Breeze – automatisiertes Content Management für Confluence

• Ihr besucht eine Seite und fragt euch: Ist sie noch aktuell?

• Ihr findet eine veraltete Seite, wisst aber nicht, wer dafür verantwortlich ist – also, wer der Seitenverantwortliche ist?

• Ihr findet nicht, wonach ihr sucht, weil es in der Flut von Seiten untergegangen ist.

Ob ihr Teil eines kleinen oder großen Unternehmens seid: Sobald ihr in Confluence große Mengen an Inhalten erstellt, braucht ihr unweigerlich Unterstützung beim Lebenszyklusmanagement. Hier kommt Breeze von B1NARY ins Spiel.

Breeze ist eine Content-Management-App für Confluence, die euch bei all diesen Herausforderungen unterstützt. Sie automatisiert die Identifizierung veralteter Inhalte und sorgt dafür, dass eure Confluence-Instanz übersichtlich bleibt.

Was ist Content Lifecycle Management?

Content Management ist der Prozess des Sammelns, Bereitstellens, Abrufens, Verwaltens und Steuerns von Informationen in jedem Format. Der Begriff wird in der Regel für die Verwaltung des Lebenszyklus digitaler Inhalte verwendet – von der Erstellung bis zur dauerhaften Speicherung oder Löschung.

Bevor wir beginnen, werfen wir einen kurzen Blick auf den Content-Management-Lebenszyklus, um genau zu verstehen, wo Breeze ins Spiel kommt.

Die Rolle von Breeze im Content-Management-Lebenszyklus

Theoretisch durchläuft eine Seite oder ein Dokument – je nach Anforderungen – bis zu sieben Phasen:

1. Planung

2. Erstellung

3. Speicherung und Organisation

4. Bearbeitung und Freigabe

5. Veröffentlichung und Verteilung

6. Reporting

7. Pflege (Entfernen, Archivieren, Aktualisieren)

Breeze konzentriert sich auf Reporting und Pflege und bietet drei zentrale Funktionen:

Automatisierte Identifizierung veralteter Inhalte: Breeze analysiert die Confluence-Instanz in regelmäßigen Abständen und identifiziert veraltete Inhalte automatisch.

Individuelle Workflows und Regeln: Mit Breeze lassen sich individuelle Workflows und Regeln definieren, um den Content-Lebenszyklus genau an die Anforderungen eures Unternehmens anzupassen. Vom Reporting bis zur Archivierung behaltet ihr die volle Kontrolle.

Benachrichtigungen und Reporting: Die App erstellt automatisch Berichte und benachrichtigt die Verantwortlichen über den Status von Seiten. So behalten Entscheidungsträger stets den Überblick und können bei Bedarf handeln.

Der Bericht bietet Inhaltsverantwortlichen, Seitenerstellern und Mitwirkenden einen Überblick über die verschiedenen Confluence-Seiten. Die Automatisierung kennzeichnet Seiten als „aktuell“, „Überprüfung erforderlich“ oder „könnte archiviert werden“. Da jeder Bereich eigene Anforderungen hat, lassen sich die Einstellungen für die Funktionen individuell festlegen.

Wie funktioniert Breeze?

Um Breeze in Aktion zu zeigen, haben wir einen Demo-Workflow erstellt. Wir haben 90 Tage ohne Aktualisierung als Bedingung dafür festgelegt, eine Seite als „Überprüfung erforderlich“ zu markieren. Außerdem haben wir definiert, dass der Seitenverantwortliche und der letzte Mitwirkende der identifizierten Seiten über die anstehende Überprüfung benachrichtigt werden.

Seiten, die ein Jahr lang nicht aktualisiert wurden, wurden als „archivierbar“ markiert. Für all diese Seiten benachrichtigt Breeze den jeweiligen Seitenverantwortlichen sowie den Nutzer „Martin“, der in unserem Beispiel der einzige Nutzer mit Archivierungsrechten sein könnte und daher über jede zu archivierende Seite informiert werden sollte.

Anschließend haben wir den Workflow einem Space zugewiesen. Nach der Ausführung des Workflows sah der Space wie folgt aus:

Zusätzlich zu dieser Seitenübersicht eines Space erstellte Breeze nach jeder Workflow-Ausführung einen Analysebericht. Dieser Bericht enthält verschiedene Kennzahlen, etwa die Verteilung der Seiten nach ihrem Status und den daraus resultierenden Qualitätswert des Space. Darunter werden die zu prüfenden Seiten zusammen mit den jeweils verantwortlichen Personen aufgelistet.

Breeze nutzt die Erwähnungsfunktion von Confluence: Einem Benutzernamen wird ein „@“ vorangestellt, sodass die betreffende Person je nach Einstellung per E-Mail oder Slack benachrichtigt wird.

Wichtig: Breeze sendet keine Benutzerdaten nach extern und gewährleistet durch die Nutzung des integrierten Benachrichtigungssystems von Confluence ein hohes Maß an Datenschutz!

Neben den Berichten bietet Breeze Funktionen, die Verantwortliche dabei unterstützen, Seiten regelmäßig zu prüfen und aktuell zu halten. Oben auf jeder Seite ist beispielsweise der aktuelle Status sichtbar, der anzeigt, ob sie auf dem neuesten Stand ist oder aktualisiert werden muss.

Nach der Prüfung des Inhalts kann die Seite praktischerweise direkt auf den Status „aktuell“ zurückgesetzt werden. Wenn die Prüfung ergibt, dass die Seite nicht mehr benötigt wird, kann sie alternativ als „archivierbar“ markiert werden.

Um die Prüfung von Seiten noch einfacher zu machen, bietet Breeze innerhalb eines Space Übersichten über alle zu prüfenden oder zu archivierenden Seiten. Mithilfe eines Filters werden alle zu prüfenden Seiten angezeigt, die in den Verantwortungsbereich einer bestimmten Person fallen.

In der Ansicht archivierungsfähiger Seiten werden auch Kommentare angezeigt. So können Verantwortliche für die Archivierung besser nachvollziehen, warum diese Seiten nicht mehr benötigt werden. Mit wenigen Klicks lassen sich diese Seiten gesammelt archivieren (Bulk-Archivierung) oder löschen (Bulk-Löschung).

Interessanterweise ist die Bulk-Archivierung von Seiten normalerweise nur in Confluence Premium verfügbar. Breeze bietet diese Funktion jedoch auch für Confluence Standard.

Um die Auswirkungen von Wartungsmaßnahmen im Zeitverlauf nachzuvollziehen, bietet Breeze eine eigene Analytics-Komponente, die die Qualität eines Space grafisch darstellt.

Zusätzlich gibt es eine globale Übersicht über alle Spaces, in der alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick erfasst werden können. So lassen sich Spaces, die etwas mehr Aufmerksamkeit benötigen, schnell identifizieren und bearbeiten.