De 10 byggstenar som varje Agile organisation behöver

Låt oss därför hålla det enkelt och lyfta fram det som är helt avgörande. I det här blogginlägget går vi igenom de 10 principer, eller byggstenar, som hjälper din organisation att skapa affärsmässig agilitet.

Utvärdera alla initiativ för att förbättra er agilitet – processer, arbetssätt eller verktygskonfigurationer – utifrån dessa principer.

Här är de:

De 10 byggstenarna för organisatorisk agilitet

1. Skapa en handlingsinriktad vision och strategi, och ge människor rätt förutsättningar att förverkliga dem

2. Skapa en regelbunden rytm för beslutsfattande på olika tidshorisonter och gör besluten transparenta

3. Beskriv alltid ”varför” för backlog-poster ur kundens perspektiv

4. Förbind er till de viktigaste målen, inte till tidsplaner

5. Arbeta i minsta möjliga värdeskapande delar och säkerställ återkoppling på slutfört arbete i varje steg av produktutvecklingen.

6. Ge teamen rätt förutsättningar att leverera värde till kunderna

7. Möjliggör en kontinuerlig dialog om produktens kund och värde i hela organisationen

8. Samla data från det faktiska utfallet av genomförda delar och använd konsekvent historiska data i planeringen.

9. Identifiera och respektera både era interna förmågor och externa begränsningar, men utmana dem regelbundet

10. Förbind er till att kontinuerligt göra små förbättringar på alla nivåer. Sträva efter att optimera och förenkla.

Låt oss nu titta närmare på var och en av dem.

1. Skapa en handlingsinriktad vision och strategi, och ge människor rätt förutsättningar att förverkliga dem

En av grundstenarna i agilitet är att ge de personer som har mest heltäckande kunskap mandat att fatta beslut. Besluten måste ligga i linje med företagets vision och strategi.

Det bästa sättet att uppnå detta är att ha en konkurrenskraftig, välförstådd och handlingsinriktad strategi. Det innebär att strategin tydligt anger varför och hur företaget kommer att lyckas.

Alltför många strategier förklarar inte tillräckligt väl varför strategin kommer att lyckas och vilka antaganden den bygger på.

En annan viktig del av strategin är identiteten: spelplanen.

• Hur ska ni konkurrera?

• Vilken är er spelplan för att lyckas?

• Vilka är de viktigaste principerna att följa för att nå de strategiska målen?

När er strategi är väl utformad blir det mycket enklare att ge människor rätt förutsättningar att förverkliga den. När ni berättar ”varför” och ”hur” ger ni redan människor vägledning i hur de ska agera. När detta kombineras med rätt finansiering och resurser får organisatoriska enheter, team och individer förutsättningar att arbeta enligt er strategi.

2. Skapa en regelbunden rytm för beslutsfattande på olika tidshorisonter och gör besluten transparenta

Precis som alla andra organisationer har din organisation mycket ”brus” som tar fokus från den strategiska inriktningen.

• Nya potentiella affärer

• Förändringar på marknaden

• Kundbehov

• Idéer för framtiden

• Förändringar i den tekniska eller politiska omvärlden

Alla dessa kräver beslut och kan lätt ta för mycket fokus från andra beslut. Därför behöver du hantera organisationens fokus och beslutsfattande.

Därför bör din organisation skapa effektiva styrande cykler, eller som vi kallar dem: återkopplingscykler. De säkerställer att regelbundna beslut fattas i linje med era affärs- och strategiska mål.

Dessa återkopplingscykler motsvarar tidsboxad utveckling, där en tidsbox begränsar pågående arbete och säkerställer att aktiviteternas mål uppnås inom tidsboxen.

Bra exempel på sådana återkopplingscykler är:

• Budgetcykler

• OKR:er

• Produktinkrement

• Releasecykler

• Demos

• Sprintar

Genom att använda dessa i hela organisationen kan du rikta fokus mot besluten och hålla hela organisationen på rätt spår.

3. Ange alltid ”varför” för backloggposter ur kundens perspektiv

Vi människor lägger ner mer arbete på uppgifter när vi känner till skälet bakom en förfrågan. Det gäller även förfrågningar på strategi- och visionsnivå.

I vårt konsultarbete använder vi uttrycket ”pressa fram varför”. Det innebär att alla i organisationen alltid har mandat att fråga efter skälet bakom organisationens alla förfrågningar och riktlinjer. Vi ser detta som en av de viktigaste principerna för varje organisation. Människor bör alltid ha rätt till och uppmuntras att pressa fram varför.

Varför bakom alla förfrågningar bör uttryckas i form av värde. Oftast bör det komma ur kundens eller marknadens perspektiv. Men ibland kommer varför ur företagets affärsperspektiv, till exempel för att öka effektiviteten, ändamålsenligheten eller medarbetarnas trivsel.

De bästa varför är de som kan kopplas till organisationens affärsframgång.

4. Förbind er till de viktigaste målen, inte tidsplanerna

Ibland är det viktigaste målet en tidsplan, men ofta är det inte det. Affärsagilitet handlar om att sträva efter mål snarare än att bara hålla tidsplaner. Nya funktioner bör till exempel styras av sina affärsmål, snarare än av den ursprungliga tidsplanen eller plan som ni gjorde tidigare.

Hur du uppnår detta beror till stor del på vilken bransch du verkar i. Till exempel:

• Om du arbetar i ett SaaS-företag kan du använda en releasemodell med alfa, beta och kommersiell lansering.

• Inom vissa andra områden kan du uppnå detta genom att planera för service packs kort efter den första lanseringen, så att du kan göra nödvändiga justeringar för att nå de ursprungliga målen.

Ett annat sätt att visa att mål är viktigare än tidsplaner är hur man ser på roadmaps.

Din roadmap bör inte vara en lista över åtaganden, utan något du avser att revidera så snart du förstår den aktuella situationen bättre. Det är ett levande dokument där de flesta tidsplanerna kommer att förändras.

När tidsplanen är ett viktigt mål, eller ett av målen, behöver du naturligtvis anpassa era arbetssätt därefter. Men när den inte är det – vilket oftast är fallet – bör du fokusera era arbetssätt på snabb återkoppling, korrigerande åtgärder och ett kontinuerligt arbete mot de önskade målen.

5. Arbeta i minsta möjliga värdefulla leveranser och säkerställ återkoppling på slutfört arbete i varje del av produktutvecklingen.

Ett av de viktigaste begreppen inom Agile är kostnaden för fördröjning.

Kostnaden för fördröjning beskriver det värde du potentiellt kan vinna genom att arbeta snabbare. Den omfattar minst ett av följande tre delar:

1. Oidentifierade kvalitetsproblem på komponent-, system- eller produktnivå.

2. Kognitiv kvalitetsskuld som uppstår när kundvärdet misstolkas.

3. Outnyttjad affärsnytta till följd av att färdigt arbete inte släpps till kunden.

Du kan minska kostnaden för fördröjning genom att fokusera på snabb återkoppling och lärande. För att få snabb återkoppling ska du arbeta i minsta möjliga värdefulla leveranser och säkerställa fungerande återkopplingsloopar från varje del av värdekedjan.

De enklaste verktygen för återkoppling som du kan överväga på varje nivå i organisationen är:

• Definition of ready

• Definition of done

• Acceptanskriterier

Det finns också andra kraftfulla metoder för att fördjupa arbetet med era produktutvecklingsprocesser och minska kostnaden för fördröjning, till exempel:

• DevOps-arbetssätt

• Verktyg för återkoppling om kundupplevelsen

• Proof of concepts

• Verktyg för affärsexperiment

6. Ge teamen rätt förutsättningar att leverera värde till kunderna

Att ge teamen rätt förutsättningar att leverera värde till kunderna har tre viktiga delar: befogenheter, vägledning och stöd.

1. Befogenheter handlar om att ge dina team mandat att släppa direkt till kunderna.

2. Vägledning handlar om att ha en tydlig strategi och en gemensam förståelse för kundernas behov.

3. Enablement innebär att skapa tekniska förutsättningar för att kunna göra releaser, med god teknisk kvalitet och rätt kommersiellt stöd.

Om du arbetar i en större organisation och vill ge teamen förutsättningar att agera behöver du bygga nätverk inom organisationen med kunskap, arbetssätt och mandat att samarbeta för att skapa kundvärde. För detta behöver du en välfungerande produktorganisationsdesign och en genomtänkt beslutsstruktur. Den här nivån av agilitet kräver en mogen Agile-kultur, och när den väl finns på plats får du en betydande konkurrensfördel.

7. Skapa en kontinuerlig dialog om produktens kund och värde i hela organisationen

En av de viktigaste nycklarna till affärsframgång är att hela organisationen förstår kundernas och marknadens behov på samma sätt. Men nästan alltid har sälj, marknadsföring, kundservice, produktledning och produktutveckling olika syn på kundvärde, kundbehov och marknadsutveckling.

De allra bästa organisationerna kan samordna detta, så att alla arbetar mot samma mål.

Din organisation bör kontinuerligt diskutera kundvärde, kundbehov och marknadsutveckling. Affärsframgång handlar om att fortlöpande balansera kortsiktig och långsiktig framgång. Det kan bara uppnås om hela organisationen har en gemensam syn på kunden och marknaden.

8. Skapa data utifrån faktiskt levererade arbetsposter och använd konsekvent historiska data för planering

En av grundidéerna bakom Agile är att människor är mycket dåliga på att uppskatta.

Det finns fler än tjugo kända kognitiva bias som påverkar uppskattningar. Daniel Kahneman introducerade WYSIATI-modellen (what you see is all there is). Den innebär att människor fattar beslut utifrån den information de har tillgänglig just nu, utan att ta hänsyn till information som de ännu inte känner till. Denna och andra bias påverkar alltid uppskattningar som görs av människor.

Med dessa bias i åtanke är det bästa sättet att planera att förlita sig på historiska data.

Produktskapande, särskilt inom mjukvarubranschen, handlar om att ständigt skapa något nytt. Historiska data från produktskapande är inte lika exakta som i miljöer som liknar produktionslinjer. Men till mångas förvåning är historiska data ganska träffsäkra vid planering – även inom produktskapande. Särskilt när processen för att skapa arbetsuppgifterna alltid är liknande. När vi delar upp arbetsuppgifterna på liknande sätt börjar historiska data bli meningsfulla.

För planeringsändamål: använd konsekvent historiska data.

Om dina historiska data visar att din leveransförmåga ligger på en viss nivå, förändras inte leveransförmågan utan större förändringar i processer eller resurser.

Basera alla uppskattningar och planer, exempelvis roadmaps och tidsbegränsade utvecklingscykler (till exempel sprintar och planeringsinkrement), på historiska data. Det förbättrar planens tillförlitlighet och stärker mandatet att fatta svåra prioriteringsbeslut tidigare.

9. Identifiera och respektera både interna förmågor och externa begränsningar, men utmana dem regelbundet

En sak vi har sett hos organisationer är att de benchmarkar sina arbetssätt. De hämtar idéer från helt andra typer av kulturer och företag i olika skeden av sin livscykel.

Om du till exempel är ett startup utan en stor befintlig kundbas eller en etablerad leverans- och supportorganisation är verkligheten helt annorlunda än för ett hundra år gammalt företag med en omfattande kundbas.

Din bransch sätter sannolikt ramarna för din organisation. Att arbeta inom medicin- eller finansbranschen skiljer sig mycket från att arbeta med mobilspel.

Ta hänsyn till dessa externa begränsningar, men låt dem förstås inte begränsa dig för mycket. Vi har sett företag inom medicinbranschen som arbetar mycket Agile och företag inom konsumentbranschen som har mycket stillastående arbetssätt.

En tredje aspekt som hänger samman med detta är de interna förmågorna:

• Teknisk arkitektur och affärsarkitektur

• Produktorganisationsdesign

• Verktyg och metoder

• Företagets finansiella struktur

Det är omöjligt att ta en extern idé, exempelvis ett Agile-ramverk, och implementera den ovanpå befintliga interna förmågor utan att noggrant tänka igenom hur de passar ihop.

Du kan bara bygga organisatorisk agilitet genom att förstå interna förmågor och externa begränsningar – och sedan bygga affärsagilitet med hänsyn till dem. Men kom ihåg att dessa förmågor och begränsningar inte alltid är huggna i sten, så se till att regelbundet utmana dem. Vissa av dem kan förändras. Att respektera begränsningarna och regelbundet utmana dem är nyckeln till att bygga en modell som passar din organisation.

10. Åta er att konsekvent göra små förbättringar på alla nivåer. Sträva efter att optimera och förenkla.

Att skapa konkurrensfördelar genom affärsagilitet är en aldrig avslutad strävan. Om du står stilla, ens under en kort period, springer konkurrenterna ifrån dig.

Agilitet handlar om kontinuerliga förbättringar. Ibland behövs en större transformation för att ta ett större kliv i affärsagilitet, men merparten av arbetet sker kontinuerligt, genom små förbättringar på alla nivåer.

Alla vet hur man gör saker komplexa. Det ligger i människans natur att skapa komplexitet. Varje gång något går fel är den första tanken att lägga till ett processteg eller en kvalitetsgrind för att säkerställa att det inte händer igen. Det är det enklaste sättet att bygga långsamma, trögrörliga och icke-konkurrenskraftiga organisationer. 

Sträva därför alltid efter att förenkla. Varje dag, varje vecka, varje månad … bör något i processerna, något möte eller något som har nått slutet av sin livscykel försvinna.

Begreppet slöseri, som kommer från lean, är viktigt att förstå i samband med produktutveckling. Det finns alltid slöseri. Därför behöver din organisation noga följa vad som skapar värde och kontinuerligt sträva efter att förenkla värdeskapandet.

Det finns bra Agile-verktyg för att förenkla och förbättra kontinuerligt, som retrospektiv och små experiment. Genom att kontinuerligt experimentera med arbetssätt och vara öppen för att prova nya saker kan du skapa ett enklare och smidigare värdeflöde.

Men ett varningens ord: Lägg inte alltid till något ovanpå det befintliga. Kom också ihåg att försöka ta bort saker.

Så får du nytta av dessa 10 byggstenar

Som statistikern George Box uttryckte det: ”Alla modeller är fel, men vissa är användbara.” Det gäller även vår lista. Vår lista med 10 byggstenar är inte heltäckande eller perfekt.

Den speglar vår nuvarande kunskap och våra erfarenheter från dussintals organisationer som vi har hjälpt att bygga in agilitet i sin kultur. Reflektera över var och en av dem, i stället för att försöka göra listan perfekt. Det finns säkert många andra viktiga byggstenar att ta hänsyn till, men vi har valt dessa av en anledning.

Dessa byggstenar skapar grunden för att bygga affärsagilitet. Vi hade till exempel kunnat skriva dem i form av en handbok som beskriver organisationens specifika sätt att hantera principerna. Men genom att tänka igenom och förklara dem hjälper vi organisationer överallt att ta ett steg mot att skapa en kultur som stödjer agilitet. De ökar människors motivation och påverkar värdeflödet i deras organisationer.

Den här bloggen fortsätter en serie bloggar om att transformera organisationer mot verklig och varaktig agilitet. Läs föregående blogg i serien: Förstå varför din organisation vill vara Agile: Drivkrafterna bakom agilitet