eficode brachte uns mehr als nur eine Konfigurationsänderung – sie war eine echte Partnerschaft. Nigel brachte außergewöhnliche technische Expertise ein, und wir schufen schnell eine Vertrauensbasis, die unserem Team ermöglichte, diese komplexen Änderungen erfolgreich einzuführen und nachhaltig zu betreiben.
Die Partnerschaft mit Eficode war ein entscheidender Faktor, um Boldyn zu einer echten zentralen Informationsquelle für die Auslieferung weiterzuentwickeln. Sie hat uns deutlich mehr Sicherheit bei Planung, Priorisierung und Umsetzung gegeben und zugleich Transparenz für Teams und Führungskräfte geschaffen. Besonders hervorzuheben ist Eficodes Fokus darauf, unsere Mitarbeiter weiterzubilden – nicht nur Tools zu implementieren, sondern uns die Fähigkeiten und das Vertrauen zu geben, uns auch lange nach Abschluss der Zusammenarbeit kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Ausblick / Nächste Schritte
Mit dem etablierten neuen Betriebsmodell wird Boldyn die Nutzung von Confluence für strukturierte Dokumentation und Anforderungen vertiefen und die Integration mit Plattformen wie ServiceNow erweitern, um Change- und Delivery-Management in der gesamten digitalen Landschaft aufeinander abzustimmen.
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