10 rakennuspalikkaa, jotka jokainen Agile-organisaatio tarvitsee

Pidetään siis asiat yksinkertaisina ja nostetaan esiin ehdottoman tärkeät asiat. Tässä blogikirjoituksessa esittelemme 10 periaatetta eli rakennuspalikkaa, joiden avulla organisaatiosi voi saavuttaa liiketoiminnan ketteryyden.

Arvioi näiden periaatteiden pohjalta kaikkia aloitteita, joilla pyrit parantamaan ketteryyttäsi – olivatpa ne prosesseja, toimintatapoja tai työkalujen konfiguraatioita.

Tässä ne ovat:

Organisaation ketteryyden 10 rakennuspalikkaa

1. Luo toteuttamiskelpoinen visio ja strategia sekä anna ihmisille valtuudet saavuttaa ne

2. Luo säännöllinen rytmi eri aikajänteillä tapahtuvalle päätöksenteolle ja tee päätökset läpinäkyviksi

3. Kerro aina backlog-kohteiden ”miksi” asiakkaan näkökulmasta

4. Sitoudu tärkeimpiin tavoitteisiin, älä aikatauluihin

5. Työskentele pienimmissä arvoa tuottavissa kokonaisuuksissa ja varmista, että valmiista työstä saadaan palautetta tuotteen kehittämisen jokaisella tasolla.

6. Anna tiimeille valtuudet tuottaa arvoa asiakkaille

7. Mahdollista jatkuva keskustelu tuotteen asiakkaasta ja arvosta koko organisaatiossa

8. Kerää tietoa toteutuneista backlog-kohteista ja hyödynnä historiatietoa johdonmukaisesti suunnittelussa.

9. Tunnista ja kunnioita sekä sisäisiä kyvykkyyksiäsi että ulkoisia rajoitteita, mutta kyseenalaista niitä säännöllisesti

10. Sitoudu tekemään pieniä parannuksia johdonmukaisesti kaikilla tasoilla. Tavoittele optimointia ja yksinkertaisuutta.

Tarkastellaan nyt kutakin näistä vuorollaan.

1. Luo toteuttamiskelpoinen visio ja strategia sekä anna ihmisille valtuudet saavuttaa ne

Yksi ketteryyden kulmakivistä on antaa päätösvaltaa ihmisille, joilla on kattavin tieto käytettävissään. Päätösten on oltava linjassa yrityksen vision ja strategian kanssa.

Paras tapa saavuttaa tämä on luoda kilpailukykyinen, hyvin ymmärretty ja toteuttamiskelpoinen strategia. Tämä tarkoittaa, että strategiassa kerrotaan selkeästi, miksi ja miten yritys menestyy.

Liian monessa strategiassa ei selitetä riittävän hyvin, miksi strategia onnistuu ja millaisiin taustaoletuksiin se perustuu.

Strategian toinen tärkeä osa on identiteetti: pelisuunnitelma.

• Miten kilpailet?

• Mikä on pelisuunnitelmasi menestymiseen?

• Mitkä ovat tärkeimmät periaatteet, joita tulee noudattaa strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi?

Kun strategiasi on hyvin laadittu, ihmisten valtuuttaminen sen toteuttamiseen on paljon helpompaa. Kun kerrot ihmisille ”miksi” ja ”miten”, annat heille jo suuntaviivoja toimintaan. Kun tähän yhdistetään taloudelliset ja resursseja koskevat edellytykset, annat organisaatioyksiköille, tiimeille ja ihmisille mahdollisuuden toimia strategiasi mukaisesti.

2. Luo säännöllinen rytmi eri aikajänteillä tapahtuvalle päätöksenteolle ja tee päätökset läpinäkyviksi

Kuten kaikilla muillakin organisaatioilla, myös teillä on paljon ”kohinaa”, joka vie huomiota pois strategisesta suunnastanne.

• Uudet potentiaaliset myynnit

• Markkinamuutokset

• Asiakastarpeet

• Ideat tulevaisuutta varten

• Muutokset teknologisessa tai poliittisessa toimintaympäristössä

Kaikki nämä edellyttävät päätöksiä ja voivat helposti viedä liikaa huomiota muilta päätöksiltä. Siksi organisaation huomiota ja päätöksentekoa on johdettava.

Siksi organisaation tulisi luoda toimivia ohjauskehiä eli, kuten me niitä kutsumme, palautekehiä. Ne varmistavat, että päätöksiä tehdään säännöllisesti liiketoiminta- ja strategisten tavoitteiden mukaisesti.

Nämä palautekehät vastaavat aikarajattua kehittämistä, jossa aikaraja rajaa keskeneräisen työn määrää ja varmistaa, että toiminnan tavoitteet saavutetaan kyseisen aikarajan puitteissa.

Hyviä esimerkkejä tällaisista palautekehistä ovat:

• Budjetointisyklit

• OKR:t

• Tuoteinkrementit

• Julkaisusyklit

• Demot

• Sprintit

Kun hyödynnät näitä koko organisaatiossa, voit kohdistaa huomion päätöksiin ja pitää koko organisaation oikealla suunnalla.

3. Kerro aina backlog-kohteiden ”miksi” asiakkaan näkökulmasta

Me ihmiset panostamme tehtäviin enemmän, kun tiedämme pyynnön taustalla olevan syyn. Tämä pätee myös strategia- ja visiotason pyyntöihin.

Käytämme konsultointityössämme ilmaisua ”purista miksi”. Se tarkoittaa, että kenellä tahansa organisaatiossa on aina valtuus kysyä syytä kaikkien organisaation pyyntöjen ja suuntaviivojen taustalla. Pidämme tätä yhtenä jokaisen organisaation keskeisistä toimintaperiaatteista. Jokaisella tulisi aina olla oikeus ja kannustus puristaa miksi.

Kaikkien pyyntöjen taustalla olevan miksi-kysymyksen tulisi liittyä arvoon. Useimmiten miksi nousee asiakkaan tai markkinoiden näkökulmasta. Joskus se voi kuitenkin tulla yrityksen liiketoimintanäkökulmasta, kuten tehokkuuden, vaikuttavuuden tai henkilöstön hyvinvoinnin parantamisesta.

Parhaat miksi-kysymykset voidaan yhdistää organisaation liiketoiminnalliseen menestykseen.

4. Sitoudu tärkeimpiin tavoitteisiin, älä aikatauluihin

Joskus tärkein tavoite on aikataulu, mutta usein se ei ole sitä. Liiketoiminnan ketteryydessä on kyse tavoitteiden saavuttamisesta, ei pelkästään aikatauluissa pysymisestä. Uusia ominaisuuksia tulisi esimerkiksi ohjata niiden liiketoimintatavoitteiden, ei aiemmin tehdyn alkuperäisen aikataulun tai suunnitelman mukaan.

Se, miten tämä saavutetaan, riippuu pitkälti toimialastasi. Esimerkiksi:

• Jos toimit SaaS-liiketoiminnassa, voit hyödyntää alpha-beta-commercial-julkaisusykliä.

• Joillakin muilla aloilla voit saavuttaa tämän suunnittelemalla service packien julkaisemisen pian ensimmäisen julkaisun jälkeen. Näin voit tehdä tarvittavat muutokset alkuperäisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Toinen tapa havainnollistaa sitä, että tavoitteet ovat aikatauluja tärkeämpiä, on tarkastella roadmapien roolia.

Roadmapisi ei tulisi olla lista sitoumuksia, vaan dokumentti, jota aiot päivittää heti, kun ymmärrät nykytilanteen paremmin. Se on elävä dokumentti, jossa useimmat aikataulut muuttuvat.

Kun aikataulu on tärkeä tavoite tai yksi tavoitteista, työskentelytapoja on tietenkin mukautettava sen mukaisesti. Mutta kun näin ei ole – kuten yleensä ei ole – työskentelyssä kannattaa keskittyä nopeaan palautteeseen, korjaaviin toimiin ja jatkuvaan etenemiseen kohti haluttuja tavoitteita.

5. Työskentele mahdollisimman pienissä arvoa tuottavissa erissä ja varmista, että valmiista työstä saadaan palautetta tuotteen kehittämisen jokaisella tasolla.

Yksi ketteryyden tärkeimmistä käsitteistä on viivästymisen kustannus.

Viivästymisen kustannus kuvaa arvoa, jonka voisit mahdollisesti saavuttaa työskentelemällä nopeammin. Siihen sisältyy vähintään yksi näistä kolmesta tekijästä:

1. Tunnistamattomat laatuongelmat komponentin, järjestelmän tai tuotteen tasolla.

2. Asiakasarvon virheellisestä tulkinnasta syntyvä kognitiivinen laatavelka.

3. Toteutumatta jäävä liiketoimintahyöty, koska valmista työtä ei julkaista asiakkaalle.

Voit pienentää viivästymisen kustannusta keskittymällä nopeaan palautteeseen ja oppimiseen. Saat nopeaa palautetta, kun työskentelet mahdollisimman pienissä arvoa tuottavissa erissä ja varmistat toimivat palautesilmukat arvoketjun jokaisella tasolla.

Helpompia palautetyökaluja, joita voit harkita organisaation jokaisella tasolla, ovat:

• Aloitusvalmiuden määritelmä

• Valmiin määritelmä

• Hyväksymiskriteerit

Voit myös hyödyntää muita tehokkaita menetelmiä, joilla pääset syvemmälle tuotteen kehitysprosesseihin ja pienennät viivästymisen kustannusta, kuten:

• DevOps-työskentelytavat

• Asiakaskokemuksen palautetyökalut

• Proof of conceptit

• Liiketoimintakokeilujen työkalut

6. Anna tiimeille paremmat edellytykset tuottaa arvoa asiakkaille

Tiimien auttamisessa tuottamaan arvoa asiakkaille on kolme tärkeää osa-aluetta: valtuuttaminen, ohjaus ja mahdollistaminen.

1. Valtuuttaminen tarkoittaa, että tiimeillä on lupa julkaista suoraan asiakkaille.

2. Ohjauksessa on kyse hyvästä strategiasta ja yhteisestä ymmärryksestä asiakkaidesi tarpeista.

3. Enablement tarkoittaa teknisten kyvykkyyksien luomista julkaisujen mahdollistamiseksi sekä hyvän teknisen laadun ja asianmukaisen kaupallisen tuen varmistamista.

Jos työskentelet suuremmassa organisaatiossa ja haluat antaa tiimeille paremmat edellytykset toimia, sinun on rakennettava organisaation sisälle verkostoja, joilla on tarvittava osaaminen, toimintatavat ja valtuudet tehdä yhteistyötä asiakasarvon luomiseksi. Tämä edellyttää toimivaa tuoteorganisaation rakennetta ja huolellisesti suunniteltua päätöksentekomallia. Tällainen ketteryys vaatii kehittynyttä Agile-kulttuuria, joka tarjoaa merkittävän kilpailuedun, kun se on käytössä.

7. Mahdollista jatkuva keskustelu tuotteen asiakkaasta ja arvosta koko organisaatiossa

Yksi liiketoiminnan menestyksen tärkeimmistä avaimista on se, että koko organisaatio ymmärtää asiakkaiden ja markkinoiden tarpeet samalla tavalla. Lähes aina myynnillä, markkinoinnilla, asiakaspalvelulla, tuotehallinnalla ja tuotekehityksellä on kuitenkin erilaiset näkemykset asiakasarvosta, asiakkaiden tarpeista ja markkinoiden kehityksestä.

Parhaat organisaatiot pystyvät yhdenmukaistamaan nämä näkemykset, ja kaikki työskentelevät kohti samoja tavoitteita.

Organisaatiossasi tulisi käydä jatkuvaa keskustelua asiakasarvosta, asiakkaiden tarpeista ja markkinoiden kehityksestä. Liiketoiminnan menestyksessä on kyse lyhyen ja pitkän aikavälin menestyksen jatkuvasta tasapainottamisesta. Tämä onnistuu vain, kun koko organisaatiolla on yhteinen näkemys asiakkaasta ja markkinoista.

8. Kerää dataa toteutuneista työtehtävistä ja hyödynnä historiadataa johdonmukaisesti suunnittelussa

Yksi Agile-ajattelun keskeisistä ajatuksista on, että ihmiset ovat huonoja arvioimaan.

Arvioihin vaikuttaa yli kaksikymmentä tunnettua kognitiivista vinoumaa. Daniel Kahneman on esitellyt WYSIATI-mallin (what you see is all there is). Sen mukaan ihmiset tekevät päätöksiä tällä hetkellä saatavilla olevan tiedon perusteella eivätkä ajattele tietoa, jota he eivät vielä tunne. Tämä ja muut vinoumat vaikuttavat aina ihmisten tekemiin arvioihin.

Kun nämä vinoumat otetaan huomioon, paras tapa suunnitella on tukeutua historiadataan.

Tuotekehityksessä, erityisesti ohjelmistoalalla, luodaan jatkuvasti jotain uutta. Historiallinen tuotekehitysdata ei ole yhtä täsmällistä kuin tuotantolinjamaisissa ympäristöissä. Monien yllätykseksi historiadata on kuitenkin varsin tarkkaa suunnittelun tukena – myös tuotekehityksessä. Erityisesti silloin, kun työtehtävien luomisen prosessi on aina samanlainen. Kun pilkomme työtehtävät johdonmukaisesti samalla tavalla, historiadatasta alkaa tulla merkityksellistä.

Suunnittelussa siis: hyödynnä historiadataa johdonmukaisesti.

Jos historiadatasi osoittaa toimituskykysi olevan tietyllä tasolla, toimituskyky ei muutu ilman merkittäviä muutoksia prosesseihin tai resursseihin.

Perusta kaikki arviot ja suunnitelmat, kuten roadmapit sekä aikarajatut kehityssyklit (esimerkiksi sprintit ja planning incrementit), historiadataan. Se parantaa suunnitelman luotettavuutta ja antaa vahvemman perustan tehdä vaikeita priorisointipäätöksiä aiemmin.

9. Tunnista ja kunnioita sekä sisäisiä kyvykkyyksiäsi että ulkoisia rajoitteita, mutta kyseenalaista niitä säännöllisesti

Olemme nähneet, että organisaatiot vertailevat toimintatapojaan muihin. Ne omaksuvat ideoita täysin erilaisista kulttuureista ja yrityksistä, jotka ovat elinkaarensa eri vaiheissa.

Esimerkiksi startupille, jolla ei ole laajaa nykyistä asiakaskuntaa eikä toimitus- tai tukiorganisaatiota, todellisuus on täysin erilainen kuin satavuotiaalle yritykselle, jolla on valtava asiakaskunta.

Toimialasi todennäköisesti määrittää organisaatiosi rajoitteita. Työskentely lääketieteen tai rahoituksen alalla on hyvin erilaista kuin mobiilipelien parissa työskentely.

Ota nämä ulkoiset rajoitteet huomioon, mutta älä tietenkään anna niiden rajoittaa liikaa. Olemme nähneet lääketieteen alan yrityksiä, joiden toimintatavat ovat hyvin Agile, sekä kuluttajaliiketoiminnan yrityksiä, joiden toimintatavat ovat hyvin jähmeitä.

Kolmas tähän liittyvä näkökulma ovat sisäiset kyvykkyydet:

• Teknologia- ja liiketoiminta-arkkitehtuuri

• Tuoteorganisaation rakenne

• Työkalut ja käytännöt

• Yrityksen rahoitusrakenne

Ulkoista ideaa, kuten Agile-viitekehystä, on mahdotonta ottaa käyttöön nykyisten sisäisten kyvykkyyksien päälle ilman, että niiden yhteensopivuutta mietitään perusteellisesti.

Organisaation ketteryyttä voi rakentaa vain ymmärtämällä sisäiset kyvykkyydet ja ulkoiset reunaehdot – ja rakentamalla liiketoiminnan ketteryyttä niitä kunnioittaen. Muista kuitenkin, etteivät nämä kyvykkyydet ja reunaehdot ole aina kiveen hakattuja, joten haastakaa ne säännöllisesti. Osaa niistä voidaan muuttaa. Reunaehtojen kunnioittaminen ja niiden säännöllinen haastaminen ovat avainasemassa, kun rakennetaan organisaatiollesi sopivaa toimintamallia.

10. Sitoudu tekemään pieniä parannuksia johdonmukaisesti kaikilla tasoilla. Pyri optimoimaan ja yksinkertaistamaan.

Kilpailuedun luominen liiketoiminnan ketteryydellä on jatkuva tavoite. Jos pysähdyt edes hetkeksi, kilpailijat ajavat ohitsesi.

Ketteryyteen kuuluu jatkuva parantaminen. Joskus tarvitaan suurempi transformaatio ja isompi harppaus liiketoiminnan ketteryydessä, mutta suurin osa työstä tehdään jatkuvasti pienin parannuksin kaikilla tasoilla.

Kaikki osaavat tehdä asioista monimutkaisia. Monimutkaisuuden luominen on ihmisluonnolle ominaista. Aina kun jokin menee pieleen, ensimmäinen ajatus on lisätä prosessiin vaihe tai laatutarkistus, jotta se ei tapahtuisi uudelleen. Näin on helpointa rakentaa hitaita, reagoimattomia ja kilpailukyvyttömiä organisaatioita.  

Pyri siis aina yksinkertaistamaan. Joka päivä, joka viikko, joka kuukausi … prosesseista, kokouksista tai elinkaarensa päähän tulleista asioista pitäisi karsia jotain.

Lean-ajattelusta tuttu hukan käsite on tärkeä ymmärtää tuotteiden luomisen yhteydessä. Hukkaa on aina. Siksi organisaatiosi on seurattava tarkasti, mikä tuottaa arvoa, ja pyrittävä jatkuvasti yksinkertaistamaan arvonluontia.

Yksinkertaistamiseen ja jatkuvaan parantamiseen on erinomaisia Agile-työkaluja, kuten retrospektiivit ja pienet kokeilut. Kun kokeilette jatkuvasti uusia toimintatapoja ja suhtaudutte avoimesti uusiin asioihin, voitte tehdä arvonluonnista yksinkertaisempaa ja sujuvampaa.

Yksi varoituksen sana kuitenkin: älä aina vain lisää uutta olemassa olevan päälle. Muista myös kokeilla asioiden poistamista.

Näin hyödyt näistä 10 rakennuspalikasta

Tilastotieteilijä George Boxin sanoin: ”Kaikki mallit ovat vääriä, mutta jotkut niistä ovat hyödyllisiä.” Tämä pätee myös listaamme. Kymmenen rakennuspalikan listamme ei ole kattava eikä täydellinen.

Se heijastaa nykyistä osaamistamme ja oppeja kymmeniltä organisaatioilta, joita olemme auttaneet rakentamaan ketteryyttä osaksi kulttuuriaan. Pohdi jokaista niistä sen sijaan, että yrittäisit tehdä listasta täydellisen. On varmasti monia muitakin olennaisia rakennuspalikoita, mutta olemme valinneet nämä syystä.

Nämä rakennuspalikat luovat perustan liiketoiminnan ketteryydelle. Olisimme voineet esimerkiksi kirjoittaa ne pelikirjan muotoon ja kuvata organisaation tavan soveltaa periaatteita käytännössä. Kun kuitenkin pohdimme ja avaamme niitä, autamme organisaatioita kaikkialla ottamaan askeleen kohti ketteryyttä tukevaa kulttuuria. Ne lisäävät ihmisten motivaatiota ja vaikuttavat organisaatioiden arvonluonnin virtaan.

Tämä blogi jatkaa blogisarjaa organisaatioiden muuttamisesta kohti aitoa ja kestävää ketteryyttä. Lue sarjan edellinen blogi: Ymmärrä, miksi organisaatiosi haluaa olla Agile: ketteryyden ajurit