Työskentele tehokkaammin Jiran Advanced Roadmapsin avulla

Kaikki yritykset haluavat parantaa yhteistyötä ja viestintää toiminnallisista syistä. Siihen tarvitaan kuitenkin:

• selkeät prosessit

• tiimi, joka pystyy viemään prosessit käytäntöön

• (ennen kaikkea) erinomainen tukijärjestelmä, joka helpottaa käyttäjien arkea

Atlassianin Jira Software ja Confluence tarjoavat monia tapoja jakaa tietoa tiimien ja osastojen välillä. Käytettävissä on myös useita menetelmiä ja työkaluja, joiden avulla tiimit voivat työskennellä tehokkaammin niin pienissä kuin suurissakin projekteissa sekä saada selkeän kokonaiskuvan työstä. Erityisen suosittu ja helppokäyttöinen työkalu on Jiran Advanced Roadmaps.

Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi Advanced Roadmapsin perusteet sekä sen tarjoamat ominaisuudet ja hyödyt.

Työkalu kaikille, jotka haluavat hyvän kokonaiskuvan

Advanced Roadmaps on suunnittelutyökalu, joka hyödyntää Jira Softwaren reaaliaikaista tietoa. Sen ytimessä on läpinäkyvyys: se auttaa vastuuhenkilöitä ja tiimin jäseniä ymmärtämään paremmin nykytilannetta ja tulevaa suunnittelua.

Projektipäälliköt, tiimin jäsenet, Scrum Masterit sekä SAFe-rooleissa toimivat henkilöt, kuten tuoteomistajat ja release train engineerit, saavat kokonaiskuvan nykytilanteesta, tulevista toimenpiteistä ja niiden tilasta.

(Advanced Roadmaps -sovellus sisältyy DC-lisensseihin versiosta 8.15 alkaen sekä Premium-tason ja sitä korkeampiin Cloud-palveluihin.)

Agile-suunnittelu ja visualisointi

Tulevaisuutta voi olla vaikea ennustaa. Tässä Advanced Roadmaps auttaa sinua yhden Agile-manifestin periaatteen avulla: ”Muutoksiin reagoiminen on tärkeämpää kuin suunnitelman noudattaminen.” Advanced Roadmapsin avulla voit suunnitella tulevaa jakamalla projektit ja aloitteet pienempiin tehtäviin ja visualisoimalla ne Gantt-kaaviossa.

Advanced Roadmapsin osat ja ominaisuudet

Selkeytä tavoitteet – yhdistä strategia ja tiimi

Advanced Roadmaps pääsee todella oikeuksiinsa, kun sitä käytetään yhdistämään pitkän aikavälin strateginen suunnittelu tiimin Jira-työhön.

Organisaatiossasi on todennäköisesti strateginen taso, jossa tarkastellaan tuotealoitteita ja tavoitteita pidemmällä aikavälillä. Advanced Roadmapsin avulla voit lisätä nämä aloitteet ja tavoitteet Jiraan omana tehtävätyyppinään ja omalle Kanban-taululleen. Näin käyttäjät voivat analysoida, priorisoida ja suunnitella toteutuksia.

Voit sitten luoda suunnitelman, jossa yhdistät strategisen tason ja tiimisi taulut epic-, story- ja tehtävätasolla. Näin näet tiimin työn tilan koottuna aloitteiksi ja tavoitteiksi. Tiimi puolestaan näkee jokaisen yksittäisen tehtävän ja storyn tavoitteen.

Kuvassa on esimerkki aloitteen suunnitelmasta, joka on jaettu epic-, story- ja tehtävätasoille. Ne on ajoitettu yhteen incrementiin ja neljään sprinttiin.

Luo strateginen tehtävätyyppi

Tässä blogikirjoituksessa kutsumme uutta tehtävätyyppiä nimellä ”Initiative”, mutta voit nimetä sen yrityksesi oman nimikäytännön mukaisesti esimerkiksi Product X:ksi tai Portfolio Y:ksi.

Kun luot uuden strategisen tehtävätyypin, kannattaa miettiä seuraavia asioita:

• Nimi: Mikä uuden tehtävätyypin nimeksi tulee?

• Tarkoitus ja käyttö: Mitkä roolit luovat, omistavat ja priorisoivat tehtävätyyppiä?

• Koko: Mikä on uuden tehtävätyypin laajuus kalenteriajan tai arvioidun työmäärän näkökulmasta – story-pisteinä, viikkoina, kuukausina tai aloitus- ja päättymispäivinä?

• Työnkulku: Millainen tehtävätyypin työnkulku on? Tarvitaanko esimerkiksi uusia tiloja?

• Visualisointi: Tarvitsetko esimerkiksi uusia kenttiä suodatukseen, priorisointiin tai jatkotoimiin?

Määritä käyttöoikeudet – jaa tieto oikeille ihmisille

Eri tiedoilla on erilaiset jakamistarpeet: kaikille osapuolille, useille ryhmille tai tietyille henkilöille. Jokainen suunnitelma voi olla yksityinen tai globaali.

• Yksityiset suunnitelmat: omistaja voi valita, ketkä voivat nähdä suunnitelman ja tehdä siihen muutoksia.

• Globaalit suunnitelmat: ovat automaattisesti kaikkien Advanced Roadmapsia käyttävien saatavilla, joten kaikki voivat tarkastella ja muokata suunnitelmaa.

Priorisoi ja suunnittele – hyödynnä järjestystä ja tiimiominaisuuksia

Järjestys

Järjestysominaisuus on yksi tapa priorisoida Jiran backlogista tunnistettuja tehtäviä. Tehtävien vetäminen ja pudottaminen Advanced Roadmaps -suunnitelmassa muuttaa niiden prioriteettia, mikä näkyy myös projektien backlogeissa.

Tiimin kapasiteetti

Advanced Roadmapsiin on tullut uusi entiteetti, tiimi, joka tukee Scrumin ketterää työskentelytapaa. Eri tiimien sprinttien pituudet ja sprinttikohtaiset story pointit määritetään jokaiselle sprintille. Tämän ominaisuuden avulla voit visualisoida tiimin kapasiteetin. Tiimin ja käyttäjän välisen yhteyden ansiosta koko tiimin kapasiteettia voidaan myös mukauttaa lomien ja poissaolojen perusteella.

Esimerkkejä kahdesta eri tiimistä: niiden käyttämät taulut, story pointit ja sprinttien pituudet.

Visualisoi – tarkastele dataa eri näkökulmista

Yksi Advanced Roadmapsin keskeisistä vahvuuksista on mahdollisuus hyödyntää tietoa monin eri tavoin ja testata samanaikaisesti erilaisia skenaarioita. Tämä onnistuu Gantt-kaavion, järjestyksen, ryhmittelyn, näkymien, suodattimien ja skenaarioiden avulla, joihin tutustumme seuraavaksi.

Gantt-kaavio

Advanced Roadmapsin Gantt-kaavio näyttää tehtävien nykyisen aikajanan, niiden riippuvuudet ja tulevat julkaisut. Voit määrittää Gantt-kaavion haluamallasi tavalla omaan toimintamalliisi ja suunnitteluprosessiisi sopivaksi. Voit muun muassa visualisoida ja valita värit seuraavien tietojen perusteella:

• aloitus- ja päättymispäivä

• vastuuhenkilö

• projekti

• tila

• tiimin kapasiteetti ...ja paljon muuta

Ryhmittely

Ryhmittely tarjoaa toisen tavan tarkastella suunnitelmasi tietoja. Voit ryhmitellä esimerkiksi komponentin, tiimin ja julkaisujen perusteella. Jos työskentelet Scrum-mallilla, tiimikohtainen ryhmittely antaa yleiskuvan tiimin työkuormasta tulevien sprinttien aikana.

Suodatin

Toinen tapa mukauttaa dataa on käyttää suodatusominaisuutta. Sen avulla voit tarkastella suunnitelmaa eri näkökulmista ja perehtyä tarkemmin tietyn julkaisun, komponentin tai riippuvuuden tarpeisiin.

Näytä, päivitä ja koosta kenttiä

Voit helposti valita, mitä kenttiä haluat tarkastella tehtävästä taulukossa, jotta saat hyvän yleiskuvan. Tässä näkymässä voit myös tehdä kenttiin massapäivityksiä bulk actions -toiminnolla. Kentät, kuten tarinapisteet ja päivämäärä, voidaan myös koota alla olevista tarinoista ja eeppisistä kokonaisuuksista, jolloin saat kuvan aloitteidesi tarinapisteiden kokonaismäärästä.

Skenaariot

Toinen suunnittelussa hyödynnettävä toiminto on skenaariot. Skenaariot luovat kopiota suunnitelmastasi, jossa voit kokeilla erilaisia mahdollisia tilanteita. Voit esimerkiksi tarkastella, mitä tapahtuisi, jos yksi tiimeistä poistettaisiin, tai miten julkaisupäivä muuttuisi, jos priorisoisit pienen mutta asiakkaan kannalta kriittisen aloitteen, jota et ollut aiemmin huomioinut. Jos päätös tehdään skenaarion perusteella, voit korvata suunnitelman valitulla skenaariolla ja jatkaa työtä uusien lähtökohtien pohjalta.

Advanced Roadmapsin käytön aloittaminen

Ensimmäiseksi kannattaa pohtia, mitä haluat saavuttaa Advanced Roadmaps -suunnitelmallasi. Jos haluat päästä heti alkuun, nämä kysymykset tarjoavat hyvän pohjan:

• Mitä tietoa sinulla on käytettävissä?

• Miten tieto kannattaa jäsentää?

• Mitä pitää suunnitella?

• Millainen tiimi on? Kuka vastaa mistäkin?

• Millaiset käyttöoikeudet ja pääsyt tarvitaan? Kenen pitää nähdä mitäkin?

• Kenelle työ kannattaa visualisoida?

Lopuksi: vinkkejä matkaan