Yhteistyön ja tietoturvan tehostaminen Jirassa ja Confluencessa

Haaste

Kuuden toimipisteen ja etätyötä tekevien työntekijöiden vuoksi kaikkien pitäminen ajan tasalla oli jatkuvaa tasapainoilua. Oli varmistettava, että substanssiasiantuntijat ja kehittäjät työskentelivät tiiviisti yhdessä, tiimit viestivät tehokkaasti ja tehtäviä hoidettiin sujuvasti. Lisäksi tarvittiin läpinäkyvää viestintää niin yrityksen sisällä kuin asiakkaidenkin kanssa.

Kaikkien näiden tärkeiden prosessien koordinointi eri toimipisteissä oli haastavaa. Pandemia toi kokonaisuuteen uuden haasteen, kun etätyöstä tuli normaali käytäntö. MACH AG ymmärsi tarvitsevansa vahvan digitaalisen ratkaisun, joka pitää kaiken järjestyksessä ja toimivana. Yritys käytti jo Atlassianin työkaluja, kuten Jiraa ja Confluencea, mutta ei hyödyntänyt niiden koko potentiaalia. Työkaluja piti hienosäätää vastaamaan paremmin yrityksen erityistarpeita ja optimoimaan prosessit aidosti.

Tässä Eficode (aiemmin Jodocus) astui mukaan kuvaan. Syvällisen Atlassian-tuotteiden tuntemuksensa ja MACH AG:n kanssa toteutettujen onnistuneiden yhteistyöprojektien ansiosta Eficode oli ihanteellinen kumppani auttamaan yritystä prosessien optimoinnissa ja Atlassian-investoinnin täysimääräisessä hyödyntämisessä.

Ratkaisu

Eficode ryhtyi heti työhön ja räätälöi ratkaisun MACH AG:n tarpeisiin. Yksi ratkaisu kaikille ei olisi toiminut, joten Eficode kehitti Jiraan ja Confluenceen mukautetun rooli- ja käyttöoikeusmallin. Tarkoituksena ei ollut vain rajoittaa pääsyä, vaan varmistaa, että oikeilla ihmisillä on oikeat työkalut käytössään oikeaan aikaan.

Ratkaisun toteuttamiseksi Eficode analysoi huolellisesti, miten MACH AG käytti työkaluja. Tarkastelussa huomioitiin kaikki aktiivisten käyttäjien määrästä käynnissä olevien projektien tyyppeihin. Näin Eficode pystyi laatimaan yksityiskohtaisen kartan siitä, kuka tarvitsee pääsyn mihinkin ja millaisia käyttöoikeuksia kukin tarvitsee.

Työ ei kuitenkaan päättynyt siihen. Eficode integroi rooli- ja käyttöoikeusmallin myös MACH AG:n nykyiseen käyttäjähallintajärjestelmään, Active Directoryyn. Käyttöoikeuksiin tehdyt muutokset otettiin näin automaattisesti käyttöön kaikissa Atlassianin työkaluissa, mikä teki koko järjestelmästä tehokkaamman ja helpommin hallittavan. 

Pilvimigraation asiantuntemuksellaan Eficode auttaa jo MACH AG:tä selvittämään Atlassianin työkalujen pilveen siirtämisen mahdollisuuksia. Näin yritys voi pysyä kehityksen kärjessä jatkuvasti muuttuvassa digitaalisessa ympäristössä.

Hyödyt

MACH AG:n ja Eficoden yhteistyön tulokset olivat merkittäviä. Räätälöidyn rooli- ja käyttöoikeusmallin käyttöönotto paransi huomattavasti päivittäistä työskentelyä. Tehtävien hallinta sujuvoitui, ja tiedon jakaminen sekä viestintä helpottuivat.

Kun tiedonsaantia ja muokkausoikeuksia voitiin hallita tarkasti, MACH AG paransi tietoturvaa ja tehokkuuttaan. Oikeilla ihmisillä oli oikea tieto helposti saatavilla, mikä nopeutti päätöksentekoa ja tuki yhteistyötä. Active Directory -integraatio helpotti myös käyttöoikeuksien hallintaa ja vähensi hallinnollista työtä. 

Projektit muuttuivat läpinäkyvämmiksi, joten tehtäviä ja prosesseja voitiin seurata. Tämä lisäsi tiimin jäsenten vastuullisuutta ja vähensi merkittävästi sisäisten kyselyjen määrää. Lopputuloksena projektit valmistuivat nopeammin ja asiakkaat olivat tyytyväisempiä. 

Eficoden pilvimigraation asiantuntemus tarjosi MACH AG:lle myös tiekartan tulevaisuuteen. Selvittämällä Atlassianin työkalujen pilveen siirtämisen mahdollisuuksia MACH AG:llä on hyvät edellytykset säilyttää ketteryytensä ja sopeutumiskykynsä.