Element Logic, ein führender Anbieter von Automatisierungslösungen für Lagerhäuser, nutzte seit Jahrzehnten die Data-Center-Tools von Atlassian – Jira Software, Jira Service Management (JSM) und Confluence. Obwohl eine Cloud-Migration auf der Agenda stand, verzögerten Bedenken hinsichtlich der Daten-Compliance den Übergang. Das Rechtsteam benötigte detaillierte Dokumentationen zu Sicherheit, Datenhosting und Governance von Atlassian Cloud, bevor es den nächsten Schritt gehen konnte.
Kurz gesagt
Unternehmen
Element Logic ist ein führender Anbieter von Lagerautomatisierungslösungen und setzt seit Jahrzehnten auf Atlassian-Data-Center-Tools.
Die Herausforderung
Enger Zeitplan: Das Projekt wechselte von einem sorgfältig geplanten, schrittweisen Vorgehen zu einer vollständigen Migration in nur zwei Monaten.
Komplexität: Migration einer 19 Jahre alten, stark individualisierten Atlassian-Umgebung mit 350 Jira- und 400 Confluence-Nutzern.
Daten-Compliance: Sicherheit, Governance und Zugriffskontrolle in der Cloud gewährleisten.
Anwendungskompatibilität: Individuelle Skripte und Workflows an die Funktionen der Cloud anpassen.
Keine Ausfallzeit möglich: Bei einem 24/7-Kundensupport war ein unterbrechungsfreier Service entscheidend.
Die Lösung
Als langjähriger Atlassian-Partner von Element Logic haben wir die Migration mit einem Team aus Beratern, Cloud-Readiness-Experten und Projektmanagern geleitet. Dabei arbeiteten wir eng mit den IT- und Business-Teams von Element Logic zusammen, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen.
Zu den wichtigsten Maßnahmen gehörten:
Cloud Readiness Assessment (CRA): Ursprünglich als Standardbewertung für die Migration geplant, wurde das CRA an den kürzeren Zeitplan angepasst.
Temporäre Lizenzverlängerung: Eficode koordinierte mit Atlassian die Verlängerung der On-Premise-Lizenzen, um Serviceunterbrechungen zu vermeiden.
Aktualisierte Automatisierung: Die On-Premise-Automatisierung mit ScriptRunner wurde durch Cloud-native Automatisierungstools von Atlassian ersetzt.
Verbesserte Sicherheit und Zugriffe: Single Sign-On (SSO) wurde eingeführt, um die Sicherheit zu erhöhen und den Benutzerzugriff zu vereinfachen.
Erweitertes Reporting und Dashboards: Neue Cloud-basierte Tools verbesserten die Transparenz für Support-Teams und Kunden, die zuvor auf einfachere Diagramme und Dashboards angewiesen waren.
Die Vorteile
Schnelle Umsetzung: Die Migration wurde innerhalb von vier Tagen abgeschlossen – ohne Unterbrechungen für Kunden.
Höhere Effizienz: Die Einführung der Cloud verbesserte die Skalierbarkeit, reduzierte den IT-Wartungsaufwand und vereinfachte die Zugriffskontrolle.
Stärkere Sicherheit und Compliance: SSO machte proprietäre Hardware überflüssig und ermöglichte einen sicheren globalen Zugriff, was besonders für Teams außerhalb der EU praktisch war. Zudem zeigte sich, dass Element Logic in der Cloud von besserer Sicherheit profitiert, obwohl die lokale Umgebung stets aktuell gehalten wurde.
Kosteneinsparungen: Durch die Abschaltung der On-Premise-Infrastruktur werden jährlich 20.000 € eingespart. Durch Akquisitionen werden weitere Einsparungen erwartet.
Bessere Zusammenarbeit: Standardisierte Workflows in Jira Software und Jira Service Management steigerten die Effizienz der Teams. Zudem kann das Team dank des Premium-Plans Workflows testen und Änderungen schneller umsetzen.
Neue Wachstumschancen: Die Cloud-Umgebung ermöglichte die reibungslose Integration mit Tools wie SAP und Microsoft Dynamics und eröffnete Möglichkeiten für Automatisierung und Datenkonsolidierung.
Nachdem Atlassian seine Dokumentation zu Sicherheit und Compliance erweitert hatte, gewann Element Logic das Vertrauen, die Migration erneut anzugehen. Steigende Serverkosten verstärkten den Bedarf an Veränderung zusätzlich, und Anfang 2024 entschied das Unternehmen, in die Cloud zu wechseln.
Ursprünglich war geplant, die Migration in zwei Phasen durchzuführen: zunächst Jira Software als einfache Lift-and-Shift-Migration, gefolgt von einer komplexeren Umstrukturierung von Jira Service Management. Im Oktober 2024 teilte das IT-Team jedoch mit, dass die On-Premise-Server bis Jahresende außer Betrieb genommen würden. Dadurch verkürzte sich der Migrationszeitraum von 7–8 Monaten auf weniger als 3 Monate.
Trotz dieser Herausforderung passten sich die Experten von Eficode schnell an, beschleunigten das Projekt und stellten gleichzeitig einen reibungslosen Übergang ohne Serviceunterbrechungen sicher.
Uns war klar, dass der Wechsel in die Cloud eine große Umstellung sein würde. Doch ein klarer Plan und die Flexibilität, uns anzupassen, machten den entscheidenden Unterschied. Der parallele Betrieb unserer On-Premise- und Cloud-Systeme half uns, Risiken zu minimieren und den Betrieb während der gesamten Umstellung reibungslos aufrechtzuerhalten.
Erkenntnisse und Erfahrungen für eine erfolgreiche Cloud-Migration
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren dieses Projekts war der sehr kooperative Ansatz von Element Logic. Die Einstellung, dass alle mit anpacken, stellte sicher, dass unsere Berater über die nötigen Ressourcen und die erforderliche Unterstützung verfügten, um die Migration effizient durchzuführen. Laut Des Currivan, European Support Director bei Element Logic:
Alles verlief äußerst reibungslos, was bei einem IT-Projekt dieser Größenordnung selten ist. Dank der Expertise und strategischen Planung von Eficode konnten wir die Migration ohne Ausfallzeiten für unsere 400 Kunden abschließen.
Die wichtigsten Erkenntnisse für andere Unternehmen:
Sicherheit und Compliance frühzeitig angehen: Die Prüfung der Sicherheitsdokumentation und die enge Zusammenarbeit mit den Rechtsteams stellen sicher, dass Compliance-Anforderungen erfüllt sind, bevor ihr euch für eine Cloud-Migration entscheidet.
Bereit sein, euch anzupassen: Ein phasenweiser Migrationsplan muss aufgrund unvorhergesehener IT- oder Geschäftsentscheidungen möglicherweise angepasst werden.
Systeme parallel betreiben: Wenn On-Premise- und Cloud-Umgebungen während der Migration aktiv bleiben, minimiert das Risiken.
Auf die Unterstützung von Experten setzen: Ein erfahrener Atlassian-Partner wie Eficode kann komplexe Herausforderungen meistern, zu Sicherheitsfragen beraten sowie Workflows und Lizenzzuweisungen optimieren.
Sicherheit und Zugriffskontrolle priorisieren: Die Einführung von SSO vereinfachte die Benutzerverwaltung und erhöhte gleichzeitig die Sicherheit.
Neue Möglichkeiten erschließen: Über Kosteneinsparungen hinaus eröffnete die Cloud-Migration Automatisierungs- und Analysefunktionen, die den Supportbetrieb grundlegend veränderten.
Zukünftige Pläne und kontinuierliche Cloud-Optimierung
Nach Abschluss der Hauptmigration konzentriert sich Element Logic jetzt auf:
Die Verbesserung der Jira-Service-Management-Workflows, um die Serviceabläufe zu verbessern – dieser Schritt war ursprünglich Teil der zweiten Phase, wurde jedoch aufgrund des beschleunigten Zeitplans verschoben.
Die Integration von 100 Jira-Nutzern eines kürzlich übernommenen deutschen Unternehmens, um die Umgebungen zusammenzuführen und dadurch die IT-Kosten weiter zu senken. Die Cloud-Umgebung erleichtert es nun erheblich, künftig weitere Unternehmen anzubinden und ihre globalen Mitarbeiter in einer Umgebung zusammenzuführen.
Die Erkundung von Einsatzmöglichkeiten für AI auf der gesamten Atlassian-Plattform, um Kundeninteraktionen und die Qualität der Antworten zu verbessern. Die Cloud-Migration hat neue Möglichkeiten eröffnet, Supportdaten zu analysieren. So können Vertriebsteams beispielsweise schneller und fundierter auf Kundenanfragen reagieren.
Der Wechsel in die Cloud drehte sich nicht nur um Kosteneinsparungen. Er eröffnete neue Funktionen für Automatisierung und Analysen, die unsere Unterstützung für die Teams grundlegend verändert haben. Mit fachkundiger Begleitung haben wir eine komplexe Migration in einen echten geschäftlichen Mehrwert verwandelt.
Eficode ist stolz darauf, Element Logic auf dem Weg in die Cloud unterstützt und unter engem Zeitdruck einen reibungslosen Übergang ermöglicht zu haben.
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