Automatisoi riskienhallinta ohjelmistoilla, joihin tiimisi jo luottavat

Riskienhallinnan paradoksi: Miksi uudet työkalut eivät aina tarkoita parempia tuloksia

Lisäksi manuaaliseen riskienhallintaan liittyy yleensä muita haasteita, kuten:

• Rajallinen näkyvyys ja läpinäkyvyys, mikä johtaa johdolle esitettäviin vanhentuneisiin tilannekuviin sekä vaikeuksiin tunnistaa uusia riskejä ja vertailla riskejä osastojen ja liiketoimintayksiköiden välillä

• Puutteellinen vastuunjako ja jäljitettävyys, mikä johtaa epäselvään riskien omistajuuteen ja sitä seuraaviin riskienhallintasuunnitelmiin

• Reaktiivinen riskienhallinta: Manuaaliset riskiprosessit perustuvat usein säännöllisiin riskiarviointeihin, vaikka riskejä syntyy luonnollisesti jatkuvasti tyypillisen liiketoimintaympäristön nopean muutostahdin seurauksena.

Näihin haasteisiin vastatakseen monet organisaatiot investoivat uuteen riskienhallintateknologiaan siinä toivossa, että uusi alusta ratkaisee ongelman.

Uusien järjestelmien käyttöönotto johtaa kuitenkin usein suurempaan monimutkaisuuteen, korkeampiin kustannuksiin ja laajaan henkilöstökoulutuksen tarpeeseen. Kiireisten tiimien saaminen omaksumaan uutta on tunnetusti haastavaa. Käyttöönotto voi edetä hitaasti, etenkin jos uusi järjestelmä tuntuu vieraalta tai irralliselta päivittäisistä työnkuluista.

Lisäksi uusi riskienhallintajärjestelmä edellyttää yleensä erillistä käyttöoikeuksien hallintaa, mikä lisää hallinnollista työtä ja tuo mukanaan uusia tietoturvariskien kerroksia.

Sujuvoita riskienhallintaa jo käyttämilläsi työkaluilla, kuten Jiralla ja Microsoft Power Platformilla

Nykyisten työkalujen korvaamisen sijaan harkitse niiden kehittämistä. Monilla organisaatioilla on jo käytössä Microsoft Power Platformin kaltaisia alustoja (esim. Power BI, Power Apps ja Power Automate) sekä Jira, mutta niitä hyödynnetään usein liian vähän riskienhallinnassa.

Näiden työkalujen integraatio-ominaisuuksilla voit sujuvoittaa työnkulkuja, automatisoida datavirtoja ja saada ajantasaisia näkemyksiä ilman uuden järjestelmän käyttöönoton aiheuttamaa häiriötä. Myös käyttöönotto on nopeaa ja kustannustehokasta. Koko järjestelmää ei tarvitse uudistaa – tarvitset vain älykkäämpää integraatiota ja automaatiota.

Tässä vinkkejä siihen, miten Microsoft Power Platform ja Jira voivat auttaa sinua modernisoimaan riskienhallintaa hyödyntämällä jo käytössäsi olevia työkaluja:

• Riskien kirjaaminen Riski voidaan kirjata suoraan Power Appsissa organisaatiosi riskiluokkien, työnkulkujen ja hyväksymisprosessien mukaan räätälöidyillä lomakkeilla. Sovellukset voidaan upottaa Microsoft Teamsiin tai SharePointiin, joten työntekijöiden on helppo ilmoittaa riskeistä päivittäisten työkalujensa kautta. Vaihtoehtoisesti riskit voidaan kirjata Jiraan käyttämällä riskimerkinnöille räätälöityjä tikettityyppejä. Näin tiimit voivat tallentaa riskin tiedot, määrittää omistajan ja yhdistää riskin hallintatoimenpiteisiin tutussa käyttöliittymässä.

• Työnkulkujen automatisointi Power Automaten kaltaiset automaatiotyökalut mahdollistavat automaattisten työnkulkujen luomisen riskidataan perustuvien toimenpiteiden käynnistämiseksi. Kun esimerkiksi uusi riski kirjataan, voidaan lähettää ilmoituksia, luoda Jira-tikettejä tai käynnistää hyväksymisprosesseja. Tämä vähentää manuaalista seurantatyötä ja parantaa reagointikykyä.

Riski voidaan kirjata suoraan Power Appsissa organisaatiosi riskiluokkien, työnkulkujen ja hyväksymisprosessien mukaan räätälöidyillä lomakkeilla. Sovellukset voidaan upottaa Microsoft Teamsiin tai SharePointiin, joten työntekijöiden on helppo ilmoittaa riskeistä päivittäisten työkalujensa kautta.

Vaihtoehtoisesti riskit voidaan kirjata Jiraan käyttämällä riskimerkinnöille räätälöityjä tikettityyppejä. Näin tiimit voivat tallentaa riskin tiedot, määrittää omistajan ja yhdistää riskin hallintatoimenpiteisiin tutussa käyttöliittymässä.

• Riskien visualisointi Power BIn kaltaiset liiketoimintatiedon työkalut muuntavat raakadatan riskeistä käytännönläheisiksi näkemyksiksi. Interaktiivisilla koontinäytöillä johto ja tiimit voivat suodattaa ja tarkastella riskidataa esimerkiksi osaston, luokan, vakavuuden tai ajanjakson mukaan. Koontinäyttöjen lämpökartat ja trendikaaviot helpottavat korkean riskin alueiden tunnistamista ja muutosten seurantaa ajan mittaan. Tämä parantaa merkittävästi riskien näkyvyyttä ja läpinäkyvyyttä sekä vastuunjakoa ja jäljitettävyyttä.

• Riskianalyysi ja raportointi Hallituksen ja ylimmän johdon raportointia varten Power BI voi koota riskidatan ylätason yhteenvedoiksi ja trendianalyyseiksi, jotka tarjoavat arvokkaita näkemyksiä ja tukevat strategista päätöksentekoa. Yksi suurimmista eduista on, että Excelissä tehtävä toistuva ja aikaa vievä datan kokoaminen sekä kaavioiden manuaalinen luominen jokaista raportointikierrosta varten jää pois. Sen sijaan, että kaavioita kopioitaisiin ja liitettäisiin PowerPointiin, Power BI -visualisoinnit voidaan upottaa suoraan esityksiin. Näin raportit pysyvät dynaamisina ja aina ajan tasalla. Tämä säästää manuaaliseen työhön käytettyjä tunteja, vähentää inhimillisten virheiden riskiä ja varmistaa raportointimuotojen yhdenmukaisuuden.

• Hallintatoimenpiteiden seuranta Monet organisaatiot käyttävät jo Jiraa tehtävien ja häiriöiden hallintaan. Yhdistämällä riskikohteet Jira-tiketteihin tiimit voivat seurata hallintatoimenpiteitä, määrittää omistajuuden ja valvoa edistymistä tutussa työnkulussa. Tämä tekee riskienhallintaprosessista ennakoivamman ja arvokkaamman liiketoimintayksiköissä, kun huomio kohdistuu jatkuvammin riskeihin ja hallintatoimenpiteisiin.

Siirtymä manuaalisesta automatisoituun riskienhallintaan

Yhdistämällä nykyisiä työkaluja ja automatisoimalla datavirtoja organisaatiot voivat siirtyä ennakoivampaan toimintatapaan. Datan manuaalisen kokoamisen sijaan tiimit voivat keskittyä riskien tunnistamiseen, ymmärtämiseen ja hallintaan ennen kuin ne kärjistyvät.

Yhteenveto

Riskienhallinnan modernisointi ei edellytä investointia uuteen riskienhallintaratkaisuun. Hyödyntämällä Microsoft Power Platformin ja Jiran kaltaisia olemassa olevia työkaluja organisaatiot voivat parantaa näkyvyyttä, vähentää manuaalista työtä ja tehostaa päätöksentekoa jo tuntemillaan ja luottamillaan alustoilla.

Halusitpa parantaa riskienhallintaa, sujuvoittaa raportointia tai yksinkertaisesti hyödyntää nykyistä teknologiapinoasi paremmin, näiden työkalujen integrointi auttaa rakentamaan organisaatioosi kestävämpää ja dataohjattua riskikulttuuria.