Seid ihr bereit für Jira Cloud oder Data Center?

Sicherheit in der Cloud

Das wichtigste Thema und die größte Sorge vieler Gesprächspartner betrifft die Sicherheit und Datenresidenz in der Cloud. Dass Daten extern gespeichert werden, ist und sollte für viele Unternehmen ein Sicherheitsaspekt sein – insbesondere, wenn Daten grenzüberschreitend gespeichert werden und die erwarteten Regeln und Vorschriften nicht mehr gelten.

DSGVO

In Europa gelten die Regeln der DSGVO, die festlegen, wie Daten von EU-Bürgern verarbeitet werden müssen. Wichtig ist, dass diese Regeln nicht auf die EU beschränkt sind, sondern auch für die Verarbeitung von Daten von EU-Bürgern in anderen Ländern gelten. Das ist relevant, weil Atlassian eure Daten weltweit hosten kann.

Die Bußgelder bei Verstößen gegen die DSGVO sind sehr hoch. Wenn ein Unternehmen ausreichend Umsatz erzielt, richten sie sich nach einem Prozentsatz des weltweiten Umsatzes. Das ist für viele Unternehmen ein starker Anreiz, die DSGVO bestmöglich einzuhalten. In dieser Hinsicht sitzt Atlassian im selben Boot.

Privacy Shield

Für die Übermittlung personenbezogener Daten zwischen der EU und den USA gab es früher einen weiteren Standard namens Privacy Shield. Der Europäische Gerichtshof erklärte ihn jedoch am 16. Juli 2020 für ungültig, da der Datenschutz nicht ausreichte, um die EU-Vorschriften zu erfüllen.

Das bedeutet: Atlassian hält sich zwar weiterhin an die Regeln und Verpflichtungen des Privacy Shield, doch das reicht nicht mehr aus, wenn ihr personenbezogene Daten aus der EU in die USA übermitteln möchtet.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Mit einer Enterprise-Lizenz habt ihr eingeschränkte Kontrolle: Ihr könnt wählen, ob eure Daten in Europa oder Nordamerika gespeichert werden. Beachtet, dass dies keine Daten umfasst, die von Plugins verarbeitet werden – darauf gehen wir später in diesem Blog ein.

Für manche reicht das möglicherweise aus. Für Regierungsorganisationen oder Unternehmen, die mit Finanzinformationen arbeiten, dürfte dies jedoch der entscheidende Faktor sein. In diesem Fall wärt ihr auf Data Center beschränkt.

Beachtet außerdem, dass euer Atlassian-Konto mit Atlassian und nicht mit eurer Instanz verknüpft ist. Die Kontrolle über die Datenresidenz bezieht sich daher nicht auf die Konten selbst, sondern nur auf die Daten, die ihr in der Instanz speichert.

Unternehmensgröße

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Größe eures Unternehmens. Sie bestimmt, welche Optionen ihr für die Datenresidenz habt, denn die für deren Kontrolle erforderliche Enterprise-Lizenz ist nur für Lizenzen mit mindestens 1.000 Nutzern verfügbar.

Für Jira Service Management benötigt ihr außerdem mindestens 300 Lizenzen. Ich gehe davon aus, dass sich das künftig ändern wird, denn für kleinere Unternehmen, die auf Kontrolle über die Datenresidenz angewiesen sind, ist dies ein großes Problem. Wenn ihr betroffen seid, stimmt bitte hier und hier für die entsprechenden Atlassian-Tickets ab.

Die maximale Nutzerzahl in der Cloud beträgt 10.000. Das reicht vermutlich für viele verschiedene Unternehmen aus, aber denkt daran: Derzeit ist dies eine feste Grenze, die ihr berücksichtigen solltet.

Meine Prognose ist, dass Atlassian darauf hinarbeiten wird, noch mehr Nutzer eine Instanz teilen zu lassen. Ich hoffe außerdem, dass die Lösung irgendwann unbegrenzt skalierbar wird. Wahrscheinlich wird bald ein Beta-Programm für Instanzen mit mehr als 10.000 Nutzern starten, so wie zuvor bei der vorherigen maximalen Stufe. Aber wir werden abwarten müssen.

Plugins

Wenn keiner der genannten Punkte ausschlaggebend war, solltet ihr als Nächstes eure Plugins sowie alle externen und internen Integrationen prüfen, die ihr oder euer Team erstellt habt.

Plugins aus dem Atlassian Marketplace sind durch Atlassians Initiative in letzter Zeit in der Cloud deutlich besser verfügbar. Dennoch gibt es einige Fälle, in denen Plugin-Anbieter nicht die Zeit, Motivation oder notwendigen Tools hatten, ihre Plugins für die Cloud neu zu entwickeln. Und selbst wenn sie es getan haben, gibt es keine Garantie, dass sie einen Migrationsprozess entwickelt haben, um eure Daten in die Cloud zu übertragen.

Die meisten Atlassian-Plugin-Anbieter, mit denen ich gesprochen habe, waren bei Migrationen sehr hilfsbereit. Außerdem habe ich festgestellt, dass inzwischen fast alle komplexen Funktionen des Plugins Scriptrunner auch in der Cloud verfügbar sind – auch wenn teilweise noch Anpassungen erforderlich sind.

Viele Anbieter arbeiten außerdem mit Atlassian zusammen, um ihre Plugins mit dem Cloud Migration Assistant kompatibel zu machen. Diese Funktion sollte etwa im 2. Quartal 2021 verfügbar sein.

Bei der Datenresidenz müsst ihr außerdem bedenken: Zwar gibt es von Atlassian spezifische Vorgaben, die alle Anbieter einhalten müssen, doch sie könnten eure Daten auf ihren eigenen Servern an einem Standort speichern, den ihr nicht vorgesehen hattet.

Ich empfehle, den Anbieter zu kontaktieren, wenn ihr Probleme vermutet. Er kann euch möglicherweise auch unterstützen, wenn ihr in bestimmten Bereichen höhere Sicherheitsanforderungen habt.

Benutzerverwaltung und LDAP/AD-Integration

Derzeit gibt es in der Cloud keine native LDAP/AD-Integration. Das bedeutet, dass ihr euren eigenen lokalen, angepassten Active-Directory-Server nicht einfach nutzen könnt, falls ihr einen habt. Stattdessen könnt ihr Atlassian Access verwenden, um Benutzer aus anderen Cloud-Identity-Providern bereitzustellen. Synchronisiert werden nur Benutzer, deren E-Mail-Adressen im Identity Provider vorhanden sind, also beispielsweise Unternehmens-E-Mail-Adressen.

Ihr könntet also beispielsweise Azure AD oder Google Cloud für die Benutzerverwaltung nutzen. Beachtet, dass Atlassian Access zusätzlich zu euren anderen Cloud-Abonnements gebucht werden muss und die Kosten auf der Gesamtzahl eurer Benutzer basieren.

Wichtig ist außerdem: Wenn ihr Atlassian Guard-Richtlinien wie MFA zusammen mit Atlassian Access nutzen möchtet, müsst ihr die Domains, für die diese Richtlinien gelten, selbst kontrollieren und besitzen. Externe Berater oder Kunden in eurem System könnten in diesem Fall nicht die E-Mail-Adresse ihrer eigenen Organisation verwenden, sondern bräuchten stattdessen eine neue E-Mail-Adresse und ein Konto aus eurer Domain.

Unterschiede bei Cloud UI/UX

Schließlich solltet ihr auch prüfen, ob die neue Vorgangsansicht während oder nach der Migration Probleme verursachen könnte.

Sie ähnelt in vielerlei Hinsicht dem, was ihr vielleicht von Server/Data Center kennt. Es gibt jedoch einige wichtige Änderungen, die ihr beachten solltet. Außerdem wird die neue Vorgangsansicht in der Cloud nach dem 31. März 2021 verpflichtend sein.

In den meisten Fällen wird dies nicht ausschlaggebend sein. Wenn ihr Informationen jedoch gewohnt seid, auf eine bestimmte Weise darzustellen, können neue Herausforderungen entstehen. Benutzerdefinierte Felder befinden sich jetzt ausgeblendet in der unteren rechten Ecke, und statt drei gibt es nur noch einen Screen, den ihr konfigurieren könnt.

Welchen Weg solltet ihr wählen?

Ich hoffe, dieser Blog hat einige der häufigen Probleme, Herausforderungen und Lösungen aufgezeigt, denen ihr künftig begegnen könnt, und hilft euch bei den nächsten Schritten.

Meiner persönlichen Meinung nach sollte die Cloud euer bevorzugtes Ziel sein. Nicht weil Atlassian das möchte, sondern weil Jira als Service in der Cloud viele Vorteile bietet.

Neben den offensichtlichen Vorteilen wie Serverwartung, automatischen Updates und Verfügbarkeit sorgt auch der Umstand, dass fast alle anderen Softwareunternehmen ihre Services in die Cloud verlagern, für eine einfache Integration und Kommunikation. Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass bei euch technische Schulden oder Legacy-Systeme entstehen.

Dennoch gibt es weiterhin offensichtliche Probleme, die in der Cloud noch nicht gelöst wurden. In diesen Fällen ist Data Center der richtige Weg. Da wir noch nicht genau wissen, welche Pläne Atlassian künftig für Data Center hat, solltet ihr auch die Data Center Roadmap genau im Blick behalten. Hoffentlich wird das nicht relevant, aber es wäre sinnvoll zu überlegen, was passieren würde, wenn Atlassian Data Center in ferner Zukunft ebenfalls einstellen sollte.

Wenn ihr mehr über den eigentlichen Migrationsprozess erfahren möchtet, empfehle ich euch den ausgezeichneten Blog zur Jira-Cloud-Migration.