Hermes Einrichtungs Service (HES) on kahden hengen toimituspalvelujen markkinajohtaja. Yli 50 vuoden ajan noin 7 miljoonaa asiakasta on valinnut yrityksen toimittamaan huonekaluja, suuria kodinkoneita sekä muita painavia tai herkkiä tuotteita. Otto Group -konserniin kuuluva yritys on kahden hengen toimituspalvelujen markkinajohtaja, ja sillä on laaja toimipaikkaverkosto Saksassa, Itävallassa, Sveitsissä ja Alankomaissa.
Tiivistetysti
Yritys
HES on kahden työntekijän toimituspalvelujen markkinajohtaja. Se on toimittanut huonekaluja ja suuria kodinkoneita noin 7 miljoonalle asiakkaalle saksankielisessä Euroopassa ja Alankomaissa jo yli 50 vuoden ajan.
Haasteet
Jiran ja Confluencen Server-lisenssit olivat vanhenemassa
Atlassian ei enää tukisi Server-versioita
Yrityksen on noudatettava tiukkoja tietosuojasäädöksiä ja vaatimustenmukaisuusstandardeja
Päivittäinen toiminta voisi häiriintyä migraation aikana
Ratkaisu
Vaiheittainen migraatio
Atlassian Cloud Migration Apps -sovellusten ja -työkalujen käyttö
Vahvojen tietoturva- ja vaatimustenmukaisuustoimenpiteiden käyttöönotto
Huolellinen muutoksenhallinta ja käyttäjäkoulutus
Hyödyt
Sujuva siirtymä mahdollisimman vähin häiriöin
Tehokkaampi toiminta ja resurssien säästö
Parempi tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Parempi tuottavuus ja yhteistyö
Haaste
HES oli Atlassian Jiran ja Confluencen varhainen käyttöönottaja. Se oli hyödyntänyt työkaluja toimintansa ja tiedonhallintansa sujuvoittamiseen jo 2000-luvulta lähtien. Server-lisenssien päättyminen loppuvuodesta 2021 ja alkuvuodesta 2022 sekä Atlassianin siirtyminen kohti pilvipohjaisia ratkaisuja loivat kuitenkin HES:lle haasteen.
Olimme jo erittäin tyytyväisiä Jiran ja Confluencen server-versioihin. Halusimme rakentaa niiden pohjalle, ja pilvistrategia vaikutti tulevaisuuden lupaavimmalta ohjelmistoratkaisulta.
Otto Group, HES:n emoyhtiö, oli jo omaksunut cloud-first-strategian ja investoinut Atlassianin Cloud Enterprise -pakettiin. HES pääsi hyötymään tästä investoinnista, johon sisältyi parempia tietoturva- ja compliance-ominaisuuksia. Ne olivat ratkaisevan tärkeitä sääntelyvaatimusten täyttämiseksi.
Nämä tekijät yhdessä tekivät Atlassian Cloudiin migraatiosta HES:lle houkuttelevan valinnan, mutta aiheuttivat myös merkittäviä käyttöönottoon ja datan migraatioon liittyviä haasteita.
Ratkaisu
HES tarttui haasteisiin yhdessä Atlassian Platinum- ja Enterprise Solution Partner Eficoden (entinen Jodocus) kanssa. Yhdessä he suunnittelivat parhaan mahdollisen migraatiostrategian.
HES valitsi vaiheittaisen lähestymistavan ja jakoi monimutkaisen migraation pienempiin, helpommin hallittaviin osiin. He aloittivat vähemmän kriittisten projektien migraatiosta sekä testasivat ja validoivat jokaisen vaiheen perusteellisesti ennen siirtymistä haastavampiin kohteisiin. Näin virheiden ja datan menetyksen riski pysyi mahdollisimman pienenä, ja siirtymä sujui joustavasti.
Eficoden suositusten pohjalta HES hyödynsi erilaisia Atlassian Cloud Migration Apps -sovelluksia ja työkaluja. Ne automatisoivat monia aikaa vieviä tehtäviä, kuten datan kartoituksen ja siirron. Tämä nopeutti migraatiota ja vapautti HES:n tiimin keskittymään prosessin muihin tärkeisiin osa-alueisiin.
Datan tietoturva ja vaatimustenmukaisuus olivat HES:lle ensisijaisia koko migraation ajan. He ottivat käyttöön vahvoja toimenpiteitä, kuten datan salauksen, käyttöoikeuksien hallinnan ja säännölliset varmuuskopiot, jotta kaikki tiedot pysyivät turvassa. Lisäksi he varmistivat, että koko prosessi täytti tiukat sääntelyvaatimukset ja säilytti sidosryhmien luottamuksen.
Mahdollisuus hankkia DSGVO-vaatimusten mukaiset Cloud Enterprise -lisenssit Otto Groupin kautta ratkaisi tietosuojakysymyksen kokonaan. Pystyimme määrittämään datan sijainniksi Saksan ja keskittymään Jira- ja Confluence-instanssiemme tekniseen migraatioon. Myös pilven teknisten ratkaisujen tarjoama datan tietoturva ja siten kaikkien tietojen turvallisuus ovat tyydyttävällä tasolla.
HES tiesi, ettei onnistunut migraatio ollut kiinni vain tekniikasta. Siksi Eficode järjesti kattavia koulutuksia, joiden avulla kaikki perehdytettiin uuteen pilviympäristöön ja sen ominaisuuksiin. Tämä vähensi päivittäiseen toimintaan kohdistuvia häiriöitä ja varmisti, että tiimi pystyi jatkossakin tarjoamaan asiakkailleen ensiluokkaista palvelua.
Hyödyt
Eficoden turvallisissa käsissä toteutettu migraatio Atlassian Cloudiin toi HES:lle monia hyötyjä: toiminta uudistui ja tehostui kokonaisuudessaan.
Vaiheittainen lähestymistapa osoittautui onnistuneeksi. Se mahdollisti sujuvan ja hallitun siirtymän, joka häiritsi päivittäistä toimintaa vain vähän.
Automatisoimalla monia aikaa vieviä tehtäviä HES säästi arvokasta aikaa ja resursseja, jotka se pystyi kohdistamaan strategisempiin hankkeisiin. Tämä edisti innovointia ja paransi palvelutarjontaa kokonaisuutena, mikä helpotti aseman säilyttämistä markkinajohtajana.
Paremmat tietoturva- ja compliance-toimenpiteet toivat HES:lle mielenrauhaa, sillä arkaluonteiset tiedot olivat hyvin suojattuja. Tämä vahvisti myös sen mainetta luotettavana kumppanina.
Kattavat koulutukset varmistivat, että työntekijät käyttivät uutta pilviympäristöä luontevasti ja itsevarmasti. Tuottavuuden ja yhteistyön parantuessa – kun kaikki omaksuivat nopeasti uudet työkalut ja työnkulut – yritys pystyi palvelemaan asiakkaitaan entistä paremmin.
- Atlassian
- Cloud
- Security
Keskustele asiantuntijoidemme kanssa ja käynnistä oma muutosmatkasi
Related client stories
