Eficoden tietosuojakäytäntö

1. Johdanto

Eficode-konserniin kuuluvat yhtiöt (”Eficode”, ”me”, ”meitä” tai ”meidän”) kunnioittavat ylimmän johdon ohjauksessa yksityisyyttäsi ja ovat sitoutuneet suojaamaan henkilötietojasi. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten keräämme, käytämme, säilytämme, jaamme ja suojaamme henkilötietoja konsernissamme. Siinä kuvataan myös tietosuojaoikeutesi ja se, miten voit käyttää niitä sovellettavan tietosuojalainsäädännön, mukaan lukien seuraavien, mukaisesti:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

• Yhdistyneen kuningaskunnan yleinen tietosuoja-asetus (UK GDPR) ja Data Protection Act 2018

Tätä selostetta sovelletaan kaikkiin Eficoden ja sen tytäryhtiöiden verkkosivustoihin, palveluihin ja toimintoihin.

Jos sinä ja Eficode solmitte kirjallisen sopimuksen palveluiden tarjoamisesta ja sopimukseen sisältyy erityisehtoja tai henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus (DPA), henkilötietojen käsittelystä sovitaan tarkemmin kyseisessä asiakirjassa, joka on ensisijainen tähän selosteeseen nähden.

2. Rekisterinpitäjät ja edustajat

Henkilötiedoistasi vastaava rekisterinpitäjä on se Eficode-konsernin yhtiö, jonka kanssa sinulla on suora asiakassuhde. Eficode-konserniin kuuluvat seuraavat yhtiöt:

Eficode-konsernilla on oma tietosuojavastaava (DPO), joka vastaa tietojenkäsittely- ja tietosuojatoiminnan valvonnasta koko konsernissa. Eficoden tietosuojavastaavaan voi ottaa yhteyttä osoitteessa: dataprotection@eficode.com.

3. Soveltamisala

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan seuraaviin:

• Verkkosivustojemme ja digitaalisten alustojemme kävijät

• Asiakkaat, liikekumppanit ja toimittajat

• Työnhakijat ja työntekijät (työnhakijoita koskevat tiedot ovat kohdassa 9)

• Tapahtumiin osallistujat, markkinointikontaktit ja tutkimuksiin osallistujat

• Eficoden asiakasjärjestelmien käyttäjät (esim. Eficode ROOT, Service Desks)
  
  

4. Keräämämme henkilötiedot

Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta, automaattisesti digitaalisten järjestelmiemme kautta tai toisinaan luotettavilta kumppaneilta.

4.1 Tietoryhmät

Suhteestasi meihin riippuen saatamme kerätä seuraavia tietoja:

Emme tietoisesti kerää tietoja alle 18-vuotiaista lapsista.

5. Henkilötietojen käyttö

Käytämme tietojasi vain oikeutettuihin liiketoimintatarkoituksiin. Näitä ovat muun muassa:

• Tuotteidemme ja palveluidemme tarjoaminen, ylläpito ja kehittäminen

• Sopimusten hallinta ja tilausten täyttäminen

• Viestintä kanssasi palveluistamme, tapahtumistamme tai tuestamme

• Rekrytoinnin ja henkilöstöhallinnon toteuttaminen

• Lakisääteisten ja verotuksellisten velvoitteiden noudattaminen

• Analytiikan toteuttaminen ja järjestelmiemme tietoturvan ylläpitäminen

• Markkinointi ja liiketoiminnan kehittäminen (vain suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella)

Emme käytä henkilötietoja automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, jolla on oikeudellisia tai vastaavanlaisia merkittäviä vaikutuksia.

6. Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla:

• Sopimus: kun käsittely on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

• Oikeutettu etu: liiketoiminnan tarpeisiin, kuten asiakkuuksien hallintaan, markkinointiin ja verkkoturvallisuuteen.

• Suostumus: kun sitä edellytetään, esimerkiksi markkinointiviestien tilaamiseen, tutkimukseen osallistumiseen tai tietojen jakamiseen kumppaneiden kanssa.

• Lakisääteinen velvoite: verotus-, kirjanpito- tai työlainsäädännön noudattamiseksi.

7. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen keräämisen tarkoituksen toteuttamiseksi tai sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Vaatimustenmukaisuuden vuoksi säilytettäviä tietoja (esimerkiksi kirjanpitoon ja verotukseen liittyviä tietoja) ei voida poistaa ennen kuin lakisääteiset velvoitteet päättyvät. Eficode toimii useissa maissa, joten jotkin säilytysajat voivat vaihdella rekisterinpitäjän ja lakisääteisten velvoitteiden mukaan.

8. Tietosuoja ja tietoturva

Eficode toteuttaa asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, katoamiselta tai muuttamiselta. Näihin kuuluvat salaus, käyttöoikeuksien hallinta ja turvallinen tallennus.

Eficodella on ISO27001- ja ISO27701-tietoturvastandardien sertifikaatit, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöinä toimivia palveluntarjoajia sitovat kirjalliset tietosuojasopimukset.

Lisätietoja tietoturvakäytännöistämme, asiakirjoistamme ja toimintaperiaatteistamme on saatavilla Trust Centressämme.

9. Rekrytointi ja työnhakijat

Eficode-konserniin kuuluvat yritykset käsittelevät työnhakijoiden tietoja rekrytointia ja työhönottoa varten.

Keräämme:

• Tunniste- ja yhteystiedot

• Työ- ja koulutushistoria

• Ansioluettelot, hakemuskirjeet, suosittelut ja haastattelumuistiinpanot

• (Tarvittaessa) työnteko-oikeutta koskevat asiakirjat, luotto- tai rikosrekisteritarkastukset sekä terveydentilaa tai monimuotoisuutta koskevat tiedot

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään vain, kun laki sitä edellyttää tai kun olet antanut siihen nimenomaisen suostumuksesi (esim. yhdenvertaisuuden seurannan tai työpaikalla tehtävien mukautusten vuoksi).

Säilytysaika hylättyjen hakijoiden osalta: 6 kuukaudesta 2 vuoteen Eficode-yhtiöstä ja sovellettavasta paikallisesta lainsäädännöstä riippuen. Säilytysaikaa voidaan pidentää rekisteröidyn suostumuksella.

10. Markkinointi ja viestintä

Voimme lähettää sinulle Eficoden tuotteita tai palveluita koskevaa markkinointiviestintää, jos:

• Olet antanut suostumuksesi; tai

• Olet nykyinen asiakkaamme ja käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Voit kieltäytyä markkinointiviestinnästä milloin tahansa alla olevalla lomakkeella.

11. Tietojen jakaminen ja kansainväliset siirrot

Jaamme henkilötietoja vain tarvittaessa ja asianmukaisin suojatoimin.

Voimme jakaa tietojasi seuraaville tahoille:

• Eficode-konsernin yhtiöille sisäisiä toimintoja, yhteisiä IT-järjestelmiä, infrastruktuuria ja liiketoimintasovelluksia varten

• Sopimuksellisiin suojatoimiin sitoutuneille alihankkijoille, palveluntarjoajille ja pilvipalveluntarjoajille

• Kumppaneille tai tapahtumien sponsoreille (vain rekisteröidyn suostumuksella)

• Sääntelyviranomaisille, viranomaisille tai tuomioistuimille, kun laki sitä edellyttää

Eficode ei myy henkilötietoja.

Kansainväliset siirrot

Joissakin tapauksissa, esimerkiksi tiettyjen työkalujen tai sovellusten käytön ollessa tarpeen, henkilötietoja voidaan siirtää EU-/ETA-alueen tai Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle. Tällöin varmistamme, että käytössä on jokin seuraavista mekanismeista:

• Euroopan komission tai Yhdistyneen kuningaskunnan valtiosihteerin tietosuojan tason riittävyyttä koskeva päätös

• Vakiosopimuslausekkeet (EU SCC:t) tai Yhdistyneen kuningaskunnan kansainvälistä tiedonsiirtoa koskeva sopimus (IDTA)

• Sitovat yrityssäännöt tai muu tunnustettu suojatoimi

Eficode ei perusta vaatimustenmukaisuutta pelkästään EU–US Data Privacy Frameworkiin.

Alikäsittelijät

Eficode käyttää tiettyjä luotettavia kolmannen osapuolen palveluntarjoajia (”alikäsittelijöitä”) palveluidemme ylläpidon tukena. Nämä kumppanit käsittelevät henkilötietoja vain siinä määrin kuin niiden erityisten tehtävien toteuttaminen edellyttää, ja niillä on sopimusvelvoite suojata tietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Ajantasainen luettelo alikäsittelijöistä ja niiden käyttötarkoituksista on saatavilla Trust Centerissämme, jota päivitämme tarpeen mukaan. 

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sinulla on seuraavat oikeudet:

1. Tarkastusoikeus – Saat vahvistuksen ja kopion tiedoistasi.

2. Oikaiseminen – Voit korjata virheelliset tai puutteelliset tiedot.

3. Poistaminen (”oikeus tulla unohdetuksi”) – Voit pyytää tietojen poistamista, jos se on lain mukaan mahdollista.

4. Käsittelyn rajoittaminen – Voit rajoittaa tietojesi käyttöä.

5. Siirrettävyys – Saat tietosi siirrettävässä muodossa.

6. Vastustamisoikeus – Voit vastustaa oikeutettuun etuun tai suoramarkkinointiin perustuvaa käsittelyä.

7. Suostumuksen peruuttaminen – Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa suostumukseen perustuvan käsittelyn osalta.

Voit tehdä pyynnön lähettämällä sähköpostia osoitteeseen dataprotection@eficode.com.
Vastaamme lakisääteisesti yhden kuukauden kuluessa.

13. Evästeet ja seuranta

Eficode käyttää verkkosivustoillaan evästeitä ja muita vastaavia teknologioita parantaakseen käyttäjäkokemusta ja kohdentaakseen sisältöä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän laitteelle, kun hän vierailee Eficoden verkkosivustolla. Yhdistämällä evästeisiin perustuvia tietoja käyttäjän mahdollisesti lähettämiin lomakkeisiin Eficode luo käyttäjästä henkilökohtaisen profiilin. Tämä auttaa Eficodea tarjoamaan personoituja tietoja ja sisältöä eri kanavissa. Evästeiden avulla Eficode voi myös muistaa käyttäjän asetukset ja toiminnot sekä seurata ja analysoida verkkosivuston käytettävyyttä.

Evästetyypit:

• Välttämättömät evästeet – Tarvitaan verkkosivuston toiminnallisuuksiin

• Analytiikkaevästeet – Mittaavat verkkosivuston käyttöä ja suorituskykyä

• Mainosevästeet – Kohdentavat mainoksia ja estävät niiden toistumista

Eficode pyytää aina käyttäjän luvan evästetietojen keräämiseen, kun tämä siirtyy Eficoden verkkosivustolle ensimmäistä kertaa tietyllä laitteella. Useimmat selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta käyttäjä voi aina muokata selaimensa asetuksia ja poistaa evästeet. Evästeet voi estää muuttamalla selaimen asetuksia.

14. Tietosuojaviranomaiset

Eficode toimii useilla lainkäyttöalueilla. Voit ottaa yhteyttä paikalliseen tietosuojaviranomaiseen, jos sinulla on Eficoden tietojenkäsittelytoimintaan liittyviä tietosuojaongelmia. Tietosuojaviranomaisten yhteystiedot löytyvät alla olevasta taulukosta.

15. Tämän tietosuojaselosteen päivitykset

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta säännöllisesti lainsäädännöllisten tai toiminnallisten muutosten vuoksi.
Uusin versio on aina saatavilla verkkosivustollamme.

Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan sähköpostitse tai verkkosivustoilmoituksella.