Erste Eindrücke von der Confluence-Automatisierung

Was ist Confluence-Automatisierung?

Einzelne Module lassen sich nach dem IFTTT-Prinzip (If This Then That) ohne Code zu Regeln zusammenstellen. Das Grundprinzip besteht darin, dass bestimmte Ereignisse in Confluence automatisch Aktionen auslösen können. Verschiedene Informationen können dabei den Ablauf und das Ergebnis der Aktionen beeinflussen. Diese Informationen lassen sich bei der Definition von Regeln in Confluence über sogenannte SmartValues nutzen. Damit können dynamische und berechnete Inhalte wie der Titel der aktuellen Seite, Namen von Benutzern oder das Datum von morgen an verschiedenen Stellen in Regeln verwendet werden.

Wer bereits mit der Automatisierung in Jira gearbeitet hat, wird dieses Prinzip kennen. Denn Confluence-Automatisierung orientiert sich bei Funktion, Aufbau und Darstellung an der Jira-Automatisierung. Nutzer der Jira-Automatisierung finden sich daher schnell in der Oberfläche der Confluence-Automatisierung zurecht.

Wer kann die Confluence-Automatisierung nutzen?

Wie bereits erwähnt, steht die Confluence-Automatisierung für alle Premium- und Enterprise-Versionen von Confluence Cloud zur Verfügung. Um die Funktionen zu nutzen, müsst ihr Instanz- oder Bereichsadministrator sein.

Um Bereichsautomatisierungen zu erstellen, öffnet die Einstellungen. Dort findet ihr am Ende der Liste den Eintrag für Automatisierungsregeln.

Als Administrator könnt ihr über die Confluence-Einstellungen auch direkt zu den globalen Automatisierungen navigieren. Zum Testen von Automatisierungen eignet sich jedoch der persönliche Bereich besser.

Was könnt ihr mit der Confluence-Automatisierung tun?

Mit der Confluence-Automatisierung lassen sich unterschiedlichste Aktionen schnell und einfach umsetzen. Im Folgenden zeige ich kurze Beispiele für vier Anwendungsfälle, die mich besonders begeistern, weil sie Workflows in Confluence deutlich verbessern und vereinfachen.

Content-Erstellung mit Confluence-Automatisierung

Besonders gut gefallen mir zwei Funktionen: der Aufbau von Seitenstrukturen beim Erstellen eines Bereichs und die wiederkehrende Erstellung von Seiten.

Häufig besteht die Anforderung, Projektbereiche nach einem bestimmten Schema einzurichten. Vom Anforderungsmanagement bis zur Dokumentation hilft eine einheitliche Struktur Benutzern, die benötigten Informationen schnell zu finden. Bisher waren dafür zusätzliche Apps erforderlich. Mit Confluence-Automatisierung können diese Strukturen jetzt nativ mithilfe von Vorlagen erstellt werden.

Insbesondere bei der Arbeit an einem Projekt ist die Dokumentation von Meetings erforderlich. Oft geht sie jedoch verloren oder wird in Confluence nicht gepflegt. Um Benutzer dabei zu unterstützen, kann vor wiederkehrenden Terminen eine Seite für Meetingnotizen erstellt werden. So werden die Teilnehmer kurz vor Beginn eines Meetings über die Erstellung der Seite informiert und dazu angeregt, die besprochenen Punkte zu dokumentieren.

Content-Organisation durch Confluence-Automatisierung

Neben der Seitenstruktur bietet Confluence ein weiteres Ordnungsprinzip, um Seiten schnell zu finden, miteinander zu verknüpfen und sichtbar zu machen: Labels. Leider werden Labels selten gepflegt, da sie manuellen Aufwand und einheitliche Regeln im Team erfordern, etwa bei Zuordnung, Schreibweise oder Vererbungsregeln. Mit der Confluence-Automatisierung lässt sich dieser Aufwand nun teilweise reduzieren und für mehr Einheitlichkeit sorgen.

Insbesondere die Vererbung von Labels ist eine Anforderung, die bisher nur mit Apps gelöst werden konnte. Mit der Confluence-Automatisierung lässt sich jetzt ganz einfach eine Liste von Labels definieren, die auch auf Unterseiten erscheinen sollen.

Theoretisch lassen sich mithilfe von SmartValues sogar dynamische Labels auf Basis des Seitennamens erstellen. Darüber hinaus kann eine unkontrollierte Vermehrung von Labels verhindert werden. Mit der Confluence-Automatisierung könnt ihr eine Menge an Labels definieren, die verwendet werden dürfen. Gehört ein Label nicht zu dieser Menge, wird es durch die Automatisierung entfernt. Obwohl sich die Label-Verwaltung grundsätzlich auch für komplexere und vor allem skalierbare Lösungen eignet, empfehle ich Magic Labels for Confluence von Polymetis Apps.

Benutzer mit der Confluence-Automatisierung benachrichtigen

Mit der Confluence-Automatisierung könnt ihr Benutzern individuelle Benachrichtigungen senden. Wenn beispielsweise eine Aufgabe auf einer Seite bald fällig ist, aber noch nicht als erledigt markiert wurde, kann die zugewiesene Person per E-Mail, Teams oder Slack erinnert werden. So gehen Aufgaben, die in einem Meeting verteilt wurden, weniger leicht verloren.

Das bestehende Benachrichtigungssystem von Confluence kann genutzt werden, indem Stakeholder abhängig von Label, Position, Titel oder sogar Inhalt einer Seite als Beobachter hinzugefügt und künftig entsprechend ihren Präferenzen über Änderungen informiert werden. So lässt sich der Informationsfluss in einem Unternehmen gezielt verbessern und steuern.

Andere Tools mit der Confluence-Automatisierung integrieren

Zu guter Letzt lässt sich die Funktion nutzen, um über Webhooks beliebige Integrationen aufzubauen, die auch einige Apps ersetzen können. Sie kann nicht nur Webanfragen senden, sondern auch empfangen. Das bedeutet, dass Ereignisse in anderen Tools potenziell Regeln in Confluence auslösen können.

Mit der Jira-Automatisierung könnt ihr Release- und Meetingnotizen erstellen, wenn ein Meeting in Teams eingerichtet wird, und die Funktionen der Confluence-Automatisierung mithilfe von REST APIs anderer Tools erweitern. Durch den Einsatz von Webhooks und Webanfragen können Workflows und wiederkehrende Aufgaben sauber, zuverlässig und automatisiert ausgeführt werden.

Was könnt ihr mit der Confluence-Automatisierung nicht tun?

Trotz aller Möglichkeiten, die die Confluence-Automatisierung bietet, gibt es noch einige Einschränkungen und Stolpersteine.

Die Inhaltserstellung ist weiterhin recht oberflächlich. Zwar lassen sich Seiten anhand von Vorlagen erstellen, Inhalte können jedoch noch nicht gesteuert werden. Atlassian hat angekündigt, Vorlagenvariablen in der Confluence-Automatisierung nutzbar zu machen. Damit entsteht eine Vielzahl von Anwendungsfällen, die sich über SmartValues umsetzen lassen.

Die Bedingungen, mit denen sich der Ablauf einer Regel ändern lässt, sind derzeit noch nicht besonders intuitiv und einfach zu bedienen. Technisch lassen sich viele Anwendungen schon heute umsetzen, erfordern jedoch den Einsatz von SmartValues, was Einsteiger abschrecken könnte. Ein Block, der die verfügbaren Informationen und Vergleichsoptionen über eine GUI auswählbar macht, wäre hier eine sinnvolle Ergänzung.

Die verfügbaren SmartValues liefern noch nicht die nötigen Informationen, um komplexe Aufgaben in einfachen Regeln zusammenzufassen. Dadurch werden Regeln mehrfach in leicht abgewandelter Form erstellt. Ohne die Einbindung der Confluence REST API lässt sich das nicht umsetzen.

Zudem werden Namenskonventionen aus den SmartValues der Jira-Automatisierung in der Confluence-Automatisierung nicht einheitlich umgesetzt, was mir beim Testen Kopfzerbrechen bereitet hat.

Die Auswirkungen auf die Zusammenarbeit

Ich teste die Confluence-Automatisierung seit Ende April 2021 und habe durchweg positive Entwicklungen beobachtet. Das Produktteam bei Atlassian konnte in den vergangenen neun Monaten auf Feedback aus der Community zählen, hat Informationen zu Anwendungsfällen und Problemen gesammelt und entsprechend gehandelt.

Viele der in diesem Artikel vorgestellten Anwendungen wären zu Beginn der Testphase kaum vorstellbar gewesen. Heute lassen sie sich problemlos umsetzen. Ich jedenfalls bin gespannt auf die zukünftigen Entwicklungen!