4 Wege, den Mehrwert eurer Atlassian-Plattform zu maximieren

Jira ist hochgradig konfigurierbar und lässt sich leicht an unterschiedlichste Geschäftsprozesse anpassen. Beim Aufbau dieser Konfiguration muss sie nachhaltig sein, also:

• Zur Arbeitsweise des Unternehmens passen

• Die Anforderungen der Endnutzer unterstützen

• Wartbar sein

• Sich kontinuierlich weiterentwickeln

In diesem Blogartikel erläutern wir, warum die Verwaltung der Plattform wichtig ist, und geben konkrete Tipps, wie ihr die Plattform optimiert, um mehr aus eurer Atlassian-Investition herauszuholen.

Warum Wartung wichtig ist

Eine gut etablierte Wartung stellt sicher, dass das Unternehmen den erwarteten Nutzen aus den Tools zieht. Doch was ist die Grundlage, um diesen Nutzen zu erzielen? Die Antwort ist einfach: die Nutzer.

Wenn die Tools für eine bestimmte Aufgabe nicht als nützlich wahrgenommen werden, wechseln Nutzer schnell zu einer Lösung, die sie für geeigneter halten. Der gewünschte Nutzen geht dabei verloren. Stattdessen entstehen Risiken wie Informationslücken, Datenlecks und eine stockende Zusammenarbeit, die zu Reibungen im Unternehmen führen können.

Schon ein geringer Aufwand kann viel bewirken. Mit einem langfristigen Plan und regelmäßigen Kontrollpunkten könnt ihr sicherstellen, dass ihr die Plattform wirklich voll ausschöpft. So könnt ihr:

• Die Skalierbarkeit der Plattform erhöhen

• Schneller auf Veränderungen in der Außenwelt reagieren

• Verbesserungen proaktiv identifizieren und umsetzen

• Kontinuierlich messen, ob der gewünschte Nutzen erzielt wird

• Risiken identifizieren und behandeln

• Nutzer zufrieden halten

4 Tipps für nachhaltige Wartung

#1 Die aktuelle Situation erfassen

Im ersten Schritt geht es darum, die aktuelle Situation zu verstehen:

• Identifiziert und befragt die Systemverantwortlichen und Sponsoren. Geschäftsanforderungen lassen sich in folgende Bereiche unterteilen: Technologie, Compliance und Betrieb. Listet die wichtigsten Anforderungen auf.

• Analysiert die Nutzung. Welche Geschäftsprozesse werden unterstützt? Wie umfassend ist diese Unterstützung? Wie geschäftskritisch ist der Prozess? Schätzt die Kompetenz der Nutzer im Umgang mit dem Tool ein. Was ist der erwartete Nutzen, und was ist der tatsächliche Nutzen?

• Befragt eine Auswahl von Endnutzern, um ihre Anforderungen zu ermitteln.

#2 Vision und Ziele formulieren

Denkt voraus und haltet große wie kleine Anforderungen in einer Roadmap fest. Welches Ambitionsniveau wollen wir verfolgen? Sind wir mit einer niedrigen Nutzungsrate zufrieden, oder wollen wir sie auf ein mittleres oder hohes Niveau steigern? Wo wollen wir in drei, sechs und neun Monaten stehen – und warum? Plant ein Budget ein, um die Roadmap umzusetzen.

Definiert Routinen, um Aktivitäten zu priorisieren und zu planen. Mögliche Aufgaben in dieser Roadmap sind:

• Untersucht, was die Migration der Plattform von On-Premises in die Cloud bedeutet.

• Erstellt einen Proof of Concept für eine Add-on-App, die Forecasting und Budgetierung unterstützt.

• Erhöht die Automatisierung in der CI/CD-Kette durch die Implementierung von Bitbucket Pipelines.

Möglicherweise müsst ihr in die Tiefe oder Breite skalieren. Dafür könnten Apps aus dem Atlassian Marketplace erforderlich sein.

In die Tiefe skalieren

• Findet und reduziert manuelle Schritte in einem bestehenden Prozess.

• Integration mit anderen Systemen – ERP, E-Mail, anderen Jira-Instanzen?

• Identifiziert Stakeholder, die für den Prozess entscheidend sind, aber nicht im Tool eingebunden sind.

In die Breite skalieren

• Identifiziert und unterstützt Prozesse, für die es heute keine Tool-Unterstützung gibt.

• Ersetzt eigenständige Tools durch Apps aus dem Atlassian Marketplace, damit Benutzer nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen.

#3 Wartung organisieren

Wenn wir wissen, was wir erreichen wollen und welches Budget dafür zur Verfügung steht, können wir uns organisieren. In diesem Schritt ist es wichtig, Verantwortlichkeiten und Rollen festzulegen. Wer kann welche Art von Änderung anfordern, und wer priorisiert die Aufgaben? Hier ist ein Beispiel für eine Wartungsstruktur für ein Unternehmen mit hoher Auslastung. Skaliert sie je nach Ambitionsniveau nach oben oder unten.

Beachtet, wie die Verantwortung für den Prozess verteilt ist. Versucht, Vertreter der Endbenutzer einzubinden und ihnen Verantwortung dafür zu übertragen, wie der Prozess in den Anwendungen konfiguriert ist. Sie können System- und Anwendungsverantwortliche unterstützen, Änderungen identifizieren, Änderungsanfragen filtern und prüfen sowie die Verantwortung für das Onboarding neuer Mitarbeiter übernehmen. Wenn ihr eine Atlassian Cloud-Site betreibt, ist die Rolle des Sys Admins überflüssig.

#4 Mit konkreten Aufgaben arbeiten

Basierend auf dem gewählten Ambitionsniveau können wir mit konkreten Aufgaben beginnen. Hier sind einige Beispiele dafür, wie das je nach eurem Ambitionsniveau aussehen könnte: