Risikomanagement automatisieren – mit Software, der eure Teams bereits vertrauen

Das Paradox des Risikomanagements: Warum neue Tools nicht immer zu besseren Ergebnissen führen

Darüber hinaus bringen manuelle Risikomanagementprozesse in der Regel weitere Herausforderungen mit sich, darunter:

• Eingeschränkte Sichtbarkeit und Transparenz, die zu veralteten Momentaufnahmen für das Management führen, das Erkennen neu entstehender Risiken erschweren und den Vergleich von Risiken zwischen Abteilungen und Geschäftsbereichen beeinträchtigen

• Mangelnde Verantwortlichkeit und Nachverfolgbarkeit, die zu unklaren Zuständigkeiten für Risiken und daraus folgenden Maßnahmenplänen zur Risikominimierung führen

• Reaktives Risikomanagement: Manuelle Risikoprozesse basieren häufig auf regelmäßigen Risikobewertungen, während Risiken aufgrund des hohen Veränderungstempos in einem typischen Geschäftsumfeld kontinuierlich auftreten.

Als Reaktion auf diese Herausforderungen investieren viele Unternehmen in neue Technologien für das Risikomanagement, in der Hoffnung, dass eine neue Plattform das Problem löst.

Die Einführung neuer Systeme führt jedoch häufig zu mehr Komplexität, höheren Kosten und umfangreichem Schulungsbedarf für Mitarbeiter – etwas, das sich in stark ausgelasteten Teams bekanntermaßen nur schwer umsetzen lässt. Die Akzeptanz kann langsam wachsen, insbesondere wenn sich das neue System ungewohnt anfühlt oder nicht mit den täglichen Workflows verbunden ist.

Zusätzlich erfordert ein neues Risikomanagementsystem in der Regel eine zusätzliche Zugriffsverwaltung. Das erhöht den administrativen Aufwand und schafft weitere Sicherheitsebenen mit neuen Risiken.

Risikomanagement mit Tools optimieren, die ihr bereits nutzt, etwa Jira und Microsoft Power Platform

Statt eure bestehenden Tools zu ersetzen, solltet ihr sie erweitern. Viele Unternehmen nutzen bereits Plattformen wie Microsoft Power Platform (z. B. Power BI, Power Apps und Power Automate) und Jira, schöpfen deren Potenzial im Risikomanagement jedoch oft nicht aus.

Diese Tools bieten Integrationsmöglichkeiten, mit denen ihr Workflows vereinfachen, Datenflüsse automatisieren und aktuelle Erkenntnisse gewinnen könnt – ohne die Unterbrechungen, die mit der Einführung eines neuen Systems einhergehen. Ein weiterer Vorteil: Die Implementierung ist schnell und kosteneffizient. Statt einer umfassenden Systemüberholung braucht es nur intelligentere Integration und Automatisierung.

Hier sind einige Tipps, wie Microsoft Power Platform und Jira euch dabei helfen können, euer Risikomanagement zu modernisieren – mit den Tools, die ihr bereits nutzt:

• Risiken erfassen Risiken lassen sich über Power Apps direkt mithilfe benutzerdefinierter Formulare erfassen, die auf die Risikokategorien, Workflows und Freigabeprozesse eures Unternehmens zugeschnitten sind. Diese Apps können in Microsoft Teams oder SharePoint eingebettet werden, sodass Mitarbeiter Risiken einfach über ihre täglichen Tools melden können. Alternativ lassen sich Risiken in Jira über individuell konfigurierte Vorgangstypen für Risikoeinträge erfassen. So können Teams Risikodetails dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuweisen und Risiken mit Maßnahmen zur Risikominimierung verknüpfen – alles in einer vertrauten Benutzeroberfläche.

• Workflow-Automatisierung Automatisierungstools wie Power Automate ermöglichen es Unternehmen, automatisierte Workflows zu erstellen, die auf Basis von Risikodaten Aktionen auslösen. Wird beispielsweise ein neues Risiko erfasst, können Benachrichtigungen versendet, Jira-Tickets erstellt oder Freigabeprozesse gestartet werden. Das reduziert manuelle Nachverfolgung und verbessert die Reaktionsfähigkeit.

Risiken lassen sich über Power Apps direkt mithilfe benutzerdefinierter Formulare erfassen, die auf die Risikokategorien, Workflows und Freigabeprozesse eures Unternehmens zugeschnitten sind. Diese Apps können in Microsoft Teams oder SharePoint eingebettet werden, sodass Mitarbeiter Risiken einfach über ihre täglichen Tools melden können.

Alternativ lassen sich Risiken in Jira über individuell konfigurierte Vorgangstypen für Risikoeinträge erfassen. So können Teams Risikodetails dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuweisen und Risiken mit Maßnahmen zur Risikominimierung verknüpfen – alles in einer vertrauten Benutzeroberfläche.

• Risiken visualisieren Business-Intelligence-Tools wie Power BI wandeln Rohdaten zu Risiken in umsetzbare Erkenntnisse um. Mit interaktiven Dashboards können Management und Teams Risikodaten beispielsweise nach Abteilung, Kategorie, Schweregrad oder Zeitraum filtern und analysieren. Heatmaps und Trenddiagramme in den Dashboards erleichtern es, Bereiche mit hohem Risiko zu erkennen und Veränderungen im Zeitverlauf zu überwachen. Darüber hinaus verbessern sie die Sichtbarkeit und Transparenz von Risiken sowie Verantwortlichkeit und Nachverfolgbarkeit erheblich.

• Risikoanalyse und Reporting Für Berichte an Vorstand und Geschäftsleitung kann Power BI Risikodaten in übergeordneten Zusammenfassungen und Trendanalysen bündeln. Das liefert wertvolle Erkenntnisse und unterstützt strategische Entscheidungen. Einer der größten Vorteile besteht darin, die wiederkehrende und zeitaufwendige Aufgabe zu eliminieren, Daten in Excel zusammenzuführen und für jeden Berichtszyklus manuell Diagramme zu erstellen. Statt Diagramme in PowerPoint zu kopieren, lassen sich Power-BI-Visualisierungen direkt in Präsentationen einbetten. So bleiben Berichte dynamisch und stets aktuell. Das spart nicht nur viele Stunden manueller Arbeit, sondern verringert auch das Risiko menschlicher Fehler und sorgt für konsistente Berichtsformate.

• Maßnahmen zur Risikominimierung nachverfolgen Viele Unternehmen nutzen Jira bereits zur Verwaltung von Aufgaben und Incidents. Durch die Verknüpfung von Risikoeinträgen mit Jira-Tickets können Teams Maßnahmen zur Risikominimierung verfolgen, Verantwortlichkeiten zuweisen und Fortschritte überwachen – alles in einem vertrauten Workflow. Ein kontinuierlicherer Fokus auf Risiken und Maßnahmen zur Risikominimierung steigert die Proaktivität und den Mehrwert des Risikomanagementprozesses in allen Geschäftsbereichen.

Der Wandel: Vom manuellen zum automatisierten Risikomanagement

Indem Unternehmen bestehende Tools verknüpfen und Datenflüsse automatisieren, können sie zu einem proaktiveren Ansatz wechseln. Statt Daten manuell zusammenzustellen, können sich Teams darauf konzentrieren, Risiken zu erkennen, zu verstehen und zu minimieren, bevor sie eskalieren.

Fazit

Die Modernisierung des Risikomanagements erfordert keine Investition in eine neue Risikomanagementlösung. Mit bestehenden Tools wie Microsoft Power Platform und Jira gewinnen Unternehmen mehr Transparenz, reduzieren manuellen Aufwand und verbessern ihre Entscheidungsfindung – mit Plattformen, die sie bereits kennen und denen sie vertrauen.

Ganz gleich, ob ihr euer Risikomanagement verbessern, Reporting vereinfachen oder eure bestehende Tech-Stack besser nutzen möchtet: Die Integration dieser Tools kann euch dabei helfen, in eurem Unternehmen eine resilientere und datenorientierte Risikokultur aufzubauen.