Työskentele tehokkaammin Jiran Advanced Roadmapsin avulla

Kaikki yritykset haluavat parantaa yhteistyötä ja viestintää toiminnallisista syistä. Se edellyttää kuitenkin:

• selkeitä prosesseja

• tiimiä, joka pystyy toteuttamaan prosessit käytännössä

• (ennen kaikkea) hyvää tukijärjestelmää, joka helpottaa käyttäjien arkea

Atlassianin Jira Software ja Confluence tarjoavat monia tapoja jakaa tietoa tiimien ja osastojen välillä. Ne sisältävät myös useita menetelmiä ja työkaluja, joiden avulla tiimit voivat työskennellä tehokkaammin niin suurissa kuin pienissä projekteissa sekä saada selkeän kokonaiskuvan työstä. Yksi erityisen suosittu ja helppokäyttöinen työkalu on Jiran Advanced Roadmaps.

Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi Advanced Roadmapsin perusteet sekä sen tarjoamat ominaisuudet ja hyödyt.

Työkalu kaikille, jotka haluavat selkeän kokonaiskuvan

Advanced Roadmaps on suunnittelutyökalu, joka hyödyntää Jira Softwaren reaaliaikaisia tietoja. Sen keskiössä on läpinäkyvyys: se auttaa sekä vastuuhenkilöitä että tiimin jäseniä ymmärtämään paremmin nykytilanteen ja tulevaa suunnittelua.

Projektipäälliköt, tiimin jäsenet, Scrum Masterit ja SAFe-rooleissa toimivat henkilöt, kuten Product Ownerit ja Release Train Engineerit, saavat kokonaiskuvan nykytilanteesta sekä tulevista toimenpiteistä ja niiden tiloista.

(Advanced Roadmaps -sovellus sisältyy DC-lisensseihin versiosta 8.15 alkaen sekä Cloud-palvelun Premium-tason ja sitä korkeampiin palvelupaketteihin.)

Agile-suunnittelu ja visualisointi

Tulevaisuutta voi olla vaikea ennustaa. Advanced Roadmaps auttaa tässä yhden Agile-manifestin periaatteen avulla: ”Muutoksiin reagointi suunnitelman noudattamisen sijaan”. Advanced Roadmapsin avulla voit suunnitella tulevaa pilkkomalla projektit ja aloitteet pienemmiksi tehtäviksi sekä visualisoimalla ne Gantt-kaaviossa.

Advanced Roadmapsin osat ja ominaisuudet

Selkeytä tavoitteet – yhdistä strategia ja tiimi

Advanced Roadmaps pääsee todella oikeuksiinsa, kun sitä käytetään yhdistämään pitkän aikavälin strateginen suunnittelu tiimin Jira-työhön.

Organisaatiossasi on todennäköisesti strateginen taso, jossa tarkastellaan pidemmän aikavälin tuotealoitteita ja tavoitteita. Advanced Roadmapsin avulla voit lisätä nämä aloitteet ja tavoitteet Jiraan omina tehtävätyyppeinään ja omalle Kanban-taululleen. Näin käyttäjät voivat analysoida, priorisoida ja suunnitella toteutuksia.

Voit luoda suunnitelman, jossa yhdistät strategisen tason ja tiimisi taulut epic-, story- ja tehtävätasolla. Tämä auttaa näkemään tiimin työn tilan koottuna aloitteiksi ja tavoitteiksi. Tiimi puolestaan näkee jokaisen yksittäisen tehtävän ja storyn tavoitteen.

Kuvaste havainnollistaa esimerkkisuunnitelmaa aloitteelle, joka on jaettu epic-, story- ja tehtävätasoille. Ne on aikataulutettu yhdeksi incrementiksi ja neljäksi sprintiksi.

Luo strateginen tehtävätyyppi

Tässä blogikirjoituksessa kutsumme uutta tehtävätyyppiä nimellä ”Initiative”, mutta sen voi nimetä yrityksesi oman nimikäytännön mukaisesti, esimerkiksi Product X tai Portfolio Y.

Kun luot uuden strategisen tehtävätyypin, kannattaa pohtia seuraavia asioita:

• Nimi: Mikä uuden tehtävätyypin nimeksi tulee?

• Tarkoitus ja käyttö: Mitkä roolit luovat, omistavat ja priorisoivat tämän tehtävätyypin?

• Koko: Mikä on uuden tehtävätyyppisi laajuus kalenteriajan tai arvioidun työajan näkökulmasta – story-pisteinä, viikkoina, kuukausina sekä aloitus- ja päättymispäivänä?

• Työnkulku: Millainen tehtävätyypin työnkulku on? Tarvitaanko esimerkiksi uusia tiloja?

• Visualisointi: Tarvitsetko esimerkiksi uusia kenttiä suodatukseen, priorisointiin tai jatkotoimiin?

Määritä käyttöoikeudet – jaa tieto oikeille henkilöille

Eri tiedoilla on erilaiset jakamistarpeet – tietoa voidaan jakaa kaikille osapuolille, useille ryhmille tai tietyille henkilöille. Jokainen suunnitelma voi olla yksityinen tai globaali.

• Yksityiset suunnitelmat: omistaja voi valita, kuka näkee suunnitelman ja voi tehdä siihen muutoksia.

• Globaalit suunnitelmat: ovat automaattisesti kaikkien Advanced Roadmapsia käyttävien saatavilla, joten kaikki voivat tarkastella ja muokata suunnitelmaa.

Priorisoi ja suunnittele – hyödynnä järjestystä ja tiimiominaisuuksia

Järjestys

Järjestysominaisuus on yksi tapa priorisoida Jiran backlogista tunnistettuja tehtäviä. Tehtävien vetäminen ja pudottaminen Advanced Roadmap -suunnitelmassasi muuttaa niiden priorisointia, mikä näkyy myös projektien backlogeissa.

Tiimin kapasiteetti

Advanced Roadmapsiin on tullut uusi kohde, tiimi, joka tukee Scrumin ketterää työskentelytapaa. Kunkin tiimin sprintin pituus ja sprintin story pointit määritellään jokaiselle sprintille. Tämän ominaisuuden avulla tiimin kapasiteetti voidaan visualisoida, ja tiimin ja käyttäjän välisen yhteyden ansiosta koko tiimin kapasiteettia voidaan mukauttaa lomien ja vapaapäivien mukaan.

Esimerkkejä kahdesta eri tiimistä: niiden käyttämät taulut, story pointit ja sprintien pituudet.

Visualisoi – tarkastele dataa eri näkökulmista

Yksi Advanced Roadmapsin keskeisistä vahvuuksista on mahdollisuus hyödyntää tietoa monin eri tavoin ja testata samanaikaisesti erilaisia skenaarioita. Tämä tehdään Gantt-kaavion, järjestyksen, ryhmittelyn, näkymien, suodattimen ja skenaarioiden avulla, joita käsitellään seuraavaksi.

Gantt-kaavio

Advanced Roadmapsin Gantt-kaavio näyttää tehtävien nykyisen aikajanan, niiden riippuvuudet ja tulevat julkaisut. Voit määrittää Gantt-kaavion haluamallasi tavalla lähestymistapasi ja suunnitteluprosessisi mukaisesti. Voit muun muassa visualisoida ja valita värit seuraavien perusteella:

• alku- ja päättymispäivä

• vastuuhenkilö

• projekti

• tila

• tiimin kapasiteetti ...ja paljon muuta

Ryhmittely

Ryhmittely on toinen tapa tarkastella suunnitelmasi tietoja. Voit esimerkiksi ryhmitellä tiedot komponentin, tiimin ja julkaisujen perusteella. Jos työskentelet Scrumin mukaisesti, tiimikohtainen ryhmittely antaa yleiskuvan tiimin työmäärästä tulevien sprinttien aikana.

Suodatin

Toinen tapa mukauttaa dataa on käyttää suodatinominaisuutta. Sen avulla voit tarkastella suunnitelmaa eri näkökulmista ja perehtyä tarkemmin tietyn julkaisun, komponentin tai riippuvuuden tarpeisiin.

Näytä, päivitä ja koosta kenttiä

Voit helposti valita, mitkä kentät haluat nähdä tehtävästä taulukossa, jotta saat hyvän yleiskuvan. Tässä näkymässä voit myös tehdä kenttiin massapäivityksiä joukkotoimintojen avulla. Kentät, kuten story pointit ja päivämäärät, voidaan myös koota taustalla olevista storyista ja epiceistä, jolloin saat kuvan aloitteidesi story pointien kokonaismäärästä.

Skenaariot

Toinen suunnittelussa hyödynnettävä ominaisuus on skenaariot. Skenaariot luovat kopion suunnitelmastasi, jossa voit kokeilla erilaisia mahdollisia tilanteita. Voit esimerkiksi tarkastella, mitä tapahtuisi, jos yksi tiimeistä poistettaisiin, tai miten julkaisupäivä muuttuisi, jos priorisoisit pienen mutta asiakkaan kannalta kriittisen aloitteen, jota et ollut aiemmin huomioinut. Jos päätös tehdään skenaarion perusteella, voit korvata alkuperäisen suunnitelman valitulla skenaariolla ja jatkaa työtä uusien lähtökohtien mukaisesti.

Advanced Roadmapsin käytön aloittaminen

Ennen kaikkea kannattaa pohtia, mitä haluat saavuttaa Advanced Roadmaps -suunnitelmallasi. Jos haluat päästä heti työn alkuun, seuraavat kysymykset tarjoavat hyvän pohjan:

• Mitä tietoa sinulla on käytettävissä?

• Miten tieto kannattaa jäsentää?

• Mitä pitää suunnitella?

• Millainen tiimi on? Kuka vastaa mistäkin?

• Millaiset käyttöoikeudet ja pääsyt tarvitaan? Kenen pitää nähdä mitäkin?

• Kenelle työ kannattaa visualisoida?

Lopuksi: vinkkejä matkaan