Element Logic, johtava varastoautomaation ratkaisujen toimittaja, oli luottanut Atlassianin Data Center -työkaluihin – Jira Softwareen, Jira Service Managementiin (JSM) ja Confluenceen – jo vuosikymmenten ajan. Pilvimigraatio oli heidän suunnitelmissaan, mutta dataan liittyvät compliance-huolet viivästyttivät siirtymää. Heidän lakitiiminsä edellytti yksityiskohtaista dokumentaatiota Atlassian Cloudin tietoturvasta, datan säilytyksestä ja hallintamallista ennen etenemistä.
Pähkinänkuoressa
Yritys
Element Logic on johtava varastoautomaatiolatkaisujen toimittaja, joka on luottanut Atlassian Data Center -työkaluihin jo vuosikymmenten ajan.
Haaste
Tiukka aikataulu: Projekti muuttui huolellisesti vaiheistetusta lähestymistavasta kokonaisvaltaiseksi migraatioksi vain kahdessa kuukaudessa.
Monimutkaisuus: 19 vuotta vanhan, pitkälle räätälöidyn Atlassian-ympäristön migraatio, jossa oli 350 Jira- ja 400 Confluence-käyttäjää.
Tietojen vaatimustenmukaisuus: Tietoturvan, hallintamallien ja käyttöoikeuksien varmistaminen pilvessä.
Sovellusyhteensopivuus: Räätälöityjen skriptien ja työnkulkujen mukauttaminen pilvitoiminnallisuuksiin.
Käyttökatkoihin ei ollut varaa: Ympärivuorokautisen asiakastuen vuoksi palvelun keskeytymättömyys oli kriittistä.
Ratkaisu
Element Logicin pitkäaikaisena Atlassian-kumppanina johdimme migraatiota konsulttien, pilvivalmiusasiantuntijoiden ja projektipäälliköiden tiimillä. Teimme tiivistä yhteistyötä Element Logicin IT- ja liiketoimintatiimien kanssa varmistaaksemme sujuvan siirtymän.
Keskeisiä toimenpiteitä olivat:
Cloud Readiness Assessment (CRA): Alun perin tavanomaiseksi migraatioarvioinniksi suunniteltua CRA:ta mukautettiin lyhyempään aikatauluun sopivaksi.
Väliaikainen lisenssien pidennys: Eficode koordinoi Atlassianin kanssa on-premise-lisenssien jatkamisen, mikä esti palvelukatkot.
Automaation päivitykset: On-premise ScriptRunner -automaatio korvattiin Atlassian Cloudin natiiveilla automaatiotyökaluilla.
Tietoturvan ja käyttöoikeuksien parannukset: Single Sign-On (SSO) otettiin käyttöön tietoturvan parantamiseksi ja käyttäjäkäytön helpottamiseksi.
Parannettu raportointi ja dashboardit: Uudet pilvipohjaiset työkalut paransivat näkyvyyttä tukitiimeille ja asiakkaille, jotka olivat aiemmin käyttäneet yksinkertaisempia kaavioita ja dashboardeja.
Hyödyt
Nopea käyttöönotto: Migraatio valmistui neljässä päivässä ilman häiriöitä asiakkaille.
Parempi tehokkuus: Pilven käyttöönotto paransi skaalautuvuutta, vähensi IT-ylläpidon tarvetta ja sujuvoitti käyttöoikeuksien hallintaa.
Vahvempi tietoturva ja vaatimustenmukaisuus: SSO poisti riippuvuuden omasta laitteistosta ja mahdollisti turvallisen globaalin käytön, mikä oli erityisen kätevää EU:n ulkopuolella sijaitseville tiimeille. Lisäksi havaittiin, että vaikka Element Logic pitää paikallisen ympäristönsä ajan tasalla, pilvi tarjoaa paremman tietoturvan.
Kustannussäästöt: On-premise-infrastruktuurin sulkeminen toi 20 000 euron vuotuiset säästöt, ja yritysostojen odotetaan tuovan lisää säästöjä.
Parempi yhteistyö: Yhtenäistetyt työnkulut Jira Softwaressa ja Jira Service Managementissa tehostivat tiimien työskentelyä. Lisäksi premium-taso on antanut tiimille mahdollisuuden testata työnkulkuja ja tehdä muutoksia nopeammin.
Uusia kasvumahdollisuuksia: Pilviympäristö mahdollisti sujuvan integraation SAPin ja Microsoft Dynamicsin kaltaisiin työkaluihin sekä avasi mahdollisuuksia automaatioon ja datan yhdistämiseen.
Kun Atlassian laajensi tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevaa dokumentaatiotaan, Element Logic sai varmuuden palata migraation pariin. Palvelinkustannusten kasvu vahvisti entisestään muutoksen tarvetta, ja vuoden 2024 alussa yritys päätti siirtyä pilveen.
Alkuperäisen suunnitelman mukaan migraatio toteutettaisiin kahdessa vaiheessa: ensin Jira Software siirrettäisiin sellaisenaan, minkä jälkeen Jira Service Managementin rakenne uudistettaisiin laajemmin. Lokakuussa 2024 IT-tiimi kuitenkin ilmoitti, että on-premise-palvelimet poistettaisiin käytöstä vuoden loppuun mennessä. Tämä lyhensi migraation aikataulun 7–8 kuukaudesta alle kolmeen kuukauteen.
Haasteesta huolimatta Eficoden asiantuntijat mukautuivat nopeasti, vauhdittivat projektia ja varmistivat samalla sujuvan siirtymän ilman palvelukatkoksia.
Tiesimme, että siirtyminen pilveen olisi suuri muutos, mutta selkeä suunnitelma ja kyky mukautua ratkaisivat kaiken. On-premise- ja pilvijärjestelmien käyttäminen rinnakkain auttoi minimoimaan riskit ja pitämään toiminnan sujuvana koko siirtymän ajan.
Oppeja onnistuneeseen pilvimigraatioon
Yksi projektin keskeisistä onnistumistekijöistä oli Element Logicin erittäin yhteistyöhön perustuva toimintatapa. Heidän ”kaikki mukaan” -asenteensa varmisti, että konsulteillamme oli migraation tehokkaaseen toteuttamiseen tarvittavat resurssit ja tuki. Element Logicin Euroopan tukitoimintojen johtajan Des Currivanin mukaan:
Kaikki sujui äärimmäisen hyvin, mikä on tämän mittaluokan IT-projektissa harvinaista. Eficoden asiantuntemuksen ja strategisen suunnittelun ansiosta saimme migraation valmiiksi ilman käyttökatkoja 400 asiakkaallemme.
Keskeiset opit muille organisaatioille:
Huomioi tietoturva ja vaatimustenmukaisuus ajoissa: Tietoturvadokumentaation läpikäynti ja tiivis yhteistyö lakitiimien kanssa varmistavat, että vaatimustenmukaisuusvaatimukset täyttyvät ennen pilvimigraatioon sitoutumista.
Varaudu mukautumaan: Vaiheittainen migraatiosuunnitelma voi vaatia muutoksia odottamattomien IT- tai liiketoimintapäätösten vuoksi.
Käytä järjestelmiä rinnakkain: On-premise- ja pilviympäristöjen pitäminen käytössä migraation aikana minimoi riskit.
Hyödynnä asiantuntijan ohjausta: Kokenut Atlassian-kumppani, kuten Eficode, auttaa hallitsemaan monimutkaisuuksia, neuvoo tietoturvaan liittyvissä kysymyksissä sekä optimoi työnkulut ja lisenssien kohdentamisen.
Priorisoi tietoturva ja käyttöoikeuksien hallinta: SSO:n käyttöönotto yksinkertaisti käyttäjähallintaa ja paransi samalla tietoturvaa.
Avaa uusia mahdollisuuksia: Kustannussäästöjen lisäksi pilvimigraatio toi käyttöön automaatio- ja analytiikkaominaisuuksia, jotka muuttivat tukitoimintaa.
Tulevat suunnitelmat ja pilven jatkuva optimointi
Päämigraation valmistuttua Element Logic keskittyy nyt seuraaviin asioihin:
Jira Service Managementin työnkulkujen kehittäminen palvelutoiminnan parantamiseksi – tämä vaihe kuului alun perin toiseen vaiheeseen, mutta sitä lykättiin nopeutetun aikataulun vuoksi.
Hiljattain hankitun saksalaisyrityksen 100 Jira-käyttäjän integroiminen, ympäristöjen yhdistäminen ja siten IT-kustannusten edelleen vähentäminen. Pilviratkaisu helpottaa nyt merkittävästi tulevien organisaatioiden käyttöönottoa ja niiden maailmanlaajuisen henkilöstön yhdistämistä yhteen ympäristöön.
Tekoälyn käytön selvittäminen Atlassian-alustalla asiakasvuorovaikutuksen ja vastausten laadun parantamiseksi. Pilvimigraatio on avannut uusia tapoja analysoida tukidataa. Se esimerkiksi auttaa myyntitiimejä vastaamaan asiakkaiden kyselyihin nopeammin ja paremmin tietoon perustuen.
Pilveen siirtymisessä ei ollut kyse vain kustannussäästöistä. Se avasi uusia mahdollisuuksia automaatioon ja analytiikkaan, jotka muuttivat tapaamme tukea tiimejämme. Asiantuntijaohjauksen avulla muutimme monimutkaisen migraation todelliseksi liiketoimintaeduksi.
Eficode on ylpeä yhteistyöstään Element Logicin kanssa heidän pilvisiirtymänsä vauhdittamiseksi ja sujuvan siirtymän varmistamiseksi tiukassa aikataulussa.
- Atlassian
- Cloud
- Security
Talk to our experts to start your own transformation
Related client stories
