Eficodes integritetspolicy

1. Introduktion

Företagen inom Eficode Group (”Eficode”, ”vi”, ”oss” eller ”vår/vårt/våra”) respekterar, på uppdrag av högsta ledningen, din integritet och arbetar för att skydda dina personuppgifter. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, lagrar, delar och skyddar personuppgifter inom vår koncern. Den beskriver även dina rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning och hur du kan utöva dem, inklusive:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR)

• Storbritanniens allmänna dataskyddsförordning (UK GDPR) och Data Protection Act 2018

Denna policy gäller för alla Eficodes och dess dotterbolags webbplatser, tjänster och verksamheter.

Om du och Eficode ingår ett skriftligt avtal om tillhandahållande av tjänster och avtalet innehåller särskilda villkor eller ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA), regleras behandlingen av personuppgifter mer detaljerat i det dokumentet, som har företräde framför denna policy.

2. Personuppgiftsansvariga och representanter

Den personuppgiftsansvariga för dina personuppgifter är det bolag inom Eficode Group som du har en direkt relation med. Eficode Group omfattar följande bolag:

Eficode Group har ett särskilt dataskyddsombud (DPO) som ansvarar för tillsynen av databehandlings- och dataskyddsaktiviteter i hela koncernen. Eficodes dataskyddsombud kan kontaktas på: dataprotection@eficode.com.

3. Omfattning

Denna integritetspolicy gäller för:

• Besökare på våra webbplatser och digitala plattformar

• Kunder, affärspartners och leverantörer

• Jobbsökande och medarbetare (för sökande, se avsnitt 9)

• Evenemangsdeltagare, marknadsföringskontakter och deltagare i undersökningar

• Användare av Eficodes kundsystem (t.ex. Eficode ROOT och Service Desks)
  
  

4. Personuppgifter vi samlar in

Vi samlar in personuppgifter direkt från dig, automatiskt via våra digitala system eller i vissa fall från betrodda partners.

4.1 Datakategorier

Beroende på din relation till oss kan vi samla in:

Vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn under 18 år.

5. Så använder vi personuppgifter

Vi använder dina uppgifter endast för legitima affärsändamål. Dessa omfattar:

• Att tillhandahålla, driva och förbättra våra produkter och tjänster

• Att hantera avtal och fullfölja beställningar

• Kommunicera med dig om våra tjänster, evenemang eller support

• Genomföra rekrytering och HR-administration

• Uppfylla rättsliga skyldigheter och skattskyldigheter

• Genomföra analyser och upprätthålla säkerheten i våra system

• Marknadsföring och affärsutveckling (endast med samtycke eller berättigat intresse)

Vi använder inte personuppgifter för automatiserat beslutsfattande eller profilering som får rättsliga eller liknande betydande konsekvenser.

6. Rättslig grund för behandling

Vi behandlar personuppgifter med följande rättsliga grunder:

• Avtal: när behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller vidta åtgärder innan ett avtal ingås.

• Berättigat intresse: för affärsverksamhet såsom kundhantering, marknadsföring och nätverkssäkerhet.

• Samtycke: när det krävs, till exempel för marknadsföringsprenumerationer, deltagande i forskning eller delning av data med partner.

• Rättslig förpliktelse: för att följa skatte-, redovisnings- eller arbetsrättslig lagstiftning.

7. Lagring av uppgifter

Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål de samlades in för eller för att uppfylla tillämpliga rättsliga skyldigheter.

Uppgifter som lagras av regelefterlevnadsskäl (till exempel redovisning och beskattning) kan inte raderas förrän de rättsliga skyldigheterna har upphört. Eftersom Eficode är verksamt i flera länder kan vissa lagringsperioder skilja sig åt beroende på personuppgiftsansvarig och rättsliga skyldigheter.

8. Dataskydd och säkerhet

Eficode vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller ändring. Dessa omfattar kryptering, åtkomstkontroller och säker lagring.

Eficode är certifierat enligt informationssäkerhetsstandarderna ISO27001 och ISO27701, och alla tjänsteleverantörer som agerar personuppgiftsbiträden omfattas av skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal.

Mer information om våra säkerhetsrutiner, dokument och policyer finns i vårt Trust Centre.

9. Rekrytering och arbetssökande

Företagen inom Eficode-koncernen behandlar uppgifter om sökande för rekryterings- och anställningsändamål.

Vi samlar in:

• Identitets- och kontaktuppgifter

• Arbetslivs- och utbildningshistorik

• CV, personliga brev, referenser och intervjunoteringar

• (I förekommande fall) handlingar som styrker rätten att arbeta, kreditupplysningar eller kontroller av belastningsregister samt hälso- eller mångfaldsinformation

Uppgifter i särskilda kategorier behandlas endast när det krävs enligt lag eller med ditt uttryckliga samtycke (t.ex. för uppföljning av likabehandling eller anpassningar på arbetsplatsen).

Lagringstid för sökande som inte får tjänsten: 6 månader till 2 år, beroende på Eficode-enhet och tillämplig lokal lagstiftning. Lagringstiden kan förlängas med den registrerades samtycke.

10. Marknadsföring och kommunikation

Vi kan skicka marknadsföringskommunikation om Eficodes produkter eller tjänster till dig om:

• Du har gett ditt samtycke, eller

• Du är en befintlig kund och vi stödjer oss på ett berättigat intresse.

Du kan när som helst avregistrera dig med hjälp av formuläret nedan.

11. Delning av uppgifter och internationella överföringar

Vi delar endast personuppgifter när det är nödvändigt och med lämpliga skyddsåtgärder.

Vi kan dela dina uppgifter med:

• Bolag inom Eficode Group för intern verksamhet, gemensamma IT-system, infrastruktur och affärsapplikationer

• Underleverantörer, tjänsteleverantörer och molnleverantörer som omfattas av avtalsenliga skyddsåtgärder

• Partner eller evenemangssponsorer (endast med den registrerades samtycke)

• Tillsynsmyndigheter, myndigheter eller domstolar när det krävs enligt lag

Eficode säljer inte personuppgifter.

Internationella överföringar

I vissa fall, till exempel när det är nödvändigt för att använda vissa verktyg eller applikationer, kan personuppgifter överföras utanför EU/EES eller Storbritannien. När detta sker säkerställer vi att en av följande mekanismer tillämpas:

• Beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen eller Storbritanniens statssekreterare

• Standardavtalsklausuler (EU SCCs) eller UK International Data Transfer Agreement (IDTA)

• Bindande företagsbestämmelser eller annan erkänd skyddsåtgärd

Eficode förlitar sig inte enbart på EU–US Data Privacy Framework för regelefterlevnad.

Underbiträden

Eficode använder vissa betrodda tredjepartsleverantörer (”underbiträden”) för att hjälpa oss att driva våra tjänster. Dessa partner behandlar endast personuppgifter i den utsträckning som krävs för att utföra sina specifika funktioner och är avtalsenligt skyldiga att skydda dem i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning och denna integritetspolicy. Den aktuella listan över underbiträden och deras syften finns i vårt Trust Center, som vi uppdaterar vid behov.

12. Den registrerades rättigheter

Enligt tillämplig dataskyddslagstiftning har du följande rättigheter:

1. Tillgång – Få bekräftelse och en kopia av dina uppgifter.

2. Rättelse – Rätta felaktiga eller ofullständiga uppgifter.

3. Radering (”rätten att bli bortglömd”) – Begära radering när det är möjligt enligt lag.

4. Begränsning – Begränsa hur dina uppgifter används.

5. Dataportabilitet – Få dina uppgifter i ett portabelt format.

6. Invändning – Invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse eller direktmarknadsföring.

7. Återkalla samtycke – När som helst, för behandling som grundar sig på samtycke.

Du kan skicka din begäran via e-post till dataprotection@eficode.com.
Vi svarar inom en månad, i enlighet med lagens krav.

13. Cookies och spårning

Eficode använder cookies och annan liknande teknik på sina webbplatser för att förbättra användarupplevelsen och rikta innehåll. Cookies är små textfiler som placeras på användarens enhet när användaren besöker Eficodes webbplats. Genom att kombinera information från cookies med uppgifter som användaren eventuellt lämnar i formulär skapar Eficode en personlig profil av användaren. Det hjälper Eficode att erbjuda anpassad information och innehåll i olika kanaler. Cookies gör det också möjligt för Eficode att komma ihåg användarens inställningar och aktiviteter samt att övervaka och analysera webbplatsens användbarhet.

Typer av cookies:

• Nödvändiga cookies – Krävs för att webbplatsen ska fungera.

• Analyscookies – Mäter webbplatsens användning och prestanda.

• Annonscookies – Anpassar annonser och förhindrar upprepning.

Eficode ber alltid om användarens tillstånd att samla in cookieinformation när användaren för första gången besöker Eficodes webbplats från en specifik enhet. De flesta webbläsare accepterar cookies automatiskt, men användaren kan alltid ändra inställningarna i sin webbläsare och ta bort cookies. Du kan undvika cookies genom att ändra inställningarna i din webbläsare.

14. Dataskyddsmyndigheter

Eficode är verksamt i flera jurisdiktioner. Du kan kontakta din lokala myndighet om du har frågor eller funderingar kring Eficodes personuppgiftsbehandling. Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheterna finns i tabellen nedan.

15. Uppdateringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy regelbundet för att återspegla förändringar i lagstiftning eller verksamhet.
Den senaste versionen finns alltid på vår webbplats.

Väsentliga ändringar kommuniceras via e-post eller meddelande på webbplatsen.