Dokumenttien hallinta Confluencessa

Confluencea käyttämällä voit modernisoida ja sujuvoittaa prosesseja sekä parantaa yhteistyötä. Atlassianin asiantuntijana menen vielä pidemmälle: Confluence soveltuu myös dokumenttien hallintaan, sillä sitä voi laajentaa tarpeiden mukaan erillisillä sovelluksilla.

Mitä dokumenttien hallinta on?

Dokumenttien hallinta tarkoittaa kaikkien dokumenttien hallinnointia, kuten niiden käsittelyä, tallennusta ja arkistointia. Tätä varten käytetään yleensä dokumenttien hallintajärjestelmää.

Miksi dokumenttien hallintajärjestelmä (DMS) on niin tärkeä?

Digitalisaation myötä valtavien tiedostokokoelmien ja paperipinojen aika on päättymässä. Sen sijaan elektronisten dokumenttien määrä kasvaa. Näitä digitaalisia tiedostoja on hallittava, ja siksi dokumenttien hallintajärjestelmiä (DMS) tarvitaan.

Dokumenttien hallinnan ei tulisi olla vain digitaalista, vaan myös tehokkaampaa. Dokumenttien jakaminen yhteisten verkkoasemien tai sähköpostin kautta ei enää ole riittävä ratkaisu. Dokumenttien digitointi yhteen järjestelmään vähentää paperin tarvetta ja säästää tallennustilaa yrityksen omissa järjestelmissä.

Dokumenttien hallintajärjestelmä yhdenmukaistaa dokumenttien organisointia ja koordinointia. DMS tarjoaa jokaisesta dokumentista selkeästi jäsennellyn ja jäljitettävän tilan aina luomisesta, muokkauksesta ja julkaisemisesta versiointiin ja keskitettyyn tallennukseen.

Järjestelmässä on myös monia muita käytännöllisiä toimintoja, jotka tehostavat dokumenttien hallintaa. Esimerkiksi hakukone helpottaa dokumenttien nopeaa ja tarkkaa löytämistä.

Linkit muihin dokumentteihin tai tiketteihin helpottavat tiettyyn asiayhteyteen liittyvien tietojen yhdistämistä. Kommentointitoiminnot puolestaan mahdollistavat nopean digitaalisen viestinnän muiden tiimin jäsenten kanssa ja edistävät siten yhteistyötä.

Confluence kokonaisvaltaisena ratkaisuna

Markkinoilla on runsaasti erikoistuneita järjestelmiä, joista osa tarjoaa laajat toiminnot ja hallintamahdollisuudet. Joskus joustava ja yksinkertainen ratkaisu on kuitenkin parempi valinta.

Joustavuutensa ja skaalautuvuutensa ansiosta Confluence toimii monille yrityswikinä, intranetinä ja yhteistyöalustana. Confluencessa lähes jokaisella on keskitetty paikka sisällön löytämiseen, luomiseen ja hallintaan. Siksi se toimii keskitettynä dokumenttien tallennuspaikkana klassisten dokumenttien hallintajärjestelmien tapaan.

Dokumenttien lataaminen ja hallinta tiedostoina Confluencessa

Confluencessa sivulle voi liittää kaikenkokoisia ja -tyyppisiä dokumentteja. Sekä liitteet että sivut versioidaan. Näin Confluence-sivuja voi ajatella järjestelmän kansioina ja niiden liitteitä tiedostoina.

Dokumenttien luominen suoraan Confluence-sivuina

Kun dokumentit luodaan suoraan Confluence-sivuina, versiohistoriaan mahdollisesti jäävät tiedonpuutteet poistuvat. Samalla sähköinen dokumenttien hallinta jäsentyy automaattisesti oikeisiin aihealueisiin.

Toinen usein huonoa mieltä aiheuttava ongelma ovat tiedostot, joita ei enää voi luoda eri muodoissa, tai tiedostot, jotka päätyvät kauan sitten unohdettuihin sähköpostilaatikoihin tai verkkoasemille.

Tilat ja sivut muodostavat Confluencen rakenteen, ja niitä voi laajentaa tarpeen mukaan. Näin aihealueet voidaan esittää mahdollisimman selkeästi.

Confluence-sivuilla sisältöä voi muokata esimerkiksi Wordin tavallisilla fonttitoiminnoilla sekä monipuolisilla asetteluilla, linkeillä, toimintokohteilla ja muilla ominaisuuksilla.

Scroll Documents: Luo yksittäisiä dokumentteja suoraan Confluence-sivuista

Jos haluat viedä dokumenttien hallinnan Confluencessa seuraavalle tasolle, suosittelen K15t:n Scroll Documents -sovellusta. Sen avulla voit luoda uusia dokumentteja, viedä Confluencen ennalta määritetyn tila- tai sivurakenteen dokumentiksi tai koota dokumentin eri tiloissa olevista sivuista, mikä helpottaa sisällön uudelleenkäyttöä.

Scroll Documentsin tärkeimmät toiminnot yhdellä silmäyksellä

• Luo ja hallitse versioita

• Seuraa muutoksia

• Määritä dokumentin tila

• Natiivi integraatio muiden Scroll-vientisovellusten kanssa (PDF, Word)

• Hyödynnä luotua sisältöä uudelleen

Scroll Documents tarjoaa edistyksellisen versionhallinnan ja muutosten seurannan Confluence-dokumenteille. Sovelluksella voit helposti luoda räätälöityjä käyttöoppaita, tuotteen dokumentaatiota ja paljon muuta. Esimerkiksi HR-tiimit voivat koota työntekijän perehdytystä varten tärkeät tiedot eri Confluence-sivuilta ja jakaa ne uusille työntekijöille.

Esimerkkejä Scroll Documentsin käyttötapauksista

Scroll Documents voidaan integroida minkä tahansa sellaisen tilan sivuvalikkoon, jossa se on otettu käyttöön. Valikosta voi luoda niin monta dokumenttia kuin haluat.

Yleiskatsaus ja luominen

Dokumenttien luontityökalulla voit luoda uusia dokumentteja, määrittää sivupuun dokumentiksi tai koota dokumentin olemassa olevista Confluence-sivuista eri sivupuista ja tiloista.

Luo dokumentti

Voit lisätä otsikon, yhteenvedon, kansikuvan ja tunnisteita.

Yleiskatsaus luotuihin dokumentteihin

Kaikki Scroll Documentsilla luodut dokumentit sijaitsevat ”dokumenttikirjastossa”, jossa niitä voi hallita.

Yleiskatsaus avoinna olevaan dokumenttiin

Kun dokumentti on avoinna, näet sen koko sisällön yhdellä silmäyksellä alla olevan kuvakaappauksen vasemmalla puolella olevasta ”dokumentin jäsennyksestä”.

Voit käyttää jäsennystä ja selata dokumenttia. Eri Confluence-sivuja ei enää tarvitse avata yksitellen, sillä valittujen sivujen sisältö ladataan yhdeksi dokumentiksi ilman latausaikoja.

Muokkaa dokumenttia ja lisää sivuja

Dokumenttia voi muokata milloin tahansa, ja sivuja voi lisätä, laajentaa, siirtää tai poistaa joustavasti.

Versionhallinta

Voit hallita dokumenttien versioita nopeasti ja helposti Scroll Documentsissa sekä seurata muutoksia hallitsemalla useita versioita. Kun vertailet eri versioita, kaikki sivuille ajan mittaan tehdyt muutokset, päivitykset ja kommentit ovat läpinäkyviä ja jäljitettävissä.

Aseta tila

Voit asettaa ja seurata työnkulun tilaa hyväksyntä- ja julkaisuprosessin hallitsemiseksi. Lisäksi lukukuittaukset helpottavat työskentelyä kollegoiden kanssa. Scroll Documents tarjoaa näin oman työnkulkunsa dokumenttien hallintaan.

Confluence on suunniteltu yrityswikiksi

Sen painopiste on ennen kaikkea ominaisuuksissa, jotka parantavat muokkauskokemusta ja edistävät verkkosisällön jakamista. Atlassianin wiki-ohjelmisto varmistaa monipuolisilla ominaisuuksillaan, että yritykset voivat aidosti hyötyä Agile-dokumenttien hallinnasta.

Ohjelmisto mahdollistaa liitetiedostojen tallentamisen ja järjestämisen sekä sisältää tiedostojen versionhallinnan. Muita mainitsemisen arvoisia dokumenttien hallinnan ominaisuuksia ovat haku, kommentointi ja issue-linkitys.

Jotta Confluenceen voidaan toteuttaa toimiva dokumenttien hallinta, dokumentit kannattaa luoda suoraan Confluence-sivuina.

Lisäksi Confluencea voi helposti laajentaa sovelluksilla. Scroll Documentsin kaltaisilla sovelluksilla voit koota yksittäistä sisältöä suoraan Confluence-sivuilta erilliseksi dokumentiksi. Kyseessä voivat olla käyttöoppaat, perehdytysskriptit tai muut dokumentit, jotka voidaan luoda, versioida ja hallita nopeasti ja helposti.