Top-Tipps für angehende Scrum Master

Es kann nie schaden, die Grundlagen immer wieder zu lesen, bis ihr sie im Schlaf beherrscht. Macht euch gründlich mit dem Scrum Guide und dem Agile Manifesto vertraut. Geht jedoch nicht davon aus, dass ihr oder euer Team sofort alles so umsetzen könnt, wie es im Buch steht. Die Theorie zu verstehen, ist wichtig – sie in die Praxis umzusetzen, ist etwas anderes. Zuerst müsst ihr das Team, die Menschen darin und ihre aktuelle Situation verstehen.

Im Folgenden findet ihr eine Liste aufeinander aufbauender Schritte, die meine Kollegen und ich neuen Scrum Mastern empfehlen. Arbeitet sie durch, um zu lernen, wie ihr euer Team besser unterstützen könnt.

Neun Tipps für Scrum Master

Tipp 1: Beobachten und zuhören

Widersteht dem Drang, sofort aktiv zu werden. Beginnt mit Beobachten und Zuhören. Das Vertrauen des Teams gewinnt ihr nicht am ersten Tag. Versucht zu verstehen, wer die Teammitglieder sind und wie sie zusammenarbeiten. Nehmt euch die Zeit, wirklich zuzuhören, Fragen zu stellen und jedem Teammitglied ehrliches Interesse entgegenzubringen. Versucht nicht sofort, etwas zu verändern oder eine Methode vorzustellen, die ihr gesehen oder über die ihr gelesen habt. Sagt auch nicht laut: „Ich bin hier, um zu beobachten.“ Das wird die Leute nur ärgern. Wer möchte schon bei der Arbeit beobachtet werden? Macht eure Beobachtungen, aber unauffällig.

Organisiert Einzelgespräche oder Teambuilding-Aktivitäten. Ihr könntet beispielsweise jede Woche eine 30-minütige Kaffeepause einrichten, in der nicht über die Arbeit gesprochen wird. Auch ein gemeinsames Team-Mittagessen bietet eine gute und einfache Möglichkeit, Zeit miteinander zu verbringen und über andere Themen als die Arbeit zu sprechen.

Tipp 2: Tools vereinfachen

Konzentriert euch als Nächstes auf die Tools, die euer Team nutzt, etwa Jira. Als Scrum Master ist es entscheidend, diese Tools sicher zu beherrschen. Nehmt euch die Zeit, sie in- und auswendig kennenzulernen, und nutzt dieses Wissen, um die Tools für alle einfacher und effizienter zu gestalten.

Achtet bei der Beobachtung des Teams auf alles, was bei der Nutzung der Tools umständlich wirkt. Wahrscheinlich lassen sie sich so konfigurieren, dass der Workflow reibungsloser läuft.

Wenn Jira das wichtigste verwendete Tool ist, passt es an die Anforderungen eures Teams an und konfiguriert es entsprechend. Ein gut eingerichtetes Tool kann Zeit sparen, Frust reduzieren und den Fokus auf die Arbeit statt auf den Prozess lenken. Erstellt Filter, Dashboards und Verknüpfungen, die tägliche Aufgaben erleichtern.

Überraschend viele Teams nutzen Jira auf unkonventionelle Weise. Lasst euch davon nicht abschrecken. Jira kann auch dann genauso effektiv sein, wenn es nicht so genutzt wird, wie Atlassian es vorgesehen hat. Manchmal führen diese unkonventionellen Vorgehensweisen jedoch zu Schwierigkeiten. Wenn ihr das bemerkt, sprecht mit dem Team darüber und zeigt die Vorteile einer anderen Nutzung des Tools auf.

Tipp 3: Vertrauen durch Beständigkeit und Neugier aufbauen

Das Vertrauen eures Teams gewinnt ihr nicht über Nacht. Es entsteht durch beständige, offene und ehrliche Interaktionen. Zeigt, dass euch die Teammitglieder und ihr Wohlbefinden wirklich wichtig sind. Nehmt euch Zeit, ihre Perspektiven zu verstehen.

Achtet genau auf Daten wie Velocity, Stabilität, Robustheit, Cycle Times, Protokolle aus Retrospektiven, Anzahl der Bugs und das Alter der Bugs. Bereitet diese Daten für das Team so auf, dass es seine Leistung und Fortschritte besser verstehen kann. Nutzt sie als Grundlage für Gespräche, nicht als Instrument zur Bewertung.

Ermutigt das Team, in mehreren Optionen zu denken. Statt nur einen möglichen Weg zuzulassen, fragt: „Was könnten wir noch tun?“ So öffnet ihr das Gespräch für alternative Strategien und Ideen.

Widersteht dem Impuls, für jedes auftretende Problem sofort eine Lösung anzubieten. Stellt stattdessen gezielte Fragen, die das Team dazu anregen, diese Themen selbst zu besprechen und anzugehen. Helft ihm, Probleme gemeinsam zu erkennen und zu lösen. Kleine, schrittweise Veränderungen sind oft wirksamer als große Sprünge. Mit der Zeit kann dieser Ansatz zu deutlichen Verbesserungen und einem stärkeren Vertrauen im Team führen.

Tipp 4: Agile-Wissen vertiefen

Euer Agile-Wissen zu vertiefen, ist essenziell – doch aus gutem Grund steht es erst an vierter Stelle. Die ersten drei Tipps betonen Beobachtung, den sicheren Umgang mit Tools und den Aufbau von Vertrauen, denn diese menschenorientierten Aspekte schaffen die Grundlage für erfolgreiche Agile-Praktiken.

Es ist wichtig, die Zeremonien und den regelmäßigen Rhythmus von Scrum zu verstehen. Damit solltet ihr euch jedoch erst beschäftigen, nachdem ihr begonnen habt, eine Verbindung zu eurem Team aufzubauen und mit den richtigen Tools einen reibungsloseren Workflow ermöglicht habt.

Nehmt euch also Zeit, die Werke führender Agile-Vordenker zu lesen und daraus zu lernen, die Ideale von Scrum zu verinnerlichen und seine Zeremonien zu respektieren. Denkt aber immer daran: Diese Frameworks und Leitfäden sind Werkzeuge, die euer Team auf seinem Weg unterstützen sollen – keine starren Regeln, die ihr durchsetzen müsst.

Der Weg zu Agile verläuft nicht geradlinig. Oft führt ihr ein Experiment durch und stellt dann fest, dass es nicht wie erwartet funktioniert hat. Ihr müsst gemeinsam lernen.

Eine häufig übersehene Möglichkeit, die grundlegenden Konzepte von Agile zu nutzen, besteht darin, mit dem Team über Werte und Prinzipien zu sprechen. Die Scrum-Werte Mut, Respekt, Commitment, Fokus und Offenheit sowie die Prinzipien Transparenz, Überprüfung und Anpassung funktionieren auch in Kanban-Teams.

Tipp 5: Positive Kommunikation fördern

Eine positive Teamkultur zu schaffen, geht über die eigene Wortwahl hinaus: Ihr müsst den Kommunikationsstil des Teams aktiv beobachten und lenken. Geht mit positivem Sprachgebrauch voran und ermutigt das Team, es euch gleichzutun. Achtet darauf, ob zynische Formulierungen oder Verallgemeinerungen aufkommen. Meinungsverschiedenheiten und Konflikte sind gesund, solange sie sich auf das jeweilige Thema beziehen.

Beachtet die Losada-Ratio, nach der Teams ein hohes Verhältnis positiver zu negativer Interaktionen brauchen, um erfolgreich zu sein. Zeigt eurem Team, wie es schwierige Themen oder Probleme positiv ansprechen kann. Wenn positive Kommunikation zur Norm wird, fördert ihr Resilienz und ein unterstützenderes Teamumfeld.

Tipp Nr. 6: Dem Team helfen, sich weiterzuentwickeln

Jedes Team hat ungeschriebene Regeln. Warum sie nicht aufschreiben? Schriftliche Teamvereinbarungen helfen nicht nur neuen Mitgliedern, sondern lassen sich auch leichter weiterentwickeln und verbessern.

Jedes Team verbringt viel Zeit in Meetings. Grundlegende Fähigkeiten zur Moderation von Meetings sind für Scrum Master unverzichtbar – Einladungen, Agenda, Themenspeicher, Meeting-Protokolle, Maßnahmen, Entscheidungen usw. Findet heraus, was für euch funktioniert.

Wenn ihr Confluence nutzt, achtet besonders darauf, wie der Bereich eures Teams organisiert ist. Wenn niemand eine gut strukturierte Seitenhierarchie pflegt, wird der Bereich schnell unübersichtlich – und niemand möchte ihn nutzen.

Wenn ihr vor einem Problem steht, besprecht, welche früheren Agile-Experimente Teammitglieder in ähnlichen Situationen ausprobiert haben.

Richtet die Aufmerksamkeit darauf, Hindernisse wirksam zu beseitigen. Zu oft bleibt ein Blocker bestehen und stört den Arbeitsfluss des Teams. Alle sind zu sehr auf ihre eigenen Tickets fokussiert, um Probleme zu lösen.

Findet eine Möglichkeit, Blocker sichtbar zu machen, damit das Team sich nicht davor drücken kann, sie anzugehen. Scrum Master beseitigen Hindernisse nicht direkt, sondern sorgen dafür, dass sie beseitigt werden. Es ist in Ordnung, einzugreifen und aktiv an der Beseitigung von Hindernissen zu arbeiten – aber übernehmt nicht die Rolle des „Leiters des Hindernisbeseitigungsdienstes“.

Achtet besonders auf Retrospektiven. Es gibt unzählige Möglichkeiten, eine Retro zu moderieren. Experimentiert und holt Feedback dazu ein, was funktioniert und was nicht. Gute Retrospektiven sind der Herzschlag der kontinuierlichen Teamentwicklung.

Unabhängig von der Methode solltet ihr am Ende jeder Retro mindestens 10 Minuten für konkrete und realistische Verbesserungsmaßnahmen einplanen. Es kann sinnvoll sein, Tickets für vereinbarte Maßnahmen zu erstellen und sie in den Backlog des nächsten Sprints aufzunehmen. So wird das Team daran erinnert, Zeit und Aufwand in ihre Umsetzung zu investieren.

Tipp Nr. 7: Den Product Owner unterstützen

Product Owner haben oft alle Hände voll zu tun. Wenn euer Product Owner zugleich Product Manager ist, läuft das Fass schnell über.

Als Scrum Master besteht eine eurer Aufgaben darin, sie zu unterstützen. Das kann bedeuten, beim Backlog Refinement zu helfen, User Stories zu präzisieren oder sicherzustellen, dass die Priorisierung auf den aktuellsten Informationen basiert. Manchmal ist der Product Owner so beschäftigt, dass er vergisst, Informationen mit dem Team zu teilen. Stellt sicher, dass das Team informiert bleibt.

Wenn ihr den Product Owner aktiv unterstützt, profitiert das gesamte Team. Es wird den reibungsloseren Workflow, besser definierte Aufgaben und klarere Prioritäten wahrnehmen. All das kann zu effizienteren Sprints und einem stärker zusammenarbeitenden Team führen. Eure Unterstützung kann dem Product Owner außerdem mehr Zeit für Kunden und Stakeholder verschaffen. Das kann zu einem Produkt führen, das die Bedürfnisse der Nutzer besser erfüllt.

Tipp Nr. 8: Mit anderen Scrum Mastern vernetzen

Der Austausch mit anderen Scrum Mastern kann entscheidend sein. Falls es in eurer Organisation oder Region noch keine Scrum-Master-Community gibt, ergreift die Initiative und gründet eine. Eine solche Community kann eine wertvolle Ressource sein, um Wissen zu teilen, Herausforderungen zu besprechen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

Wendet euch an erfahrenere Scrum Master in eurer Organisation. Sie wissen oft Dinge, die nicht offen geteilt werden. Fragt sie nach ihren Erfahrungen, Erkenntnissen und den Lektionen, die sie auf ihrem Weg gelernt haben.

Überlegt, euch einen Mentor oder Coach zu suchen. Das kann ein erfahrenerer Scrum Master oder ein externer Agile Coach sein. Die Unterstützung und Perspektive von jemandem, der in eurer Situation war, kann enorm hilfreich sein.

Sucht auch nach Communities außerhalb eurer Organisation – Online-Foren, lokale Meetups und berufliche Netzwerke bieten unterschiedliche Perspektiven und Unterstützung. Ein Netzwerk, an das ihr euch wenden könnt, bedeutet, dass ihr Probleme nicht allein lösen müsst.

Tipp Nr. 9: Die übrige Organisation einbeziehen

Stakeholder spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg jedes Projekts. Als Scrum Master ist es wichtig, eine Beziehung zu ihnen aufzubauen. Sucht den offenen Dialog, erklärt eure Ziele für ein effektiveres Team und welche positiven Auswirkungen dies auf das Projektergebnis haben wird.

Die meisten Stakeholder möchten, dass die Organisation effektiver auf ihre Geschäftsziele hinarbeitet. Erfahrene Stakeholder kennen das Geschäft und seine Abläufe in- und auswendig. Der Schlüssel zu ihrem Vertrauen liegt darin zu zeigen, dass ihr verstehen möchtet und aktiv auf dasselbe Ziel hinarbeitet wie sie.

Viel Erfolg auf eurem Weg zu einem besseren Scrum Master

Scrum Master sind wie Ärzte: Sie stärken die Agile-Praktiken des Teams und tragen zu besserer Leistung bei. Eure Belohnung wird sein, zu sehen, wie das Team mehr Freude an der Zusammenarbeit hat, bessere Ergebnisse erzielt und die unvermeidlichen Hindernisse auf dem Weg überwindet.

Euer Team wird durch Fragen weiterhin lernen. Ermutigt es dazu, und ihr werdet sicher Verbesserungen sehen.