Boldyn Networks teki yhteistyötä Eficoden kanssa luodakseen standardoidun Plan, Track & Prioritize (PTP) -toimintamallin, joka tuo strategisen yhdenmukaisuuden ja Lean-hallintamallin osaksi päivittäisiä työnkulkuja. Uudistamalla Jiran ja Confluencen yritys poisti päällekkäisen tikettienhallinnan ja loi yhden luotettavan tietolähteen. Näin strateginen näkyvyys, parempi toimitusten ennakoitavuus ja tiimien kestävä autonomia syntyvät luontevana osana toimintamallia.
Pähkinänkuoressa
Yritys
Boldyn Networks – jaetun viestintäinfrastruktuurin maailmanlaajuinen edelläkävijä, joka tukee yhteyksiä liikennejärjestelmissä, tapahtumapaikoissa, yrityksissä ja älykkäissä kaupungeissa.
Haaste
Atlassianin epäyhtenäinen käyttö johti päällekkäiseen työhön, puutteelliseen raportointiin, ohjelmatason näkymän puuttumiseen sekä vaikeuksiin yhdistää tiimien työ strategisiin aloitteisiin.
Ratkaisu
Eficoden Atlassian Plan, Track & Prioritize (PTP) -paketti: kartoitus, koulutus ja strategiseen linjaukseen keskittyvien, standardoitujen työnkulkujen käyttöönotto.
Yhteistyöhön perustuva mentorointimalli kehitti Boldynin ylläpitäjien, Product managerien ja Project managerien osaamista, jotta he pystyivät toteuttamaan ja ylläpitämään muutoksia – tiedonsiirtoa luovutuksen sijaan.
Yksi luotettava tiedonlähde työlle, parempi strateginen näkyvyys, ennakoitavammat toimitukset sekä parempi tiimien keskittyminen Lean-käytäntöjen ja WIP-rajoitusten avulla.
Tulokset
Yhtenäinen työn seuranta ja raportointi eri tiimeissä.
Selkeä yhteys toimituksen ja strategian välillä.
Ennakoitavat aikataulut ohjelmatason Kanbanin avulla.
Lean-virtaus ja vähemmän moniajoa WIP-rajoitusten avulla.
Teknologiat
Jira Software ja Confluence.
Projektin yleiskatsaus
Boldyn Networks on jaetun viestintäinfrastruktuurin maailmanlaajuinen johtaja, joka mahdollistaa sujuvat yhteydet liikenteeseen, tapahtumapaikkoihin, yrityksille ja älykkäisiin kaupunkeihin. Osana laajempaa digitaalista transformaatiota Global Digital and Tech -tiimi ryhtyi optimoimaan työkalujaan ja toimintatapojaan parantaakseen projektitoimituksia ja IT-muutosten hallintaa.
Tämän työn keskiössä on Atlassian-alusta, erityisesti Jira ja Confluence. Ne muodostavat toimitusten, dokumentoinnin sekä teknisten ja liiketoimintatiimien välisen koordinoinnin operatiivisen selkärangan.
Haaste
Vaikka Boldyn hyödynsi jo Atlassianin työkaluja, se tunnisti merkittävän mahdollisuuden kehittää ja sujuvoittaa sisäisiä prosessejaan. Nykyiset käytännöt, joissa tiimit seurasivat samaa työtä usealla eri tavalla eikä kokonaisuutta valvottu keskitetysti, vaikeuttivat sen arviointia, vastasiko tehtävä työ täysin strategisia tavoitteita. Tämä teki myös päätöksenteosta hankalampaa. Tiimi pyysi Eficodelta apua yhden tehokkaan toimintamallin luomiseen kaikelle työlle niin, että strategia yhdistyy suoraan toimitukseen.
Keskeisiä haasteita olivat:
Päällekkäiset Jira-tiketit eri näkökulmista (tiimi- ja projektinäkökulmat) aiheuttivat turhaa työtä ja heikensivät raportointia.
Erilliset strategiset aloitteet vaikeuttivat sitä, että johto pystyi yhdistämään Storyt ja Taskit ylimmän tason tavoitteisiin.
Ohjelmatason näkymän puute vaikeutti laajojen toiminnallisuuskokonaisuuksien mittaamista ja hidasti tiimien välistä suunnittelua.
Tehottomat työnkulut ja puuttuvat WIP-rajat lisäsivät moniajoa ja kontekstin vaihtamista sekä hidastivat toimitusnopeutta.
Ratkaisu
Boldyn otti Eficoden kumppanikseen toteuttamaan prosessilähtöistä muutosta Atlassian Plan, Track & Prioritize (PTP) -paketin avulla. Paketti yhdistää kartoituksen, koulutuksen ja käyttöönoton, ja sen tavoitteena on sisällyttää optimoidut toimintatavat suoraan Jiraan.
Alkukartoituksemme osoitti, että Boldyn tarvitsi muutakin kuin teknisen korjauksen. Se tarvitsi optimoidut toimintatavat, jotka rakennetaan suoraan Jiran rakenteeseen. PTP-paketti tarjosi tähän ihanteellisen viitekehyksen, sillä se keskittyy luomaan kokonaisnäkymän Epiceistä ja strategisista aloitteista. Näin jokaisen tiimin työ voidaan yhdistää selkeästi liiketoiminnan kokonaisstrategiaan.
Toteutusta ohjasivat yhdeksän keskeistä suositusta, joihin kuuluivat:
Jiran uudelleenjärjestely tikettien päällekkäisyyksien poistamiseksi ja yhden luotettavan tietolähteen luomiseksi.
Epicien käytön kehittäminen jäsenneltyä priorisointia sekä projektien backlogien ja aloitteiden selkeää linkittämistä varten.
Ohjelmatason näkymän luominen Kanban-taulujen avulla, jotta Epicien läpimenoa voidaan visualisoida ja mitata tiimien välillä.
Työnkulkujen optimointi Lean- ja Kanban-käytäntöjen avulla, mukaan lukien WIP-rajat keskittymisen ja työn virtauksen parantamiseksi.
Onnistunut toimitus
Toimitus perustui tiiviiseen yhteistyöhön ja mentorointiin. Nigel toimi tiimin kiinteänä jäsenenä, tarjosi käytännönläheistä ohjausta ja antoi samalla Boldynin ylläpitäjille ja projektipäälliköille edellytykset johtaa konfigurointia itse. Näin osaaminen jäi Boldynille ja uudet käytännöt säilyvät pitkäjänteisesti.
Yhteistyöhön ja mentorointiin perustuva lähestymistapa oli ratkaisevan tärkeä. Eficode ei vain konfiguroinut ympäristöä ja luovuttanut sitä meille, vaan koulutti ylläpitäjämme ja mentoroi tuote- ja projektipäälliköitämme. Pystyimme toteuttamaan muutokset itse heidän asiantuntemuksensa ohjaamina. Näin osaaminen jää kokonaan Boldynille, mikä tekee parannuksista kestäviä pitkällä aikavälillä.
Muutos on ollut perustavanlaatuinen. Minulle pysyvä arvo on ratkaisun kestävyys. Emme saaneet vain teknistä konfiguraatiota, vaan selkeän viitekehyksen, jonka avulla tiimiemme on helppo noudattaa uusia, standardoituja prosesseja. Tämä on olennaista jatkuvan digitaalisen transformaatiomme kannalta.
Integraatio olemassa olevaan Active Directoryyn ja monimutkaisiin käyttöoikeuksiin toteutettiin vaiheittain. Eficoden järjestelmäasiantuntemus ja Boldynin liiketoimintakonteksti yhdistettiin, რათა rakenteesta saatiin hiottu ja kestävä.
Vaikutukset
Yksi totuuden lähde: Päällekkäiset tiketit poistettiin, mikä vähensi hallinnollista työtä ja mahdollisti tarkan, yhdenmukaisen raportoinnin.
Parempi strateginen näkyvyys: Stories- ja Tasks-kohteiden selkeä linkitys Epicien kautta ylimmän tason aloitteisiin lisäsi läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta.
Parempi toimitusten ennustettavuus: Ohjelmatason Kanban ja Epicien läpimenoa mittaavat tunnusluvut lisäsivät aikataulujen ja kapasiteettisuunnittelun ennustettavuutta.
Tiimien parempi keskittyminen: Lean-periaatteet ja WIP-rajat vähensivät tehtävästä toiseen siirtymistä ja nopeuttivat toimituksia.
Kokonaiskokemuksemme oli erinomainen. Yhteistyö Eficoden kanssa tarjosi meille enemmän kuin pelkän konfiguraatiomuutoksen – se oli aito kumppanuus. Nigel toi mukanaan syvällistä teknistä osaamista, ja loimme nopeasti luottamuksen perustan, jonka ansiosta tiimimme pystyi ottamaan nämä monimutkaiset muutokset käyttöön ja ylläpitämään niitä onnistuneesti.
Kumppanuus Eficoden kanssa on ollut ratkaiseva tekijä Boldynin siirtymisessä toimitusten todelliseen yhteen totuuden lähteeseen. Se on lisännyt merkittävästi luottamustamme suunnitteluun, priorisointiin ja toteutukseen sekä tuonut läpinäkyvyyttä tiimien ja johdon välille. Erityisesti Eficoden panostus henkilöstömme osaamisen kehittämiseen erottui edukseen – kyse ei ollut vain työkalujen käyttöönotosta, vaan siitä, että meille jäi kyvykkyys ja varmuus kehittää toimintaamme jatkuvasti vielä yhteistyön päätyttyäkin.
Katse eteenpäin / seuraavat askeleet
Uuden toimintamallin vakiinnuttua Boldyn syventää Confluencen käyttöä jäsennellyssä dokumentoinnissa ja vaatimustenhallinnassa. Lisäksi se laajentaa integraatioita ServiceNow’n kaltaisiin alustoihin, jotta muutoksen- ja toimitustenhallinta voidaan yhdenmukaistaa koko digitaalisessa ympäristössä.
- Atlassian
- Jira
- Agile
- ITSM
Talk to our experts to start your own transformation
Related client stories
