Breeze – automatisoitu sisällönhallinta Confluenceen

• Vierailet sivulla ja mietit: Onko se ajan tasalla?

• Löydät vanhentuneen sivun, mutta et tiedä, kuka siitä vastaa eli kuka on sivun omistaja.

• Et löydä etsimääsi, koska se on kadonnut sivutulvaan.

Olitpa osa pientä tai suurta yritystä, Confluencessa käy niin, että kun alat luoda valtavia määriä sisältöä, tarvitset väistämättä jonkun hallinnoimaan sen elinkaarta. Tässä B1NARYn Breeze tulee avuksi.

Breeze on Confluenceen tarkoitettu sisällönhallintasovellus, joka auttaa kaikissa edellä mainituissa haasteissa. Se automatisoi vanhentuneen sisällön tunnistamisen ja pitää Confluencen vapaana turhasta sisällöstä.

Mitä sisällön elinkaaren hallinta tarkoittaa?

Sisällönhallinta on prosessi, jossa tietoa kerätään, toimitetaan, haetaan, ohjataan ja hallitaan sen muodosta riippumatta. Termillä viitataan yleensä digitaalisen sisällön elinkaaren hallintaan sisällön luomisesta pysyvään tallennukseen tai poistamiseen asti.

Ennen kuin aloitamme, katsotaan nopeasti sisällönhallinnan elinkaarta, jotta ymmärrämme täysin, missä Breeze tulee mukaan.

Breezen rooli sisällönhallinnan elinkaaressa

Teoriassa sivu tai dokumentti käy läpi enintään seitsemän vaihetta vaatimuksista riippuen:

1. Suunnittelu

2. Luominen

3. Tallennus ja organisointi

4. Muokkaus ja hyväksyntä

5. Julkaiseminen ja jakelu

6. Raportointi

7. Säilyttäminen (poistaminen, arkistointi, päivittäminen)

Breeze keskittyy raportointiin ja säilyttämiseen ja tarjoaa kolme keskeistä toimintoa:

Vanhentuneen sisällön automaattinen tunnistaminen: Breeze analysoi Confluence-instanssia säännöllisesti ja tunnistaa vanhentuneen sisällön automaattisesti.

Räätälöidyt työnkulut ja säännöt: Breezellä voidaan määrittää räätälöityjä työnkulkuja ja sääntöjä, joiden avulla sisällön elinkaari mukautuu tarkasti yrityksesi tarpeisiin. Raportoinnista arkistointiin kaikki pysyy hallinnassa.

Ilmoitukset ja raportointi: Sovellus luo raportit automaattisesti ja ilmoittaa vastuuhenkilöille sivujen tilasta. Näin päättäjillä on aina kokonaiskuva, ja he voivat toimia tarvittaessa.

Raportti antaa sisällön omistajille, sivujen luojille ja yhteistyökumppaneille yleiskuvan Confluencen eri sivuista. Automaatio merkitsee sivut tunnisteilla ”ajan tasalla”, ”vaatii tarkistusta” tai ”voidaan mahdollisesti arkistoida”. Koska jokaisella space-alueella on omat tarpeensa, toiminnon asetukset voidaan määrittää yksilöllisesti.

Miten Breeze toimii?

Havainnollistaaksemme Breezen toimintaa loimme demotyönkulun. Määritimme ehdoksi, että sivu merkitään ”vaatii tarkistusta” -tilaan, jos sitä ei ole päivitetty 90 päivään. Lisäksi määritimme, että tunnistettujen sivujen omistajalle ja viimeiselle muokkaajalle ilmoitetaan odottavasta tarkistuksesta.

Sivut, joita ei ollut päivitetty vuoteen, merkittiin ”arkistoitaviksi”. Breeze ilmoittaa kaikista näistä sivuista niiden omistajalle sekä käyttäjälle ”Martin”, joka esimerkissämme voisi olla ainoa käyttäjä, jolla on arkistointioikeudet ja jonka tulisi siksi saada tieto jokaisesta arkistoitavasta sivusta.

Tämän jälkeen liitimme työnkulun tilaan, ja työnkulun suorittamisen jälkeen tila näytti tältä:

Tämän tilan sivukohtaisen yleiskatsauksen lisäksi Breeze loi analyysiraportin jokaisen työnkulun suorittamisen jälkeen. Raportti sisältää erilaisia mittareita, kuten sivujen jakauman niiden tilan mukaan sekä tilan laatupisteet. Alla on lueteltu tarkistettavat sivut ja niistä vastaavat henkilöt.

Breeze hyödyntää Confluencen mainintatoimintoa, jossa käyttäjänimen eteen lisätään @-merkki. Tämä ilmoittaa käyttäjälle sähköpostitse tai Slackissa käyttäjän asetuksista riippuen.

On tärkeää huomata, että Breeze ei lähetä käyttäjätietoja ulkoisiin palveluihin, vaan tarjoaa korkean tietosuojan tason hyödyntämällä Confluencen sisäänrakennettua ilmoitusjärjestelmää!

Raporttien lisäksi Breeze tarjoaa toimintoja, jotka auttavat vastuuhenkilöitä tarkistamaan sivuja säännöllisesti ja pitämään ne ajan tasalla. Jokaisen sivun yläreunassa näkyy esimerkiksi viimeisin tila, joka kertoo, onko sivu ajan tasalla vai tarvitseeko se päivitystä.

Kun sisältö on tarkistettu, sivun tilan voi kätevästi palauttaa suoraan tilaan ”ajan tasalla”. Jos tarkistuksessa puolestaan todetaan, ettei sivua enää tarvita, sen voi merkitä arkistoitavaksi.

Sivujen tarkistamisen helpottamiseksi Breeze tarjoaa tilakohtaiset yleiskatsaukset kaikista tarkistettavista tai arkistoitavista sivuista. Suodattimen avulla näytetään kaikki tietyn henkilön vastuulla olevat tarkistettavat sivut.

Arkistoitavien sivujen näkymässä näkyvät myös kommentit, joiden avulla sivujen arkistoinnista vastaavat henkilöt ymmärtävät paremmin, miksi sivuja ei enää tarvita. Muutamalla napsautuksella sivut voi arkistoida joukkona tai poistaa joukkona.

Mielenkiintoista on, että sivujen joukkoarkistointi on yleensä saatavilla vain Confluence Premiumissa. Breeze tarjoaa tämän toiminnon kuitenkin Confluence Standardiin.

Ylläpitotoimien vaikutusten seuraamiseksi ajan mittaan Breeze tarjoaa erillisen analytiikkakomponentin, joka esittää tilan laadun graafisesti.

Lisäksi käytettävissä on kaikkien tilojen yleiskatsaus, jossa kaikki keskeiset mittarit näkee yhdellä silmäyksellä. Näin hieman enemmän huomiota vaativat tilat voidaan tunnistaa nopeasti ja niihin voidaan ryhtyä tarvittaviin toimiin.