Content-Lifecycle-Management in Confluence

Während eine Anleitung für eine Kaffeemaschine wahrscheinlich unverändert bleibt, können Informationen über Personen, Kultur oder Finanzen schnell veralten. Auch Beschreibungen von App-Funktionen ändern sich häufig und sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Je nach Struktur und Organisation der Inhalte können diese Aktualisierungen jedoch leicht übersehen werden. Wie stellen wir also sicher, dass unsere Inhalte aktuell bleiben? Eine Möglichkeit sind regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen, um korrekte Informationen sicherzustellen.

Eine weitere Strategie besteht darin, ältere oder weniger relevante Inhalte visuell zu kennzeichnen oder bei Bedarf zu archivieren. Das Prinzip „Wenn es nicht gebraucht wird, weg damit“ gilt auch hier. Inhalte, die nicht mehr aktuell oder relevant sind, sollten nicht im System bleiben – so vermeiden wir Verwirrung und verbessern die User Experience.

Inhalte visuell hervorheben

Um die Relevanz einer Seite visuell hervorzuheben, genügt ein Wort: Status. Mithilfe vordefinierter oder benutzerdefinierter Status kann jeder Seite ein Status zugewiesen werden.

Dieser Status kann anschließend mithilfe einer Regel geändert werden.

Voraussetzung für automatisierte Inhaltsaktualisierungen

Für den Einstieg benötigt ihr Confluence Premium, das eine Vielzahl von Automatisierungsfunktionen bietet. Sie vereinfachen die Pflege und Aktualisierung von Inhalten, steigern die Effizienz eures Teams und reduzieren manuelle Aufgaben.

Für alle, die keinen Zugriff auf Confluence Premium haben, gibt es Alternativen, die ich später in diesem Blogbeitrag erläutere.

Die Automatisierung einrichten

1. Inhalte und Zeitraum definieren

Stellen wir uns vor, wir möchten alle Confluence-Seiten überprüfen und aktuell halten. Wir beginnen klein: idealerweise mit nur drei Spaces mit jeweils zehn Seiten – überschaubar, auch wenn es mühsam erscheinen mag. Denkt daran: Die Anleitung für die Kaffeemaschine wird sich wahrscheinlich nicht häufig ändern. Dennoch erinnern uns externe und interne Auslöser daran, regelmäßig Aktualisierungen vorzunehmen.

Wir fragen uns also: Möchte ich meinen Speiseplan wöchentlich aktualisieren? Muss ich gesetzliche Anforderungen an die Arbeitssicherheit oder Schulungsunterlagen regelmäßig überprüfen und anpassen? Entscheidend ist, das Ziel aktueller Inhalte mit gesetzlichen und/oder regulatorischen Anforderungen abzustimmen.

Kurz gesagt: Labels.

Labels eignen sich hervorragend, um die verschiedenen „Lebenszyklen“ von Inhalten zu kategorisieren, denn nicht alle Inhalte müssen gleich häufig aktualisiert werden. Wir können festlegen, wie oft wir die Inhalte aktualisieren möchten, die aktuell bleiben sollen. Dafür lassen sich Labels wie „6 Monate“, „12 Monate“ oder ein benutzerdefiniertes Intervall verwenden. In unserem Beispiel haben wir das Label „keep_current“ gewählt. Damit erkennen wir die Seiten, die regelmäßig überprüft werden müssen, und erhalten einen klaren Überblick über unsere Inhaltspflege.

Durch die strategische Kategorisierung von Inhalten schaffen wir einen strukturierten Ansatz, der die Effizienz steigert und sicherstellt, dass wir die Anforderungen an Relevanz und Compliance erfüllen. Schließlich möchten wir sicherstellen, dass alle Informationen, die unseren Mitarbeitern zur Verfügung stehen, stets relevant und aktuell sind.

2. Regeln erstellen

In unserem Beispiel halten wir es einfach: Es gibt eine klare Zuordnung. Unser Ziel ist lediglich, den Ersteller der Seite zu benachrichtigen – mehr nicht.

Die Confluence-Automatisierung ist zwar noch nicht auf dem Niveau der Jira-Automatisierung, doch es kommen kontinuierlich neue Auslöser und Aktionen hinzu, die die Möglichkeiten erweitern. Für unser Beispiel haben wir eine zeitbasierte Ausführung gewählt. Wir wählen eine tägliche Frequenz, die je nach Kunde und Inhalt variieren kann.

Auf den ersten Blick klingt das unkompliziert. Dennoch gibt es viele Details zu beachten. Wann sollen die Benachrichtigungen versendet werden? Soll für jede Benachrichtigung eine E-Mail ausgelöst werden? Müssen wir für verschiedene Inhaltstypen unterschiedliche Benachrichtigungen einrichten? Diese Fragen helfen uns, die Automatisierung weiter zu optimieren und an unsere Anforderungen anzupassen.

Wir lassen die Regel dauerhaft laufen, sodass sie jeden Morgen ausgeführt wird und die Mitarbeiter bis zum Morgen benachrichtigt werden. In unserem Beispiel berücksichtigen wir keine Wochenplanung oder Redaktionsteams. Als Nächstes fügen wir einen Branch hinzu, um die Bedingungen zu definieren:

Zwei weitere Kriterien sind der Autor und das Erstellungsdatum. Da sie für uns nicht relevant sind, wählen wir einfach „Updated“ und legen den Zeitraum auf sechs Monate fest. Da wir nicht möchten, dass für jede Seite oder jeden Inhaltstyp eine E-Mail ausgelöst wird, fügen wir außerdem einen „if block“ hinzu:

Hier prüfen wir das Label. Wir haben „keep_current“ gewählt:

Ihr könnt auch zusätzliche Kriterien verwenden, von „Views“ bis „Unique Views“. So stellt ihr sicher, dass häufig besuchte Seiten immer aktuell bleiben. In unserem Beispiel sind diese jedoch nicht relevant.

Abschließend definieren wir die Aktion – die Benachrichtigung:

In unserem Beispiel verwenden wir „E-Mail senden“, da eine E-Mail-Adresse immer verfügbar ist und wir es mit einer direkten 1:1-Beziehung zu tun haben (eine Seite, ein Ersteller). Ihr könntet auch Gruppenpostfächer verwenden, aber wir haben uns für Smart Values entschieden:

Unter „Weitere Optionen“ könnt ihr den Absender und ähnliche Einstellungen anpassen. Unser Beispiel ist natürlich recht einfach: Wir senden eine E-Mail, wenn Zeitpunkt und Label übereinstimmen. Es gibt jedoch viele weitere Möglichkeiten. Wir könnten andere Messaging-Services wie Teams, Slack und Twilio integrieren oder sogar einen Webhook verwenden. Auch das Erstellen eines Jira-Tickets ist möglich, wenn ein Redaktionsteam oder ein Projekt beteiligt ist.

Was ist, wenn ich Confluence Premium nicht habe?

Kein Problem: Workflows for Confluence ermöglicht euch ähnliche Automatisierungen, ohne auf Premium-Funktionen angewiesen zu sein. Mit dieser App könnt ihr Workflows einrichten, die Aufgaben automatisieren, Benachrichtigungen senden, Status ändern und vieles mehr.

Eine weitere App, die ich empfehle, ist Breeze. Sie analysiert eure Confluence-Instanz in festgelegten Intervallen und erkennt anhand vordefinierter Regeln und individueller Workflows automatisch veraltete Inhalte. Anschließend erstellt sie Berichte und benachrichtigt die verantwortlichen Personen über die Ergebnisse.