In diesem Blogbeitrag erfahrt ihr die Grundlagen von Advanced Roadmaps und wie ihr damit startet.
Annica Andersson
Annica has extensive experience of business development and change management from various industries in IT. She can understand the customer’s needs and transform their needs into beneficial system solutions in balance with organisational processes. She is a happy, open and curious person, passionate about agile working methods and improving group dynamics and individual self empowerment.
Alle Unternehmen möchten aus operativen Gründen Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern. Dafür braucht ihr:
klare Prozesse
ein Team, das diese Prozesse umsetzen kann
(vor allem) ein gutes Support-System, das den Alltag der Nutzer erleichtert
Jira Software und Confluence von Atlassian bieten verschiedene Möglichkeiten, Informationen zwischen Teams und Abteilungen auszutauschen. Außerdem gibt es zahlreiche Methoden und Tools, mit denen Teams effizienter an großen und kleinen Projekten arbeiten und gleichzeitig einen klaren Überblick über die Arbeit behalten können. Ein besonders beliebtes und benutzerfreundliches Tool sind die Advanced Roadmaps von Jira.
In diesem Blogbeitrag erklären wir die Grundlagen von Advanced Roadmaps sowie die Funktionen und Vorteile des Tools.
Ein Tool für alle, die den Überblick behalten möchten
Advanced Roadmaps ist ein Planungstool, das Echtzeitinformationen aus Jira Software nutzt. Im Mittelpunkt stehen Transparenz und ein besseres Verständnis der aktuellen Situation und der künftigen Planung – sowohl für Verantwortliche als auch für Teammitglieder.
Projektmanager, Teammitglieder, Scrum Master und Personen in SAFe-Rollen – etwa Product Owner und Release Train Engineers – erhalten einen Überblick und ein Verständnis der aktuellen Situation sowie künftiger Aktivitäten und ihrer Status.
(Die Anwendung Advanced Roadmaps ist in DC-Lizenzen ab Version 8.15 sowie in Cloud-Plänen ab Premium enthalten.)
Agile Planung und Visualisierung
Die Zukunft lässt sich oft nur schwer vorhersagen. Hier unterstützt euch Advanced Roadmaps bei einem der Grundsätze des Agile Manifests: „Auf Veränderungen reagieren statt einem Plan zu folgen“. Mit Advanced Roadmaps könnt ihr für die Zukunft planen, indem ihr Projekte und Initiativen in kleinere Aufgaben aufteilt und sie in einem Gantt-Diagramm visualisiert.
Die Bestandteile und Funktionen von Advanced Roadmaps
Ziele klar definieren – Strategie und Team zusammenbringen
Advanced Roadmaps entfaltet sein volles Potenzial, wenn ihr damit die langfristige strategische Planung mit der Arbeit des Teams in Jira verbindet.
In eurer Organisation gibt es wahrscheinlich eine strategische Ebene mit einer langfristigeren Perspektive auf Produktinitiativen und Ziele. Mit Advanced Roadmaps könnt ihr diese Initiativen und Ziele als eigenen Vorgangstyp in Jira und auf einem eigenen Kanban-Board abbilden. So können Nutzer Implementierungen analysieren, priorisieren und planen.
Anschließend könnt ihr einen Plan erstellen, der die strategische Ebene mit den Boards eures Teams auf Epic-, Story- und Aufgabenebene zusammenführt. Dadurch seht ihr den Status der Teamarbeit, zusammengefasst nach Initiativen und Zielen. Das Team erkennt wiederum das Ziel jeder einzelnen Aufgabe und Story.
Die Abbildung zeigt einen beispielhaften Plan für eine Initiative, aufgeschlüsselt nach Epic-, Story- und Aufgabenebene. Diese sind für ein Increment und vier Sprints geplant.
Einen strategischen Vorgangstyp erstellen
In diesem Blogbeitrag nennen wir den neuen Vorgangstyp „Initiative“. Ihr könnt ihn jedoch entsprechend der Namensgebung in eurem Unternehmen benennen, zum Beispiel Produkt X oder Portfolio Y.
Wenn ihr einen neuen strategischen Vorgangstyp erstellt, solltet ihr Folgendes durchdenken:
Name: Wie soll dieser neue Vorgangstyp heißen?
Zweck und Nutzung: Welche Rollen erstellen, verantworten und priorisieren diesen Vorgangstyp?
Umfang: Welchen Umfang hat euer neuer Vorgangstyp in Kalenderzeit oder geschätztem Aufwand – Story Points, Wochen, Monate, Start- und Enddatum?
Workflow: Wie sieht der Workflow des Vorgangstyps aus? Werden beispielsweise neue Status benötigt?
Visualisierung: Benötigt ihr beispielsweise neue Felder zum Filtern, Priorisieren oder Nachverfolgen?
Zugriffsrechte festlegen – Informationen mit den richtigen Personen teilen
Unterschiedliche Informationen erfordern unterschiedliche Freigaben – für alle Beteiligten, mehrere Gruppen oder bestimmte Personen. Jeder Plan kann privat oder global sein.
Private Pläne: Der Eigentümer kann festlegen, wer den Plan sehen und Änderungen daran vornehmen darf.
Globale Pläne: Sie sind automatisch für alle Nutzer von Advanced Roadmaps zugänglich, sodass jeder den Plan anzeigen und bearbeiten kann.
Priorisieren und planen – mit Ranking- und Teamfunktionen
Ranking
Die Ranking-Funktion ist eine Möglichkeit, Aufgaben aus dem Backlog in Jira zu priorisieren. Wenn ihr Aufgaben in eurem Advanced-Roadmaps-Plan per Drag-and-drop verschiebt, ändert sich ihre Priorisierung. Dies wird auch in den Backlogs der Projekte übernommen.
Teamkapazität
Advanced Roadmaps verfügt über eine neue Einheit – das Team –, die die agile Arbeitsweise nach Scrum unterstützt. Für jedes Team lassen sich Sprint-Länge und Story Points pro Sprint festlegen. So könnt ihr die Kapazität des Teams visualisieren. Dank der Verknüpfung zwischen Team und Nutzer lässt sich zudem die Kapazität des gesamten Teams anhand von Abwesenheiten und Feiertagen anpassen.
Beispiele für zwei verschiedene Teams: die von ihnen verwendeten Boards, Story Points und Sprint-Längen.
Visualisieren – Daten aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten
Eine der größten Stärken von Advanced Roadmaps ist die Möglichkeit, Informationen auf vielfältige Weise zu nutzen und gleichzeitig verschiedene Szenarien zu testen. Dafür stehen das Gantt-Diagramm sowie Funktionen für Ranking, Gruppierung, Ansichten, Filter und Szenarien zur Verfügung, die im Folgenden vorgestellt werden.
Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm in Advanced Roadmaps zeigt den aktuellen Zeitplan der Aufgaben, ihre Abhängigkeiten und bevorstehende Releases. Ihr könnt das Gantt-Diagramm ganz nach eurem Ansatz und Planungsprozess konfigurieren. Unter anderem könnt ihr folgende Kriterien visualisieren und für die Farbgebung verwenden:
Start- und Enddatum
verantwortliche Person
Projekt
Status
Teamkapazität ... und mehr
Gruppierung
Die Gruppierung bietet eine weitere Möglichkeit, die Informationen in eurem Plan zu betrachten. Ihr könnt beispielsweise nach Komponente, Team und Releases gruppieren. Wenn ihr nach Scrum arbeitet, bietet die Gruppierung nach Teams einen Überblick über die Auslastung des Teams in den kommenden Sprints.
Filter
Eine weitere Möglichkeit zur Anpassung der Daten bietet die Filterfunktion. Damit könnt ihr den Plan aus verschiedenen Perspektiven betrachten und die Anforderungen einer bestimmten Version, Komponente oder Abhängigkeit genauer analysieren.
Felder anzeigen, aktualisieren und zusammenfassen
Für einen guten Überblick könnt ihr ganz einfach auswählen, welche Felder ihr für eine Aufgabe in einer Tabelle anzeigen möchtet. In dieser Ansicht könnt ihr mit der Funktion für Sammelaktionen auch Massenaktualisierungen an Feldern vornehmen. Felder wie Story Points und Datum lassen sich zudem aus den zugrunde liegenden Stories und Epics aggregieren. So erhaltet ihr einen Überblick über die gesamten Story Points eurer Initiativen.
Szenarien
Eine weitere Funktion für die Planung sind Szenarien. Mit Szenarien erstellt ihr eine Kopie eures Plans, in der ihr verschiedene mögliche Szenarien testen könnt. Was würde zum Beispiel passieren, wenn eines der Teams wegfiele? Wie würde sich das Release-Datum verändern, wenn ihr einer kleinen, aber kundenkritischen Initiative Priorität einräumt, die ihr bislang nicht berücksichtigt habt? Wird eine Entscheidung auf Grundlage eines Szenarios getroffen, könnt ihr den Plan durch das ausgewählte Szenario ersetzen und unter den neuen Bedingungen weiterarbeiten.
Erste Schritte mit Advanced Roadmaps
Zunächst solltet ihr euch überlegen, was ihr mit eurem Advanced-Roadmaps-Plan erreichen möchtet. Wenn ihr direkt mit der Arbeit beginnen wollt, bieten diese Fragen eine gute Grundlage:
Welche Informationen stehen euch zur Verfügung?
Wie lassen sich die Informationen am besten strukturieren?
Was muss geplant werden?
Wie ist das Team aufgestellt? Wer soll wofür verantwortlich sein?
Wie werden Berechtigungen und Zugriffe gestaltet? Wer muss was sehen?
Für wen sollen wir die Arbeit visualisieren?
Abschließend: ein paar Tipps für den Weg
Fangt klein an und entwickelt gemeinsam eine nachhaltige Struktur. Bindet die Organisation frühzeitig ein und zeigt die Vorteile, die die Transparenz des Tools bietet. Advanced Roadmaps ist sowohl für Teammitglieder als auch für den Rest der Organisation visuell wirkungsvoll. Arbeitet agil. Überlegt euch genau, welche Ziele ihr mit dem Tool erreichen möchtet. Nutzt, analysiert und verbessert es – erweitert die Nutzung schrittweise und macht das gesamte Team mit dem Tool vertraut.
- Atlassian
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