Hermes Einrichtungs Service (HES) ist Marktführer für Zwei-Mann-Handling-Services. Seit über 50 Jahren beauftragen rund 7 Millionen Kunden das Unternehmen mit der Lieferung von Möbeln, Großgeräten und anderen schweren oder empfindlichen Gütern. Damit ist das Unternehmen – Teil der weltweit tätigen Otto Group – Marktführer für Zwei-Mann-Handling-Services und betreibt ein weitreichendes Standortnetz in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden.
Kurz gesagt
Unternehmen
HES ist Marktführer für Zwei-Mann-Handling-Services und hat in über 50 Jahren Möbel und Großgeräte an rund 7 Millionen Kunden im deutschsprachigen Europa und in den Niederlanden geliefert.
Herausforderungen
Die Server-Lizenzen für Jira und Confluence liefen ab
Atlassian würde die Server-Versionen nicht länger unterstützen
Das Unternehmen muss strenge Datenschutzvorschriften und Compliance-Standards einhalten
Der laufende Betrieb könnte während der Migration beeinträchtigt werden
Lösung
Ein schrittweiser Migrationsansatz
Der Einsatz von Atlassian Cloud Migration Apps und Tools
Implementierung robuster Maßnahmen für Datensicherheit und Compliance
Umfassendes Change Management und Anwenderschulungen
Vorteile
Reibungsloser Übergang mit minimalen Unterbrechungen
Höhere Effizienz und Ressourceneinsparungen
Bessere Datensicherheit und Compliance
Höhere Produktivität und bessere Zusammenarbeit
Die Herausforderung
HES setzte Jira und Confluence von Atlassian bereits früh ein und nutzte diese Tools seit den 2000er-Jahren, um Abläufe und Wissensmanagement effizienter zu gestalten. Das Auslaufen der Server-Lizenzen Ende 2021 und Anfang 2022 sowie Atlassians Fokus auf Cloud-basierte Lösungen stellten HES jedoch vor eine Herausforderung.
Mit Jira und Confluence in der Server-Version waren wir bereits sehr zufrieden. Daran wollten wir anknüpfen und sahen in der Cloud-Strategie die vielversprechendste Softwarelösung für die Zukunft.
Die Otto Group, die Muttergesellschaft von HES, verfolgte bereits eine Cloud-first-Strategie und hatte in das Cloud Enterprise-Paket von Atlassian investiert. HES konnte von dieser Investition profitieren, die erweiterte Funktionen für Sicherheit und Compliance bot – entscheidend, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
Das Zusammenspiel dieser Faktoren machte die Entscheidung für eine Migration zu Atlassian Cloud für HES naheliegend, brachte jedoch auch erhebliche Herausforderungen bei der Umsetzung und Datenmigration mit sich.
Die Lösung
Um die Herausforderungen direkt anzugehen, arbeitete HES mit dem Atlassian Platinum und Enterprise Solution Partner Eficode (ehemals Jodocus) zusammen. Gemeinsam entwickelten sie die optimale Migrationsstrategie.
HES entschied sich für einen schrittweisen Ansatz und unterteilte die komplexe Migration in kleinere, besser handhabbare Etappen. Zunächst migrierten sie weniger kritische Projekte und testeten und validierten jede Phase gründlich, bevor sie sich den anspruchsvolleren widmeten. So minimierten sie das Risiko von Fehlern oder Datenverlusten und sorgten für einen reibungslosen Übergang.
Auf Empfehlung von Eficode nutzte HES verschiedene Atlassian Cloud Migration Apps und Tools. Diese automatisierten viele zeitaufwendige Aufgaben wie Datenzuordnung und -übertragung, beschleunigten die Migration und ermöglichten es dem HES-Team, sich auf andere wichtige Aspekte des Prozesses zu konzentrieren.
Datensicherheit und Compliance hatten für HES während der gesamten Migration höchste Priorität. Das Unternehmen implementierte robuste Maßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups, um alle Informationen zu schützen. Natürlich stellten sie auch sicher, dass der gesamte Prozess die strengen regulatorischen Anforderungen erfüllte und so das Vertrauen ihrer Stakeholder gewahrt blieb.
Die Möglichkeit, über die Otto Group DSGVO-konforme Cloud Enterprise-Lizenzen zu beziehen, löste das Datenschutzthema vollständig. So konnten wir den Datenstandort einfach auf Deutschland festlegen und uns auf die technische Migration unserer Jira- und Confluence-Instanzen konzentrieren. Darüber hinaus ist auch die Datensicherheit und damit der Schutz aller Daten durch technische Lösungen in der Cloud zufriedenstellend.
HES wusste, dass eine erfolgreiche Migration nicht nur von der technischen Umsetzung abhängt. Deshalb führte Eficode umfassende Schulungen durch, damit alle mit der neuen Cloud-Umgebung und ihren Funktionen vertraut wurden. So ließen sich Unterbrechungen im Tagesgeschäft minimieren, und das Team konnte seine Kunden weiterhin erstklassig betreuen.
Die Vorteile
Mit Eficode in sicheren Händen brachte die Migration zu Atlassian Cloud HES viele Vorteile: Die Abläufe wurden transformiert und insgesamt effizienter.
Der schrittweise Ansatz erwies sich als Erfolg. Er ermöglichte einen reibungslosen und kontrollierten Übergang mit minimalen Auswirkungen auf das Tagesgeschäft.
Durch die Automatisierung zahlreicher zeitaufwendiger Aufgaben sparte HES wertvolle Zeit und Ressourcen, die stattdessen in strategischere Initiativen fließen konnten. Das förderte Innovationen und verbesserte das gesamte Serviceangebot, sodass das Unternehmen seine Position als Marktführer leichter behaupten konnte.
Bessere Maßnahmen für Sicherheit und Compliance gaben HES die Gewissheit, dass sensible Daten gut geschützt sind. Das stärkte auch den Ruf des Unternehmens als vertrauenswürdiger und zuverlässiger Partner.
Die umfassenden Schulungen sorgten dafür, dass die Mitarbeiter die neue Cloud-Umgebung sicher und souverän nutzen konnten. Dank höherer Produktivität und besserer Zusammenarbeit – weil sich alle schnell an die neuen Tools und Workflows anpassen konnten – war das Unternehmen in der Lage, seine Kunden noch besser zu betreuen.
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