„Ich nehme es ins Backlog auf“ – die größte Lüge des Product Owners

Aber als Product Owner könnt ihr kaum eine größere Lüge erzählen. Die größte Gefahr dieser Aussage besteht darin, dass sie nicht mehr das bedeutet, was ihr denkt, wenn ihr sie regelmäßig verwendet.

Etwas anzufordern ist einfacher, als es umzusetzen

Backlogs funktionieren am besten, wenn klar kontrolliert wird, was hineinkommt. Tatsache ist: Etwas anzufordern ist immer viel einfacher, als es umzusetzen. Eingehende Anfragen und Ideen für den Product Backlog müssen kritisch geprüft werden.

Die Aufgabe des Product Owners besteht darin, alle Anfragen oder Ideen zu untersuchen, abzuwägen und freizugeben oder abzulehnen, die das Team umsetzen könnte. Ziel ist es, die Zeit und Ressourcen des Teams langfristig so einzusetzen, dass der größtmögliche Mehrwert entsteht.

Vergesst nicht: Der Product Owner hat die Macht, abzulehnen!

Wenn ihr als Product Owner euch angewöhnt, „Ich nehme das in den Backlog auf“ zu sagen, besteht das Risiko, dass ihr vergesst, eure Macht zum Nein-Sagen zu nutzen. Und der Backlog wächst.

Die Probleme eines großen Backlogs

Wenn euer Backlog immer voller wird, treten neue Arten von Problemen auf:

• Das Team ist weniger motiviert, einen großen Backlog zu verfeinern und daran zu arbeiten

• Die Verwaltung des Backlogs kostet euch als Product Owner mehr Zeit

• Es ist schwieriger vorherzusagen, wann etwas fertig ist

• Wenn die Dinge immer mehr werden, wird es noch schwieriger, Nein zu sagen

Warum es so einfach ist zu sagen: „Ich nehme das in den Backlog auf“

Der wahre Grund, warum dieser Satz so oft verwendet wird, ist, den Anfragenden schnell abzuwimmeln. Der Product Owner möchte einfach mit dem weitermachen, woran sie vor der Unterbrechung gearbeitet hat. Die Aussage bedeutet für den Product Owner und die Person, die die Anfrage gestellt hat, nicht dasselbe.

Der Product Owner denkt: „Noch eine Anfrage erfasst. Ich schaue sie mir später an.“

Der Anfragende denkt: „Super! Sie hat positiv auf meine Anfrage reagiert! Wahrscheinlich wird meine Anfrage in den nächsten Wochen bearbeitet!“

Was ist in diesem Szenario schiefgelaufen?

• Über den Kundenbedarf oder den Mehrwert des Eintrags ist nur sehr wenig bekannt. Der Product Owner war zu beschäftigt, um sich auf die Anfrage zu konzentrieren, sie zu besprechen und den Anfragenden zu befragen.

• Der Eintrag wurde hastig erfasst, und der Product Owner hat ihn nicht gemeinsam mit dem Anfragenden geprüft. Es besteht das Risiko, dass der Eintrag falsch oder so formuliert wurde, dass er später schwer verständlich ist.

• Es gibt einen Unterschied im Verständnis. Der Anfragende dachte, ihr hättet die Anfrage ernst genommen und würdet wahrscheinlich bald damit beginnen. Der Product Owner hingegen sah darin keinerlei Verpflichtung. Dieser Unterschied verringert das Vertrauen.

• Der Backlog ist gerade ein wenig größer geworden. Wiederholt sich dieses Szenario hundertmal, habt ihr einen großen Backlog, der schwer zu verwalten ist. Der Product Owner wird immer beschäftigter und gerät immer tiefer in den Kaninchenbau.

So löst ihr das Problem mit „Ich nehme das in den Backlog auf“

Wie inzwischen deutlich geworden sein sollte, wäre es besser, die Antwort „Ich nehme das in den Backlog auf“ zu vermeiden. Die gute Nachricht ist: Ihr könnt viel dagegen tun. Hier ist eine Liste mit Schritten, um diese unübersichtliche Situation zu vermeiden:

• Gewöhnt euch an, bei jeder Anfrage zunächst innezuhalten und zuzuhören. Legt eure aktuelle Arbeit beiseite und konzentriert euch auf den Bedarf und den Mehrwert des Angefragten. Wenn ihr nicht unterbrochen werden möchtet, verwendet „Bitte nicht stören“-Signale. Konzentriert euch im Gespräch mit dem Anfragenden darauf, das Problem zu verstehen. Die meisten Menschen kommen mit einer Anfrage für eine Lösung zu euch. Akzeptiert das nicht. Macht es zur Regel: Wenn jemand möchte, dass ihr etwas tut, müsst ihr das Problem verstehen. Nutzt die Fünf-Warum-Methode, wenn sie euch dabei hilft.

• Ist die Anfrage an einen bestimmten Zeitrahmen gebunden? Wenn sie beispielsweise nicht innerhalb von sechs Monaten erfüllt werden kann, geht ihr Mehrwert verloren.

• Besprecht mit dem Anfragenden, wie realistisch es ist, eine Lösung bereitzustellen. Zeigt ihm den aktuellen Backlog. Versucht, über Zielkonflikte zu verhandeln: „Wenn wir das umsetzen, müssen all diese anderen Punkte verschoben werden.“

• Kläre mit dem Anfragenden, ob es aktuelle oder mögliche Workarounds gibt, um das Problem zu lösen. Wahrscheinlich gibt es bereits ein Vorgehen, das jemand nutzt, wenn dieses Problem auftritt. Dokumentiere dies in der Anfrage.

• Prüfe, ob die Lösung des Problems auch an anderer Stelle potenzielle Vorteile bringt.

• Halte die Annahmen und Unsicherheiten fest, die mit dem Problem verbunden sind.

• Schätze nach bestem Wissen die Komplexität und den Aufwand für die Lösung des Problems ein.

Zusätzlicher Tipp: Nutzt Wunschlisten

Zusammengefasst: Entschlossenes Handeln ist besser als ein unübersichtlicher Backlog

Die Aussage „Ich nehme es in den Backlog auf“ führt leicht zu einem unübersichtlichen Backlog, der die Refinement-Arbeit des Teams verlangsamt. Außerdem verringert sie das Vertrauen innerhalb der Organisation und kann zu Konflikten führen.

Geht nicht diesen „einfachen Weg“. Setzt bereits beim Eingang von Backlog-Anfragen auf einen strukturierteren Ansatz und entschlossenes Handeln.