Confluence mit einem umfassenden UX-Paket benutzerfreundlich gestalten

Ausgangssituation

Die Wissensdatenbank war weder organisiert noch strukturiert. Daher wurden verschiedene Seiten oft entdeckt, indem Nutzer eine Liste aller Seiten durchsuchten oder die Suchfunktion verwendeten, die ihrer Meinung nach nicht wirklich gut funktionierte. Außerdem wurde das visuelle Erscheinungsbild des Intranets als uninteressant und unattraktiv wahrgenommen.

Es wurde deutlich, dass das Intranet in Bezug auf visuelles Design, User Experience (UX) und Informationsarchitektur verbessert werden konnte. Sie baten uns, ihren Confluence-Seiten ein neues Erscheinungsbild zu geben.

Unser Angebot

Wir unterbreiteten ihnen ein Angebot für ein umfassendes UX-Servicepaket, einschließlich eines UX-Workshops, UX/UI-Designs und UX-Research. Der erste Teil, der UX-Workshop, sollte uns helfen, aktuelle Probleme, Bedürfnisse und die gewünschte Architektur der Nutzer für ihr Confluence-Intranet zu ermitteln.

Der zweite Teil bildet den Kern der Designarbeit: die Erstellung eines Figma-Prototyps, der zeigt, wie ihr Intranet aussehen und funktionieren könnte. Der dritte und letzte Teil ermöglicht es uns, unser Design zu validieren und dem Kunden zu zeigen, was seine Nutzer darüber denken. Der Kunde nahm unser Angebot an, und wir starteten das Projekt kurz darauf.

Durchführung des UX-Workshops

Für die erste Phase konzipierten und moderierten wir einen UX-Workshop. Im Fokus standen die Funktionen, Features, Nutzungsszenarien und die Informationsarchitektur, die Endnutzer und Stakeholder für Confluence wünschten.

Der Kunde schickte uns eine kleine Gruppe von Stakeholdern und Endnutzern zum Online-Workshop. Alle Teilnehmer bearbeiteten zunächst Übungen einzeln und arbeiteten anschließend in Teams zusammen, um zu besprechen, was ihr Intranet für sie bedeutet.

Nach dem Workshop fassten wir unsere Erkenntnisse zusammen und präsentierten sie dem Kunden, bevor wir zur nächsten Phase übergingen.

UX/UI-Design entwickeln

Auf Grundlage der Erkenntnisse aus dem Workshop begannen wir mit dem UX/UI-Design. Zunächst erstellten wir Wireframes in Figma, um Ideen zu konkretisieren und Feedback des Kunden zur bevorzugten Richtung einzuholen. Die Wireframes umfassten einige der am häufigsten genutzten Intranetseiten, darunter die Landingpage, das Mitarbeiterverzeichnis, das Profil, Unternehmensinformationen und eine beispielhafte Teamseite.

Nachdem der Kunde sein bevorzugtes Design ausgewählt hatte, verfeinerten wir diese Wireframes visuell und verknüpften die einzelnen Ansichten zu einem funktionsfähigen Confluence-Prototyp. Nach der Freigabe durch den Kunden gingen wir mit dem Prototypen in die UX-Research-Phase über.

Start der UX-Research

In der UX-Research-Phase luden wir einige Endnutzer aus den Teams des Kunden ein, den Prototypen zu testen, während sie ihre Gedanken laut aussprachen und ihre Meinung teilten. Um eine repräsentative Stichprobe sicherzustellen, kamen die Testnutzer aus verschiedenen Abteilungen und nutzten Confluence auf unterschiedliche Weise.

Die Bewertung des Prototyps fiel überwältigend positiv aus. Als positive Veränderungen gegenüber der vorherigen Confluence-Version nannten sie das frische Erscheinungsbild, das Dashboard und die verbesserte Navigation. Das Dashboard, das alle Testnutzer lobten, enthielt unter anderem eine Willkommensnachricht, Unternehmensnews, Schnelllinks zu wichtigen Seiten und aktuelle Aktivitäten. Außerdem brachten sie Ideen und Vorschläge ein, um die Nutzererfahrung künftig noch weiter zu verbessern.

Fazit

Nach Abschluss aller drei Phasen präsentierten wir dem Kunden und unserem Entwicklungsteam unsere Forschungsergebnisse und Empfehlungen. Anschließend implementierten unsere Entwickler das Design im Confluence des Kunden – mit Anpassungen, die im UX-Research-Bericht und von den Stakeholdern des Kunden vorgeschlagen wurden. Schließlich übergaben wir dem Kunden alles Nötige und schulten ihn darin, sein Confluence nach Wunsch anzupassen, falls er weitere Änderungen umsetzen möchte.

Zusammenfassend gingen wir die Anforderungen des Kunden an eine bessere Confluence-Erfahrung mit einem umfassenden UX-Paket aus Workshop, Design und Research an. Dieser Ansatz stellte sicher, dass wir die Bedürfnisse der Nutzer genau verstanden, einen überzeugenden Figma-Prototyp lieferten und unser Design durch UX-Research validierten. So konnten wir sicherstellen, dass die Endnutzer mit der gewählten Richtung zufrieden waren. Das daraus entstandene Confluence wirkte frischer, war einfacher zu nutzen und bot leistungsstärkere Funktionen, die auf die Erwartungen der Nutzer an ihre Confluence-Erfahrung eingingen.