Erste Schritte mit Jira Server oder Jira Cloud

In diesem Beitrag helfe ich euch, auf Grundlage meiner eigenen praktischen Erfahrung als Jira-Administrator und -Berater sowie der Erfahrungen meiner Kollegen bei Eficode Praqma, die mir beim Schreiben dieses Beitrags geholfen haben, die richtige Wahl zu treffen.

Dieser Rat richtet sich an alle Personen oder Teams, die die endgültige Entscheidung treffen möchten, ob sie Atlassian Cloud oder Server nutzen sollen. Vielleicht seid ihr der CTO eures Unternehmens oder Administrator/Teamleiter – dieser Beitrag hilft euch, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Überblick

Einer der wichtigsten Gründe für die Wahl einer Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) wie Jira Cloud sind die automatischen Updates, der geringe Wartungsaufwand und die einfache Integration mit anderen Cloud-Anwendungen und -Systemen.

Ihr solltet jedoch bedenken, dass ihr nicht die vollständige Kontrolle über die Lösung habt. Automatische Updates sind großartig, wenn ihr ohne Aufwand neue Funktionen erhaltet. Andererseits können dadurch Änderungen eingeführt werden, die eure Arbeitsweise beeinflussen. Funktionen oder UI-Elemente können mit neuen Updates geändert, hinzugefügt oder entfernt werden. Aktuell versucht Atlassian, eine neue Standardoberfläche einzuführen, was das Leben für diejenigen etwas erschwert, die an die Funktionen der alten Oberfläche gewöhnt sind. Sie kann pro Benutzer deaktiviert werden, aber ihr könnt als Unternehmen nicht entscheiden, sie generell nicht zu nutzen. Außerdem unterscheiden sich die unterstützten Funktionen der Server- und Cloud-Angebote. Eine wichtige Funktion in der Cloud, die ihr in Server nicht findet, ist das Next Gen Project. Jeder in eurem Unternehmen kann es erstellen. Die Idee dahinter ist ein personalisiertes Projekt, bei dem die von euch erstellten Anpassungen und Konfigurationen auf dieses Projekt beschränkt sind. Es bietet außerdem eine sehr praktische Roadmap-Funktion. In mancher Hinsicht wirkt es jedoch noch unfertig, und einfache Dinge wie das Bearbeiten des Workflows sind in Next Gen Projects nicht verfügbar. Zudem ist es in einigen Unternehmen möglicherweise nicht die beste Strategie, wenn jeder seinen eigenen Weg geht. Next Gen Projects können nicht zu Jira Server migriert werden – behaltet das ebenfalls im Hinterkopf.

Die Lösung Jira Server bietet vollständige Kontrolle und lässt sich möglicherweise einfacher in eure internen Systeme integrieren. Allerdings solltet ihr erhebliche Kosten für Wartung und Updates berücksichtigen. Vollständige Kontrolle ist außerdem ein zweischneidiges Schwert, mit dem ihr vorsichtig umgehen solltet. Kleine individuelle Anpassungen mögen zunächst harmlos erscheinen, aber denkt daran: Alles, was ihr hinzufügt oder ändert, muss auch gewartet werden.

Ich habe zu viele Beispiele aus der Praxis gesehen, in denen Server-Instanzen von mehreren Personen „optimiert“ und/oder „konfiguriert“ wurden, die nicht mehr im Unternehmen sind oder sich schlicht nicht mehr nachvollziehen lassen. Da niemand diese Lösungen warten, aktualisieren oder erklären kann, lässt sich nicht vorhersagen, was bei einem Update der Jira-Instanz passiert. Deshalb entscheiden sie sich häufig gegen ein Systemupdate. Das ist besonders problematisch, wenn sie Stabilität, Performance oder neue Funktionen aus den neuen Patches benötigen.

Data Center ist eine identische, aber skalierbare Version von Server, daher gehe ich in diesem Text nicht näher darauf ein. Dieser Artikel konzentriert sich auf die wichtigsten Unterschiede zwischen Cloud und Server.

Unternehmensgröße

Jede Cloud-Instanz unterstützt bis zu 5.000 Benutzer. Es gibt außerdem ein Early-Access-Programm, das bis zu 10.000 Benutzer ermöglicht. Die Server-Version hat bei der Nutzung von Data Center keine Benutzerbegrenzung. Das bedeutet, dass größere Unternehmen mit vielen Benutzern mehrere Jira-Sites nutzen müssen, wenn sie Cloud einsetzen möchten. Ihr könnt eine Atlassian Organization einrichten, um unbegrenzt viele Benutzer über mehrere Sites hinweg zu verwalten, doch jede Site läuft auf einer eigenen separaten Instanz.

Bedenkt, dass die Reporting-Tools von Jira nur Daten und Berichte aus der Instanz abrufen können, in der sie sich befinden. Um Daten instanzübergreifend zu erfassen und einen vollständigen Überblick zu erhalten, müsstet ihr ein weiteres externes Tool verwenden.

Wenn ihr Teil eines dieser größeren Unternehmen seid, würde ich Server/Data Center empfehlen. Bei einer so großen Benutzerzahl verfügt ihr wahrscheinlich auch über die Ressourcen, die für den Betrieb und die Wartung des Systems erforderlich sind. Damit kommen wir zum nächsten Thema.

Wenn ihr dennoch Cloud nutzen möchtet, kann das Plugin Exalate durch die Synchronisierung von Issues und Daten zwischen den Instanzen bei der Zugänglichkeit helfen.

Betrieb und Wartung

Entwickelt euer Unternehmen bereits Code und wartet Server, oder verfolgt ihr die SaaS-Strategie? Vielleicht macht ihr auch beides? Der Betrieb und die Wartung lokaler Server können schnell deutlich teurer werden als zunächst erwartet – insbesondere, wenn ihr noch kein engagiertes und erfahrenes Team für die Verwaltung habt. Bei Jira Server müssen Updates, Ausfälle, Sicherheitsrisiken und die Skalierung von euch oder eurem Team übernommen werden.

Wenn ihr diese Herausforderung bewältigen könnt, profitiert ihr möglicherweise von schnelleren Ladezeiten und vollständiger Kontrolle. Ihr könntet die Instanzen beliebig anpassen. Meiner Meinung nach überwiegen die Vorteile jedoch nicht die Nachteile.

Die Mitarbeiter, die euer System warten, aktualisieren und skalieren, könnten an anderer Stelle im Unternehmen Mehrwert schaffen. Die schnelleren Ladezeiten sind für eure Benutzer möglicherweise gar nicht spürbar, und eigene individuelle Anpassungen bedeuten, dass ihr sie warten müsst. Wenn Betrieb und Wartung der Instanzen in irgendeiner Weise ein Thema für euch sind, würde ich die Cloud-Lösung empfehlen. Selbst wenn das nicht der Fall ist, würde ich weiterhin Cloud empfehlen, um zusätzliche Ressourcen freizusetzen und euch die Sicherheit zu geben, dass sich jemand anderes darum kümmert.

In fast allen Fällen findet ihr im Atlassian Marketplace ein Plugin, das genau das leistet, was ihr benötigt. Daher müsst ihr nur selten etwas individuell anpassen. Damit kommen wir zum nächsten Thema.

Plugins

Das richtige Plugin und die Frage, ob es für Cloud oder Server verfügbar ist, können über eure Entscheidung entscheiden.

Vor ein paar Jahren war Jira Cloud noch ein relativ neues Produkt, und es gab nicht viele verfügbare Plugins. Für die Server-Plattform waren bereits viele Plugins entwickelt worden, doch sie waren nicht mit Cloud kompatibel. Inzwischen erscheinen jedoch immer mehr Funktionen von Server auch in Cloud.

Einige häufig genutzte Plugins und ihre Unterstützung auf den beiden Plattformen:

Plugin

Server

Cloud

Beschreibung

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Mit Scriptrunner könnt ihr Groovy-Skripte auf eurer Instanz ausführen und so die zusätzliche Funktionalität erhalten, die ihr sonst nirgends bekommt.

Die Server-Version bietet erweiterte Funktionen, während es in der Cloud mehrere Einschränkungen gibt, etwa eine maximale Ausführungszeit von 60 Sekunden. Liste der Einschränkungen

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Synchronisiert fast alles zwischen mehreren Jira-Instanzen. Wenn eure Organisation auf mehrere Jira-Instanzen verteilt ist, könnt ihr dennoch bestimmte Vorlagen, benutzerdefinierte Felder oder sogar ganze Projekte gemeinsam nutzen.

EazyBi Reports and Charts

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Das Business-Intelligence-Plugin für Jira. Der Einstieg kann etwas komplex sein, aber die Dokumentation und der Support sind sehr gut. Ich habe es häufig genutzt, und es funktioniert hervorragend. Bei komplexen Berechnungen kann das Plugin in der Cloud jedoch ein Timeout verursachen. Wie bei Scriptrunner gibt es auch hier eine Begrenzung der Ausführungszeit für Abfragen. Bei der Cloud-Version wird eine Kopie eurer Daten auf den eigenen Servern des Anbieters gespeichert. Prüft, ob das für eure Organisation in Ordnung ist.

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Wenn ihr Microsofts PowerBi bereits nutzt, um interne Geschäfts- und Reporting-Daten auszuwerten, ist dieses Plugin genau das Richtige für euch. Es lässt sich für Cloud und Server einfach einrichten, und ihr könnt auswählen, welche Datensätze ihr aus Jira extrahieren möchtet.

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Mehr Funktionen für das Servicedesk-Portal in Jira. Damit könnt ihr weitere Felder in euren Antragsformularen abhängig von vorherigen Eingaben ein- oder ausblenden. Die dynamischen Anfragen funktionieren sehr gut, allerdings habe ich in der Cloud einmal einen ganzen Tag Ausfallzeit erlebt, in dem Kunden keine Anfragen einreichen konnten. Das ist nur einmal passiert, und der Support war sehr hilfreich.

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Ähnliche Funktionen wie die oben genannte Extension for Service Desk und vom selben Anbieter, jedoch nur für Server/Datacenter verfügbar.

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Ich habe es nicht ausprobiert, aber es unterstützt ebenfalls Cloud und verspricht dynamische Formulare. Es gibt sogar eine kostenlose Version, allerdings mit weniger verfügbaren Funktionen.

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Das führende Diagramm-Tool für Jira. Damit könnt ihr Organisationsdiagramme, BPMN-, UML- und ER-Diagramme, Wireframes, Mockups sowie Netzwerkdiagramme einfügen. Zwischen der Cloud- und der Server-Version habe ich kaum Unterschiede festgestellt.

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Wenn euch die standardmäßigen Arbeitsprotokolle zu eingeschränkt sind, ist dieses Plugin das Richtige für euch. Es sollte alle eure Anforderungen an die Zeiterfassung abdecken. Die Oberflächen von Cloud und Server unterscheiden sich leicht, die Funktionalität ist jedoch sehr ähnlich.

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Plugin für Test Management. Ich empfehle Xray gegenüber dem Wettbewerber Zephyr, weil es günstiger ist und bessere CI/CD-Integrationen bietet. Meine Kollegen berichten jedoch, dass die Server-Version noch viele nützliche Funktionen enthält, die bisher nicht in die Cloud übernommen wurden.

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Für all eure Anforderungen an Roadmaps und Gantt-Diagramme. Damit könnt ihr mehrere Projekte gleichzeitig verwalten und erhaltet einen guten Überblick. Wenn ihr konsequent auf Agile Development setzt, solltet ihr auch Portfolio als Alternative zum Plugin in Betracht ziehen. Hat eure Organisation mehr als 500 Mitarbeiter, solltet ihr außerdem Jira Align als Alternative prüfen.

Wie oben erwähnt, solltet ihr prüfen, welche Daten aus euren Instanzen in die verschiedenen Plugins kopiert werden, wo diese Daten gespeichert werden und was der Anbieter in Bezug auf Datensicherheit bietet. Einige Plugins wie EazyBi erstellen eine vollständige oder teilweise Kopie eurer Daten, um sie unabhängig von eurem System zu verarbeiten. Bei Server können diese Daten lokal gespeichert werden, in der Cloud werden sie jedoch auf Servern von Drittanbietern gehostet, die vom Anbieter bereitgestellt werden.

Wie in Abschnitt 5.6. Anbieterbedingungen der Atlassian Marketplace Vendor Agreement beschrieben, werden die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen nicht von Atlassian, sondern von den Anbietern selbst bereitgestellt.

Sofern eure Organisation keine privaten oder anderweitig sensiblen Daten verarbeitet, sind die Vorteile des passenden Plugins in der Cloud und die Tatsache, dass ihr euch nicht um Kompatibilität, Updates und Wartung kümmern müsst, gegenüber der Abwicklung derselben Aufgaben auf Server immer vorzuziehen. Auch in der Cloud-Umgebung können diese Aspekte noch Probleme verursachen, und gelegentlich kommt es möglicherweise zu Ausfallzeiten bei Plugins, da sie – genau wie Jira Cloud – remote gewartet und aktualisiert werden. In solchen Fällen könnt ihr jedoch sicher sein, dass der Anbieter und/oder Atlassian an einer Lösung arbeitet.

Die Wahl

Falls ihr euch noch nicht entschieden habt, habe ich unten ein kleines Flussdiagramm vorbereitet, das euch weiterhilft.

Wenn ihr das Beste aus beiden Welten möchtet, solltet ihr euch Eficode ROOT ansehen. Es wurde speziell für Nutzer entwickelt, die den Komfort von Software as a Service (SaaS) wünschen und sich nicht um Wartung, Updates und Kompatibilität kümmern möchten, dabei aber Datenschutz und individuelle Funktionen genau nach ihren Vorstellungen sicherstellen wollen.

Wenn ihr die Server/Data Center-Lösung nutzt, empfehle ich euch außerdem, einen Blick auf Atlassian Software in Kubernetes (ASK) zu werfen. Damit könnt ihr eure Instanzen mit Kubernetes, Docker und anderen Container-Tools skalieren. So könnt ihr die benötigte Performance einfach skalieren und eure Instanzen bei Problemen leichter wieder in Betrieb nehmen.

Fazit

Wenn ihr aus irgendeinem Grund noch unsicher seid und möchtet, dass ich euch sage, wofür ihr euch entscheiden solltet, entscheidet euch für Cloud. Vor einigen Jahren hätte ich die Server-Lösung empfohlen – wegen der vielen Einschränkungen und Konfigurationsprobleme, auf die ich ohne Plugin-Unterstützung oder Integration mit anderen On-Premise-Lösungen gestoßen bin. Doch die meisten dieser Probleme gibt es mit Cloud nicht mehr. Mir gefällt überhaupt nicht, dass die neue UI für Cloud standardmäßig für neue Nutzer eingestellt wurde, aber angesichts aller anderen Vorteile muss ich sie trotzdem empfehlen. Mein Eindruck ist, dass Atlassian – und fast jedes andere Unternehmen, das die Wahl hat – seine Software in der Cloud entwickeln und bereitstellen möchte. In ein paar Jahren werdet ihr vermutlich den Anschluss verlieren, wenn alles als Service in der Cloud läuft.

Danke, dass ihr mich auf dieser Reise durch Server und Cloud begleitet habt. Wenn ihr Fragen habt oder weitere Informationen möchtet, könnt ihr euch gerne an mich wenden.