Breeze – automatiserad innehållshantering för Confluence

• Du besöker en sida och undrar: Är den uppdaterad?

• Du hittar en inaktuell sida men vet inte vem som ansvarar för den, alltså vem som är sidans ägare?

• Du hittar inte det du letar efter eftersom det har försvunnit i mängden av sidor.

Oavsett om du arbetar på ett litet eller stort företag är det så med Confluence att när du väl börjar skapa stora mängder innehåll behöver du förr eller senare någon som hjälper till med livscykelhanteringen. Det är där Breeze från B1NARY kommer in i bilden.

Breeze är en app för innehållshantering i Confluence som hjälper dig med alla ovanstående utmaningar. Den automatiserar identifieringen av inaktuellt innehåll och ser till att din Confluence-miljö är fri från onödigt innehåll.

Vad är livscykelhantering av innehåll?

Innehållshantering är processen för att samla in, leverera, hämta, styra och hantera information i alla format. Termen används vanligtvis för administrationen av den digitala innehållslivscykeln, från skapande till permanent lagring eller borttagning.

Innan vi börjar ska vi snabbt titta på innehållshanteringens livscykel för att förstå vilken roll Breeze spelar.

Breezes roll i innehållshanteringens livscykel

I teorin finns det upp till sju steg som en sida eller ett dokument går igenom, beroende på kraven:

1. Planering

2. Skapande

3. Lagring och organisering

4. Redigering och godkännande

5. Publicering och distribution

6. Rapportering

7. Bevarande (borttagning, arkivering, uppdatering)

Breeze fokuserar på rapportering och bevarande och erbjuder tre centrala funktioner:

Automatiserad identifiering av inaktuellt innehåll: Breeze analyserar Confluence-instansen med jämna mellanrum och identifierar automatiskt inaktuellt innehåll.

Anpassade arbetsflöden och regler: Med Breeze kan du definiera anpassade arbetsflöden och regler för att skräddarsy innehållslivscykeln efter företagets behov. Du behåller full kontroll, från rapportering till arkivering.

Notifieringar och rapportering: Appen genererar automatiskt rapporter och meddelar ansvariga om sidornas status. Det innebär att beslutsfattare alltid har överblick och kan agera vid behov.

Rapporten ger innehållsägare, sidskapare och medarbetare en överblick över de olika Confluence-sidorna. Automatiseringen märker sidor som ”uppdaterade”, ”behöver granskas” eller ”kan eventuellt arkiveras”. Eftersom varje space har sina egna behov kan inställningarna bakom funktionen anpassas individuellt.

Hur fungerar Breeze?

För att visa Breeze i praktiken skapade vi ett demoarbetsflöde. Vi satte 90 dagar utan uppdatering som villkor för att märka en sida med ”granskning krävs” och definierade att sidägaren och den senaste bidragsgivaren till de identifierade sidorna skulle meddelas om den kommande granskningen.

Sidor som inte hade uppdaterats på ett år märktes med ”kan arkiveras”. För alla dessa sidor meddelar Breeze respektive sidägare samt användaren ”Martin”, som i vårt exempel kan vara den enda användaren med rättighet att arkivera och därför bör informeras om varje sida som ska arkiveras.

Därefter kopplade vi arbetsflödet till ett utrymme, och när arbetsflödet kördes såg utrymmet ut så här:

Utöver den här sidöversikten för ett utrymme genererade Breeze en analysrapport efter varje körning av arbetsflödet. Rapporten innehåller olika mätvärden, till exempel fördelningen av sidor utifrån deras status och utrymmets kvalitetspoäng. Nedan listas sidorna som behöver granskas, tillsammans med vilka personer som ansvarar för dem.

Breeze använder Confluence-funktionen för omnämnanden, där ett användarnamn föregås av "@". Personen får då en notis via e-post eller Slack, beroende på sina inställningar.

Viktigt är att Breeze inte skickar användardata externt och erbjuder hög dataintegritet genom att använda Confluence inbyggda notifieringssystem!

Utöver rapporterna erbjuder Breeze funktioner som hjälper ansvariga personer att regelbundet granska och hålla sidor uppdaterade. Längst upp på varje sida kan du till exempel se den senaste statusen, som visar om sidan är aktuell eller behöver uppdateras.

Efter att innehållet har granskats kan sidan enkelt återställas direkt till statusen "uppdaterad". Om granskningen i stället visar att sidan inte längre behövs kan den markeras som "arkiverbar".

För att göra sidgranskningen ännu enklare erbjuder Breeze översikter över alla sidor i ett utrymme som ska granskas eller arkiveras. Med ett filter visas alla sidor som behöver granskas och som en viss person ansvarar för.

Vyn för arkiverbara sidor visar även kommentarer, så att de som ansvarar för att arkivera sidor bättre kan förstå varför de inte längre behövs. Med bara några få klick kan dessa sidor arkiveras samtidigt (bulkarkivering) eller raderas samtidigt (bulkradering).

Intressant nog är bulkarkivering av sidor vanligtvis bara tillgänglig i Confluence Premium. Breeze erbjuder dock den här funktionen för Confluence Standard.

För att förstå effekten av underhållsåtgärder över tid erbjuder Breeze en särskild analyskomponent som grafiskt visar kvaliteten i ett utrymme.

Dessutom finns en global översikt över alla utrymmen, där alla nyckeltal kan ses på ett ögonblick. Det gör det enkelt att snabbt identifiera utrymmen som behöver lite mer uppmärksamhet och vidta åtgärder.