Jira-Cloud-Migration: Das richtige Tool für die Aufgabe auswählen

Atlassian hat kürzlich angekündigt, seine Server-Produkte bis Februar 2024 einzustellen. Damit stehen viele Unternehmen vor der Wahl: Wechsel zu Data Center oder in die Cloud. Wenn ihr euch noch nicht für die beste Option entschieden habt, lest unseren Blog über die wichtigsten Unterschiede zwischen beiden: Seid ihr bereit für Jira Cloud oder Data Center?

Dieser Blog konzentriert sich auf die Migration von Jira Server in die Cloud und behandelt verschiedene Migrationsoptionen und -prozesse – basierend auf meinen eigenen Erfahrungen und Praxisbeispielen.

Wie bereits erwähnt, gibt es jedoch keineswegs einen Prozess, der für alle passt – zahlreiche Variablen können euren Weg in die Cloud beeinflussen. Daher könnt ihr auf eurer Migrationsreise auf andere Herausforderungen stoßen als die, die in diesem Blog behandelt werden.

Vor der Migration

Vor einer Migration gibt es viel zu tun.

Zunächst müsst ihr sicherstellen, dass eure Server-Instanz für die Migration bereit ist. Was genau dazu gehört, hängt von der gewählten Migrationsoption ab. Die verschiedenen Optionen haben unterschiedliche Einschränkungen, die ihr kennen solltet. Auf diese Optionen gehen wir später noch ein.

Unabhängig von eurer Wahl ist die Migration jedoch immer eine gute Gelegenheit, in Jira aufzuräumen. Das kann den Migrationsprozess erleichtern und macht auch den Admins auf der anderen Seite das Leben leichter.

Allgemeine Punkte, die ihr berücksichtigen solltet

Atlassian stellt auf seiner Website zahlreiche Informationen zur Migration in die Cloud bereit. Ein guter Ausgangspunkt ist die Checkliste vor der Migration.

Atlassian bietet drei verschiedene Migrationsoptionen:

• Der Jira Cloud Migration Assistant

• Site Import

• CSV-Import

E-Mail-Adressen und Benutzerverzeichnisse

Für welche Option ihr euch auch entscheidet: Ihr müsst sicherstellen, dass eure Benutzer eindeutige E-Mail-Adressen haben, da dies in der Cloud Voraussetzung ist. In Server können mehrere Benutzer dieselbe E-Mail-Adresse verwenden – was häufig für Testbenutzer geschieht –, in der Cloud ist das jedoch nicht möglich.

Wenn ihr ein externes Benutzerverzeichnis integrieren oder Single Sign-on (SSO) einrichten möchtet, benötigt ihr zusätzlich Atlassian Access. Dies sollte vor der Migration abgeschlossen sein, damit das Onboarding eurer Benutzer reibungsloser verläuft.

Benutzer frühzeitig einbinden

Berücksichtigt die Bedürfnisse eurer Benutzer von Anfang an in eurer Planung. Vor jeder Migration solltet ihr eure Benutzer über Folgendes informieren:

• Wann die Migration stattfindet.

• Wie sie sich bei der neuen Cloud-Instanz anmelden, da sich dies deutlich von dem unterscheiden kann, was sie gewohnt sind.

• Ob ihr Änderungen an euren aktuell installierten Apps vornehmt – etwa Apps hinzufügt, entfernt oder bei einigen Apps ein anderes Verhalten erwartet.

• Über mögliche Ausfallzeiten während der Migration.

• Wann sie auf die Nutzung der Cloud-Site umsteigen sollen.

Ihr solltet außerdem einen Plan B erstellen, falls die Migration fehlschlägt und ihr sie verschieben müsst.

Eine durchgängige Kommunikation ist entscheidend für ein reibungsloses Cloud-Onboarding und kann euch nach der Migration viele Fragen ersparen. Erstellt außerdem Anleitungen für häufige Anwendungsfälle und FAQs, um mehr Self-Service zu ermöglichen.

Apps

Unabhängig davon, welche Migrationsoption ihr wählt: Die Migration von Apps müsst ihr separat berücksichtigen – keine der Migrationsoptionen übernimmt die App-Daten für euch.

Tatsächlich gibt es einige Apps in der Cloud noch gar nicht. Wenn ihr eine solche App nutzt, müsst ihr entscheiden, was damit geschehen soll.

Vielleicht gibt es eine andere App, die ihr stattdessen nutzen könnt? Falls ja, wie migriert ihr bestehende Daten in die neue App? Oder vielleicht braucht ihr die App gar nicht mehr – dann ist die Migration ein guter Zeitpunkt, sie loszuwerden.

Für einige beliebte Apps, die sowohl für Server als auch für Cloud verfügbar sind, gibt es separate Tools, mit denen sich App-Daten in die Cloud migrieren lassen. Viele andere Apps bieten zumindest eine Dokumentation zum Vorgehen. Ein Beispiel ist EazyBI mit einem integrierten Datenbank-Migrationstool. Damit lassen sich alle BI-Reports zuverlässig zu EazyBI Cloud migrieren.

Ein gegenteiliges Beispiel ist Scriptrunner, bei dem die Migration aufwendiger sein kann. Scriptrunner hat in der Cloud keinen Zugriff auf die Java API, weshalb einige Funktionen für die Cloud neu geschrieben werden müssen. Andere Funktionen wie Behaviors gibt es in Cloud Scriptrunner nicht.

Fallstudie zur App-Migration

Um zu verdeutlichen, auf welche Probleme ihr bei der App-Migration stoßen könnt, möchte ich eine negative Erfahrung aus der Praxis teilen.

Die betreffende App konnte HTML-Formatierungen in Vorgängen darstellen. Die App wurde nicht mehr benötigt – was ein Glück war, da sie in der Cloud nicht verfügbar ist. Das Problem war jedoch, dass nach ihrer Entfernung sämtliche HTML-Formatierungen in jedem Vorgang sichtbar geworden wären, wodurch diese fast unlesbar geworden wären. Glücklicherweise hatte der App-Anbieter Skripte erstellt, um diese HTML-Formatierungen zu entfernen. Alle Skripte mussten jedoch vor der Migration auf der Jira-Datenbank ausgeführt werden, um die HTML-Formatierungen zu bereinigen und die Vorgänge beim Wechsel zur Cloud-Site lesbar zu machen.

Erstellt einen Plan für die Nutzer- und App-Migration

Unabhängig davon, welche Migrationsoption ihr wählt, empfehle ich dringend einen konkreten Plan für die Nutzer- und App-Migration.

Vor der Migration müsst ihr entscheiden, wie nach ihrem Abschluss alles funktionieren soll. Andernfalls wird es mühsam, dies herauszufinden, während ihr euren Nutzern bereits Zugang zur Cloud-Site gebt.

Entscheidungsbaum für Migrationsoptionen. Inspiriert von Atlassian: Vergleich der Migrationsmethoden

Jira Cloud Migration Assistant

Der Jira Cloud Migration Assistant ist der von Atlassian empfohlene Ansatz. Trefft aber keine vorschnellen Entscheidungen: Lest erst weiter, denn dem Migration Assistant fehlen noch Funktionen, die ihn für euch zu einer schlechten Wahl machen könnten.

Die Vorteile des Jira Cloud Migration Assistant

Das Gute am Migration Assistant ist seine einfache Bedienung. Ihr installiert die App wie jede andere auch und lasst euch durch die Migration führen. Mit dem Migration Assistant könnt ihr außerdem ein einzelnes Projekt als Testmigration migrieren, statt gleich eure gesamte Instanz zu übertragen – das spart viel Zeit. Diese Funktion ist auch praktisch, wenn ihr Projekte aus mehreren Instanzen oder nur eine Auswahl von Projekten aus einer Instanz in derselben Cloud-Instanz zusammenführen möchtet. Damit ist der Jira Cloud Migration Assistant ein hervorragendes Tool für die Migration einfacher Projekte.

Er unterstützt euch auch bei der Erstellung eines App-Migrationsplans, allerdings nur sehr grundlegend. Im Wesentlichen zeigt er euch lediglich, ob eure installierten Apps in der Cloud verfügbar sind. In einigen Fällen empfiehlt er, den Entwickler zu kontaktieren, um die Migrationsoptionen zu klären.

Ihr könnt außerdem Notizen hinzufügen und jede App als in der Cloud benötigt oder nicht benötigt markieren. Das kann einen guten Überblick über eure Apps geben. Ich persönlich finde es jedoch nicht besonders hilfreich, da ihr die Kompatibilität einfach selbst prüfen könnt und die Migrationsoptionen für jede App ohnehin separat untersuchen müsst.

Atlassian plant, den Migration Assistant um Unterstützung für einige Apps zu erweitern. Wenn das umgesetzt wird, dürfte das Tool deutlich hilfreicher werden.

Die Einschränkungen des Jira Cloud Migration Assistant

Leider hat der Migration Assistant auch einige Einschränkungen. Die erste, die ihr beachten müsst, ist die Versionsbeschränkung. Er erfordert mindestens Jira Version 7.6.0 – hoffentlich nutzt ihr diese oder eine neuere Version bereits, denn diese Version erreichte am 14. November 2019 das End of Life. Andernfalls müsst ihr euch vor der Migration zunächst mit einem Upgrade befassen.

Ich habe den Migration Assistant ab Jira-Versionen 8.X eingesetzt, wo er abgesehen von den Einschränkungen recht zuverlässig funktioniert hat.

Apropos Einschränkungen: Der Migration Assistant migriert derzeit viele Dinge nicht. Atlassian stellt hier eine Liste bereit, was migriert wird und was nicht. Wie ihr seht, ist die Liste recht lang. Daher möchte ich einige häufig genutzte Funktionen hervorheben, die nicht migriert werden:

• Viele Workflow-Funktionen

• Einige benutzerdefinierte Felder

• Mail-Handler

• Globale Berechtigungen

• Jira Service Desk-Projekte

• Dashboards

• Confluence-Links

Beachtet, dass Confluence-Links aus Jira-Vorgängen nicht migriert werden. Wenn ihr eure Confluence-Inhalte mit Jira-Vorgängen verknüpft – was ihr tun solltet –, ist diese Option daher wahrscheinlich nicht für euch geeignet.

Ich kann mir vorstellen, dass diese Probleme für viele Unternehmen ausschlaggebend sein könnten, wenn sie entscheiden, ob sie den Migration Assistant nutzen möchten oder nicht.

Was ihr beachten müsst

Der Migration Assistant ist noch keine vollständige Lösung. Die App befindet sich noch stark in der Entwicklung und erhält regelmäßig Updates. Um sie nutzen zu können, müsst ihr immer die neueste Version der App installiert haben.

Stellt euch also darauf ein, die App während des gesamten Migrationsprozesses regelmäßig zu aktualisieren. Hoffentlich geht dabei nichts kaputt – aber das ist schon vorgekommen!

Site Import

Eine weitere Option für eure Migration ist der Site Import. Ihr erstellt ein XML-Backup von eurem Server und ladet dieses zusammen mit euren gezippten Anhangsordnern auf eure Cloud-Site hoch. Der Prozess ist recht einfach und scheint ziemlich zuverlässig zu sein, allerdings hat auch diese Option einige Einschränkungen, die ihr berücksichtigen solltet.

Der Site Import übernimmt fast alles für euch, einschließlich aller Funktionen, die in der Migration Assistant-App nicht unterstützt werden. Allein deshalb könnte er für viele Unternehmen, die auf eine neue Cloud-Site migrieren, die erste Wahl sein.

Auch diese Option setzt eine unterstützte Mindestversion von Jira Server voraus, wobei die Anforderungen hier etwas weniger eindeutig sind. Der Site Import könnte zwischen v7.0 und v7.13 funktionieren, allerdings mit einigen bekannten Problemen. Empfohlen wird Version 7.13.1 oder neuer.

Ihr müsst außerdem beachten, dass es sich um eine Alles-oder-nichts-Lösung handelt. Alle vorhandenen Daten auf eurer Cloud-Site werden überschrieben, mit Ausnahme eurer Benutzer. Das bedeutet auch, dass ihr nicht auswählen könnt, welche Daten von eurem Server migriert werden sollen.

Der Prozess selbst ist zeitaufwendig, insbesondere wenn eure gezippten Anhänge mehr als 10 GB umfassen. In diesem Fall müsst ihr sie auf zwei oder mehr Anhangsordner aufteilen, um Timeouts beim Import in die Cloud zu vermeiden. Wenn euer XML-Backup mehr als 10 GB umfasst, müsst ihr außerdem den Atlassian Support kontaktieren, damit er euch beim Import unterstützt.

Wenn ihr eure Benutzerbasis im Voraus vorbereitet habt, ist der Site Import zumindest nicht sehr fehleranfällig.

CSV-Import

Die letzte Migrationsoption ist der CSV-Import. Mit dieser Option könnt ihr einzelne Vorgänge gezielt für die Migration auswählen, jedoch keine vollständigen Projekte oder andere Elemente migrieren. Das macht sie zu einer nützlichen Option, um Daten aus verschiedenen Projekten oder unterschiedlichen Jira-Instanzen zusammenzuführen.

Es handelt sich um eine eher grundlegende Lösung und möglicherweise nicht um die erste Wahl, wenn ihr auf eine neue Cloud-Site migriert. Da sie jedoch nicht dieselben Versionsanforderungen wie die anderen Optionen hat, kann sie für grundlegende Instanzen aus älteren Jira-Versionen eine praktikable Option sein.

Ihr könnt sie auch als ergänzende Option zu einer der anderen Migrationsmethoden betrachten.

Migration – unsere wichtigsten Empfehlungen

Ich empfehle, vor der Migration ein Atlassian Migration-Support-Ticket zu erstellen. Sobald ihr ein genaues Datum für die Produktionsmigration habt, informiert Atlassian, damit das Team euch bei Bedarf schnell unterstützen kann. In der Regel reagiert es schnell und hilft euch, Hindernisse zu überwinden.

Führt so viele Testmigrationen durch, wie ihr braucht, um euch mit dem Prozess und dem Endergebnis sicher zu fühlen. Wenn ihr den Jira Cloud Migration Assistant verwendet, ist das einfach, da ihr nicht jedes Mal alles migrieren müsst.

Denkt daran, die Datenmigrationen der Apps zu testen. Wenn Atlassian nach der Migration noch etwas in eurer Cloud-Instanz korrigieren muss, achtet darauf, dass dies auch für eure Testmigration erfolgt. So stellt ihr sicher, dass die Lösung das Problem zufriedenstellend behebt.

Rechnet auch mit Unerwartetem. Meiner Erfahrung nach treten bei Testmigrationen zwangsläufig Probleme auf. Mit einer frühzeitigen und guten Planung könnt ihr die meisten Schwierigkeiten hoffentlich vermeiden, aber auf einige Probleme werdet ihr dennoch unweigerlich stoßen. Genau deshalb führt ihr Testmigrationen durch.

Vielleicht probiert ihr den Migration Assistant aus und stellt fest, dass einige eurer Workflows Workflow-Funktionen verwenden, die nicht migriert werden. Möglicherweise verhält sich eine App in der Cloud anders als erwartet. Oder einige Nutzer haben Anmeldeprobleme, die durch eine neue Atlassian-Access-Konfiguration verursacht werden.

Die Probleme können unterschiedlich sein, doch eines ist sicher: Ihr solltet sie alle vor der finalen Migration beheben.

Denkt außerdem daran, die Schritte während der Testmigrationen genau zu dokumentieren – bei der Produktivmigration wollt ihr nur die richtigen Schritte durchführen. Je nach Komplexität eures Servers und eurer Organisation kann sich ein Migrationsprozess leicht über sechs Monate hinziehen. Dann werdet ihr euch nicht mehr an die kleinen Testschritte erinnern, die ihr Monate zuvor ausprobiert habt.

Nach der Migration – was euch erwartet

Rechnet mit Fragen und Anfragen eurer Nutzer, nachdem sie die Cloud-Instanz nutzen. Einige Fragen werden sich zwangsläufig um die unterschiedlichen Benutzeroberflächen drehen, an die sich eure Nutzer gewöhnen müssen, andere um veränderte Funktionen. Dokumentiert Antworten auf häufige Fragen, damit ihr nicht immer wieder dieselben Fragen beantworten müsst.

Hoffentlich beziehen sich nur wenige Anfragen auf Probleme, weil bei der Migration etwas nicht funktioniert hat oder fehlgeschlagen ist. Denkt daran, bei Bedarf den Support von Atlassian und den App-Anbietern zu nutzen.

Wenn alles abgeschlossen ist, bleibt nur noch eines zu sagen: Willkommen in der Cloud und herzlichen Glückwunsch zur erfolgreichen Migration!

Jetzt könnt ihr euch darüber freuen, keine Server mehr warten oder Updates planen zu müssen. Behaltet jedoch im Hinterkopf, dass ihr weiterhin auf ein hohes Maß an Jira-Hygiene achten solltet, um das Leben für Administratoren und eure Nutzer einfacher zu machen.

Atlassian arbeitet intensiv daran, den Migrationsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Neue Funktionen und Tools werden häufig veröffentlicht. Beachtet daher bitte, dass einige der in diesem Blog genannten Punkte beim Lesen möglicherweise bereits überholt sind.

Wenn ihr Fragen zu Migrationen von Atlassian Jira Cloud habt oder ich auf Themen aus diesem Blog näher eingehen soll, sprecht mich gerne an oder erfahrt mehr darüber, wie wir euch mit Atlassian Cloud unterstützen können.