Jira Cloud -migraatio: valitse tehtävään sopiva työkalu

Atlassian ilmoitti hiljattain Server-tuotteidensa käytöstä poistamisesta helmikuuhun 2024 mennessä. Tämä jättää monille yrityksille valinnan: siirtyäkö Data Centeriin vai Cloudiin. Jos et ole vielä päättänyt, mikä vaihtoehto sopii sinulle parhaiten, lue blogimme vaihtoehtojen tärkeimmistä eroista: Oletko valmis Jira Cloudiin vai Data Centeriin?

Tässä blogissa keskitytään Jira Serveristä Cloudiin tehtävään migraatioon. Käymme läpi eri migraatiovaihtoehdot ja -prosessit omien kokemusteni ja käytännön esimerkkien pohjalta.

Kyse ei kuitenkaan missään nimessä ole kaikille sopivasta prosessista – Cloudiin siirtymiseesi voi vaikuttaa moni muuttuja. Siksi migraatiomatkallasi voi tulla vastaan muitakin haasteita kuin tässä blogissa käsitellyt.

Ennen migraatiota

Ennen migraatiota on tehtävä paljon töitä.

Varmista ensin, että Server-instanssisi on valmis migraatioon. Se, mitä tämä käytännössä tarkoittaa, riippuu valitsemastasi migraatiovaihtoehdosta. Eri vaihtoehdoilla on erilaisia rajoituksia, jotka on hyvä tiedostaa. Käymme nämä vaihtoehdot läpi myöhemmin.

Valinnastasi riippumatta migraatio on aina hyvä tilaisuus tehdä Jiraan hieman siivousta. Se voi helpottaa migraatioprosessia ja tehdä ylläpitäjien arjesta helpompaa myös toisessa päässä.

Yleisiä huomioitavia asioita

Atlassianin sivustolla on paljon Cloud-migraatioon liittyvää dokumentaatiota, ja hyvä aloituspaikka on heidän migraatiota edeltävä tarkistuslistansa.

Atlassian tarjoaa kolme erilaista migraatiovaihtoehtoa:

• Jira Cloud Migration Assistant

• Site Import

• CSV Import

Sähköpostiosoitteet ja käyttäjähakemistot

Valitsemastasi vaihtoehdosta riippumatta varmista, että käyttäjilläsi on yksilölliset sähköpostiosoitteet, sillä tämä on Cloudin vaatimus. Serverissä samaa sähköpostiosoitetta voi käyttää eri käyttäjillä – näin tehdään usein esimerkiksi testikäyttäjiä varten – mutta Cloudissa tämä ei onnistu.

Jos haluat integroida ulkoiseen käyttäjähakemistoon tai ottaa käyttöön kertakirjautumisen (SSO), sinun on otettava käyttöön myös Atlassian Access. Tämä kannattaa tehdä ennen migraatiota, jotta käyttäjien käyttöönotto sujuu jouhevammin.

Käyttäjien huomioiminen

Pidä käyttäjien tarpeet mielessä heti suunnittelun alusta lähtien. Kerro käyttäjille ennen migraatiota seuraavista asioista:

• Milloin migraatio tapahtuu.

• Miten uuteen Cloud-instanssiin kirjaudutaan, sillä se voi tuntua hyvin erilaiselta kuin mihin käyttäjät ovat tottuneet.

• Teetkö muutoksia nykyisin asennettuihin appeihin – lisäätkö, poistatko tai odotatko joidenkin appien toimivan eri tavalla.

• Mahdollisista käyttökatkoista migraation aikana.

• Milloin käyttäjien tulisi siirtyä käyttämään Cloud-sivustoa.

Laadi myös varasuunnitelma siltä varalta, että migraatio epäonnistuu ja sitä on siirrettävä.

Viestintä koko prosessin ajan on erittäin tärkeää Cloudin sujuvan käyttöönoton kannalta, ja se voi säästää sinut monilta migraation jälkeisiltä kysymyksiltä. Laadi myös ohjeita yleisimpiin käyttötapauksiin ja usein kysyttyihin kysymyksiin, jotta käyttäjät voivat ratkaista asioita itsenäisesti.

Sovellukset

Valitsitpa minkä migraatiovaihtoehdon tahansa, sovellusten migraatio on huomioitava erikseen – mikään vaihtoehdoista ei käsittele sovellusten dataa puolestasi.

Joitakin sovelluksia ei nimittäin vieläkään ole saatavilla Cloudissa. Jos käytät sellaista sovellusta, sinun on päätettävä, mitä sille tehdään.

Voisitko käyttää sen sijaan jotakin toista sovellusta? Jos voisit, miten siirrät nykyisen datan uuteen sovellukseen? Tai ehkä et lopulta tarvitse sovellusta lainkaan – siinä tapauksessa migraatio voi olla sopiva hetki luopua siitä.

Osa suosituista sekä Serverissä että Cloudissa saatavilla olevista sovelluksista on luonut erillisen työkalun sovellusdatan siirtämiseksi Cloudiin. Monilla muilla sovelluksilla on vähintään dokumentaatio prosessista. Esimerkki on EazyBI, jossa on integroitu tietokantamigraattori. Sen avulla kaikki BI-raportit on helppo siirtää EazyBI Cloudiin.

Vastakkainen esimerkki on Scriptrunner, რომლის migraatioprosessi voi olla hankalampi. Scriptrunnerilla ei ole Cloudissa pääsyä Java APIin, joten jotkin ominaisuudet on kirjoitettava uudelleen, jotta ne toimivat Cloudissa. Muita ominaisuuksia, kuten Behaviorsia, ei ole Cloud Scriptrunnerissa.

Sovellusmigraation asiakastapaus

Havainnollistaakseni, millaisia ongelmia sovellusmigraatiossa voi tulla vastaan, haluan jakaa erään huonon kokemuksen todellisesta maailmasta.

Kyseinen sovellus pystyy renderöimään HTML-muotoiluja tiketeissä. Sovellusta ei enää tarvittu – mikä oli onnekasta, sillä sitä ei ole Cloudissa – mutta ongelmana oli, että sen poistaminen tekisi kaikki HTML-muotoilut näkyviksi jokaisessa tiketissä, jolloin niitä olisi lähes mahdoton lukea. Onneksi sovelluksen toimittaja oli luonut skriptejä HTML-muotoilujen poistamiseen, mutta kaikki skriptit piti suorittaa Jira-tietokantaa vasten ennen migraatiota, jotta HTML-muotoilut saatiin poistettua ja tiketit olivat luettavia Cloud-sivustolle siirryttäessä.

Laadi suunnitelma käyttäjien ja sovellusten migraatiolle

Valitsitpa minkä migraatiovaihtoehdon tahansa, suosittelen vahvasti laatimaan selkeän suunnitelman käyttäjien ja sovellusten migraatiolle.

Ennen migraatiota sinun on päätettävä, miten kaiken pitäisi toimia, kun migraatio on valmis. Muuten asioiden selvittäminen samalla, kun päästät käyttäjät Cloud-sivustolle, on työlästä.

Migraatiovaihtoehtojen päätöspuu. Atlassianin inspiroima: migraatiomenetelmien vertailu

Jira Cloud Migration Assistant

Jira Cloud Migration Assistant on Atlassianin suosittelema tapa. Älä kuitenkaan tee hätiköityjä päätöksiä, vaan jatka lukemista – Migration Assistantista puuttuu yhä ominaisuuksia, joiden vuoksi se ei ehkä ole sinulle paras valinta.

Jira Cloud Migration Assistantin hyödyt

Migration Assistantin vahvuus on sen helppokäyttöisyys. Asenna sovellus kuten mikä tahansa muukin sovellus ja anna sen opastaa sinut migraation läpi. Migration Assistantilla voit myös siirtää yksittäisen projektin testimigraationa koko instanssisi sijaan, mikä säästää paljon aikaa. Tämä on kätevä ominaisuus myös silloin, kun haluat yhdistää samaan Cloud-instanssiin projekteja useammasta instanssista tai vain osan yhden instanssin projekteista. Siksi Jira Cloud Migration Assistant on erinomainen työkalu yksinkertaisten projektien migraatioon.

Se auttaa myös laatimaan sovellusmigraatiosuunnitelman, vaikka se onkin melko perustasoinen. Se kertoo pääasiassa, ovatko asennetut sovelluksesi saatavilla Cloudissa, ja joissakin tapauksissa ehdottaa ottamaan yhteyttä kehittäjään migraatiovaihtoehtojen selvittämiseksi.

Voit myös tehdä muistiinpanoja ja merkitä jokaisen sovelluksen Cloudissa tarvittavaksi tai tarpeettomaksi. Tämä voi tarjota hyvän yleiskuvan sovelluksistasi, mutta itse en pidä sitä erityisen hyödyllisenä, sillä voit helposti tarkistaa yhteensopivuuden itsekin ja sinun on silti selvitettävä sovellusmigraation vaihtoehdot erikseen.

Atlassian suunnittelee lisäävänsä Migration Assistantiin tuen joillekin sovelluksille. Kun näin tapahtuu, uskon työkalun hyödyllisyyden nousevan aivan uudelle tasolle.

Jira Cloud Migration Assistantin rajoitukset

Migration Assistantilla on valitettavasti myös rajoituksia. Ensimmäinen huomioitava asia on versiovaatimus. Jira-version on oltava vähintään 7.6.0 – toivottavasti käytössäsi on jo tämä tai uudempi versio, sillä version elinkaari päättyi 14. marraskuuta 2019. Muussa tapauksessa sinun on tehtävä version päivitys ennen migraatiota.

Olen käyttänyt Migration Assistantia Jira-versioissa 8.X, joissa se on toiminut rajoituksistaan huolimatta varsin luotettavasti.

Rajoituksista puheen ollen, Migration Assistant ei tällä hetkellä siirrä monia asioita. Atlassian on julkaissut luettelon siitä, mitä siirretään ja mitä ei. Kuten näet, luettelo on varsin pitkä, joten haluan nostaa esiin muutamia yleisesti käytettyjä ominaisuuksia, joita ei siirretä:

• Monet työnkulun toiminnot

• Joitakin mukautettuja kenttiä

• Sähköpostinkäsittelijät

• Globaalit käyttöoikeudet

• Jira Service Desk -projektit

• Hallintapaneelit

• Confluence-linkit

Huomaa, että Jira-issueiden Confluence-linkkejä ei migroida. Jos siis linkität Confluence-sisältöäsi Jira-issueihin (kuten kannattaakin), tämä vaihtoehto ei todennäköisesti sovi sinulle.

Uskon, että nämä ongelmat voivat olla ratkaiseva tekijä monille yrityksille, kun ne päättävät, käyttävätkö ne Migration Assistantia.

Mitä kannattaa pitää mielessä

Migration Assistant ei ole vielä täydellinen ratkaisu. Sovellus on edelleen vahvasti kehitysvaiheessa ja saa säännöllisesti päivityksiä. Sen käyttämiseksi sinulla on aina oltava sovelluksen uusin versio asennettuna.

Varaudu siis päivittämään sovellusta koko migraatioprosessin ajan. Toivottavasti päivitykset eivät riko mitään – mutta näin on tiedetty käyvän!

Sivuston tuonti

Toinen vaihtoehto migraation toteuttamiseen on sivuston tuonti. Luot Serveristäsi XML-varmuuskopion ja lataat sen sekä pakatut liitekansiot Cloud-sivustollesi. Prosessi on melko yksinkertainen ja vaikuttaa varsin luotettavalta, mutta myös tässä vaihtoehdossa on joitakin huomioitavia rajoituksia.

Sivuston tuonti hoitaa puolestasi lähes kaiken, mukaan lukien kaikki ominaisuudet, joita Migration Assistant -sovellus ei tue. Jo tämä voi tehdä siitä ensisijaisen ratkaisun monille yrityksille, jotka migroivat uuteen Cloud-sivustoon.

Tämä vaihtoehto edellyttää myös tuettua Jira Serverin vähimmäisversiota, vaikka vaatimus on hieman epäselvempi. Sivuston tuonti saattaa toimia versioiden 7.0 ja 7.13 välillä, mutta siihen liittyy joitakin tunnettuja ongelmia. Suositeltu versio on 7.13.1 tai uudempi.

Huomaa myös, että tämä on kaikki tai ei mitään -ratkaisu. Kaikki Cloud-sivustosi nykyiset tiedot korvataan (käyttäjiä lukuun ottamatta). Et siis voi valita, mitä tietoja Serveristäsi migroidaan.

Prosessi itsessään vie aikaa, etenkin jos pakatut liitteesi ylittävät 10 Gt:n koon. Tällöin liitteet on jaettava kahteen tai useampaan liitekansioon, jotta Cloud-tuonnin aikakatkaisut vältetään. Jos XML-varmuuskopiosi ylittää 10 Gt, sinun on myös otettava yhteyttä Atlassianin tukeen, jotta he voivat auttaa tuonnissa.

Jos olet valmistellut käyttäjäkuntasi etukäteen, sivuston tuonti ei ainakaan ole erityisen altis virheille.

CSV-tuonti

Viimeinen migraatiovaihtoehto on CSV-tuonti. Sen avulla voit valita yksittäiset migroitavat issuet, mutta et voi migroida kokonaisia projekteja tai muita kohteita. Siksi se on hyödyllinen vaihtoehto tietojen yhdistämiseen eri projekteista tai eri Jira-instansseista.

Se on yksinkertaisempi ratkaisu eikä välttämättä ensisijainen vaihtoehto, jos migroit uuteen Cloud-sivustoon. Koska siinä ei kuitenkaan ole samoja versiovaatimuksia kuin muissa vaihtoehdoissa, se voi sopia vanhempien Jira-versioiden perusinstansseihin.

Voit myös pitää tätä muita migraatiomenetelmiä täydentävänä vaihtoehtona.

Migraatio – tärkeimmät suosituksemme

Suosittelen luomaan Atlassian Migration -tukipyynnön ennen migraatiota. Heti kun sinulla on tarkka päivämäärä tuotantomigraatiolle, ilmoita siitä Atlassianille, jotta he voivat auttaa nopeasti, jos tarvitset tukea. He reagoivat yleensä nopeasti ja voivat auttaa sinua ratkaisemaan esteet.

Tee niin monta testimigraatiota kuin tarvitset, jotta prosessi ja lopputulos tuntuvat varmoilta. Jos käytät Jira Cloud Migration Assistantia, tämä on helppoa, koska kaikkea ei tarvitse migroida joka kerta.

Muista testata sovellusten datamigraatiot. Jos Atlassianin täytyy korjata Cloud-sivustollasi joitakin asioita migraation jälkeen, varmista, että korjaukset tehdään myös testimigraatiotasi varten. Näin voit varmistua, että korjaus ratkaisee ongelman tyydyttävällä tavalla.

Varaudu myös odottamattomaan. Kokemukseni mukaan testimigraatioissa ilmenee väistämättä ongelmia. Hyvällä ennakkosuunnittelulla voit toivottavasti välttää useimmat hankaluudet, mutta ongelmia tulee silti vastaan. Juuri siksi testimigraatioita tehdäänkin.

Saatat kokeilla Migration Assistantia ja huomata, että joissakin työnkuluissasi käytetään työnkulun toimintoja, jotka eivät siirry migraatiossa. Ehkä jokin sovellus toimii Cloudissa eri tavalla kuin odotit. Tai joidenkin käyttäjien kirjautumisessa ilmenee ongelmia uuden Atlassian Access -asetuksen vuoksi.

Ongelmat voivat vaihdella, mutta yksi asia on varma: haluat korjata ne kaikki ennen lopullista migraatiota.

Muista myös dokumentoida tarkasti, mitä vaiheita teet testimigraatioiden aikana – tuotantomigraatiossa haluat tehdä vain oikeat toimenpiteet. Server-ympäristösi ja organisaatiosi monimutkaisuudesta riippuen migraatioprosessi voi helposti kestää jopa kuusi kuukautta, etkä muista kuukausia aiemmin kokeilemiasi pieniä testivaiheita.

Migraation jälkeen – mitä on odotettavissa

Varaudu käyttäjiesi kysymyksiin ja pyyntöihin sen jälkeen, kun he alkavat käyttää Cloud-sivustoa. Osa kysymyksistä koskee väistämättä erilaisia käyttöliittymiä, joihin käyttäjien on totuttava, ja osa muuttuneita toimintoja. Dokumentoi vastaukset yleisiin kysymyksiin, jotta sinun ei tarvitse vastata samoihin kysymyksiin yhä uudelleen.

Toivottavasti vain harvat pyynnöt liittyvät asioihin, jotka ovat rikkoutuneet tai epäonnistuneet migraation aikana. Muista tarvittaessa hyödyntää Atlassianin ja sovellustoimittajien tukea.

Kun kaikki on valmista, jäljelle jää vain yksi asia: tervetuloa Cloudiin ja onnittelut onnistuneesta migraatiosta!

Voit nyt nauttia siitä, ettei sinun tarvitse ylläpitää palvelimia tai aikatauluttaa päivityksiä. Muista kuitenkin pyrkiä edelleen korkeaan Jira-hygienian tasoon, jotta arki on helpompaa ylläpitäjille ja käyttäjillesi.

Atlassian tekee kovasti töitä sujuvoittaakseen migraatioprosessia mahdollisimman paljon. Uusia toimintoja ja työkaluja julkaistaan usein, joten huomioi, että osa tässä blogissa esiin nostetuista asioista voi olla tätä lukiessasi jo vanhentunut.

Jos sinulla on kysyttävää Atlassian Jira Cloud -migraatioista tai haluat, että avaan tarkemmin jotakin tässä blogissa käsiteltyä aihetta, ota rohkeasti yhteyttä tai lue lisää siitä, miten voimme auttaa sinua Atlassian Cloudin kanssa.