Ensivaikutelmia Confluence-automaatiosta

Mitä Confluence-automaatio on?

Yksittäisiä moduuleja voidaan koota säännöiksi ilman koodausta IFTTT-periaatteen (if this then that) mukaisesti. Confluencen tiettyihin tapahtumiin perustuvan perusperiaatteen mukaan toiminnot voidaan suorittaa automaattisesti. Erilaiset tiedot voivat vaikuttaa toimintojen järjestykseen ja lopputulokseen. Näitä tietoja voidaan hyödyntää Confluencessa sääntöjä määriteltäessä niin kutsuttujen SmartValues-arvojen avulla. Niiden avulla sääntöjen eri kohdissa voidaan käyttää dynaamista ja laskettua sisältöä, kuten nykyisen sivun otsikkoa, käyttäjien nimiä tai huomisen päivämäärää.

Jokainen, jolla on kokemusta Jira-automaation käytöstä, tunnistaa tämän periaatteen. Confluence-automaatio nimittäin noudattaa Jira-automaation toimintojen, rakenteen ja käyttöliittymän mallia. Jira-automaation käyttäjät oppivat nopeasti käyttämään myös Confluence-automaation käyttöliittymää.

Kuka voi käyttää Confluence-automaatiota?

Kuten edellä mainittiin, Confluence-automaatio on saatavilla kaikissa Confluence Cloudin Premium- ja Enterprise-versioissa. Ominaisuuksien käyttö edellyttää, että olet joko instanssin tai tilan ylläpitäjä.

Voit luoda tila-automaatioita avaamalla asetukset. Luettelon lopusta löydät automaatiosäännöt-kohdan.

Ylläpitäjänä voit siirtyä Confluence-asetuksista myös suoraan globaaleihin automaatioihin. Henkilökohtainen tila soveltuu kuitenkin paremmin automaatioiden testaamiseen.

Mitä Confluence-automaatiolla voi tehdä?

Confluence-automaatiolla voidaan toteuttaa monenlaisia toimintoja nopeasti ja helposti. Seuraavaksi esittelen lyhyesti neljä käyttötapausta, joista olen erityisen innostunut, sillä ne parantavat ja yksinkertaistavat Confluencen työnkulkuja huomattavasti.

Sisällön luominen Confluence-automaatiolla

Pidän erityisesti kahdesta ominaisuudesta: sivurakenteiden luomisesta tilaa luotaessa sekä toistuvasta sivujen luomisesta.

Projektitilat täytyy usein luoda tietyn mallin mukaisesti. Vaatimustenhallinnasta dokumentointiin yhdenmukainen rakenne auttaa käyttäjiä löytämään tarvitsemansa tiedot nopeasti. Aiemmin tämä edellytti lisäsovelluksia. Nyt rakenteet voidaan luoda natiivisti mallipohjien ja Confluence-automaation avulla.

Erityisesti projektityössä kokousten dokumentointi on välttämätöntä. Se kuitenkin usein unohtuu tai sitä ei ylläpidetä Confluencessa. Käyttäjiä voidaan tukea luomalla kokousmuistiinpanoille sivu ennen toistuvia tapaamisia. Näin osallistujille ilmoitetaan sivun luomisesta juuri ennen kokouksen alkua, mikä kannustaa heitä kirjaamaan käsitellyt asiat.

Sisällön organisointi Confluence-automaatiolla

Sivurakenteen lisäksi Confluence tarjoaa toisen tavan järjestää sisältöä, löytää sivuja nopeasti, yhdistää niitä ja tehdä niistä näkyviä: tunnisteet. Tunnisteita ylläpidetään valitettavan harvoin, sillä niiden käyttö vaatii manuaalista työtä ja tiimin yhteisiä käytäntöjä, kuten määrittelyä, kirjoitusasua ja periytymissääntöjä. Confluence-automaatiolla voidaan nyt vähentää tätä työtä ja varmistaa yhdenmukaisuus.

Erityisesti tunnisteiden periytyminen on vaatimus, joka voitiin aiemmin ratkaista vain sovellusten avulla. Confluence-automaatiolla on nyt helppo määritellä tunnisteluettelo, jonka tunnisteiden tulee näkyä myös alasivuilla.

SmartValues-arvojen avulla voidaan teoriassa luoda jopa sivun nimeen perustuvia dynaamisia tunnisteita. Lisäksi tunnisteiden hallitsematon lisääntyminen voidaan estää. Confluence-automaatiossa voit määritellä joukon sallittuja tunnisteita. Jos tunniste ei kuulu tähän joukkoon, automaatio poistaa sen. Vaikka tunnisteiden hallinta on periaatteessa mahdollista myös monimutkaisemmissa ja ennen kaikkea skaalautuvissa ratkaisuissa, suosittelen Magic Labels for Confluence -sovellusta yritykseltä Polymetis Apps.

Käyttäjien ilmoittaminen Confluence-automaatiolla

Confluence-automaatiolla voit lähettää käyttäjille mukautettuja ilmoituksia. Jos esimerkiksi sivulla olevan tehtävän määräaika lähestyy, mutta tehtävää ei ole vielä merkitty tehdyksi, tehtävään määritettyä henkilöä voidaan muistuttaa sähköpostitse, Teamsissa tai Slackissa. Kokouksessa jaettujen tehtävien unohtuminen on näin epätodennäköisempää.

Confluencen nykyistä ilmoitusjärjestelmää voidaan hyödyntää lisäämällä sidosryhmät sivun seuraajiksi tunnisteen, sijainnin, otsikon tai jopa sivun sisällön perusteella. Näin heille voidaan ilmoittaa tulevista muutoksista heidän asetustensa mukaisesti. Tällä tavoin yrityksen tiedonkulkua voidaan parantaa ja ohjata kohdennetusti.

Muiden työkalujen integrointi Confluence-automaatiolla

Viimeisenä, mutta ei suinkaan vähäisimpänä, ominaisuutta voidaan hyödyntää kaikenlaisten webhook-integraatioiden rakentamiseen, jolloin se voi myös korvata joitakin sovelluksia. Se ei voi ainoastaan lähettää verkkopyyntöjä, vaan myös vastaanottaa niitä. Tämä tarkoittaa, että muiden työkalujen tapahtumat voivat mahdollisesti käynnistää sääntöjä Confluencessa.

Voit käyttää Jira-automaatiota julkaisu- ja kokousmuistiinpanojen luomiseen, kun Teamsissa järjestetään kokous, sekä laajentaa Confluence-automaation toimintoja muiden työkalujen REST APIen avulla. Webhookien ja verkkopyyntöjen avulla työnkulut ja toistuvat tehtävät voidaan suorittaa selkeästi, luotettavasti ja automatisoidusti.

Mitä Confluence-automaatiolla ei voi tehdä?

Kaikista Confluence-automaation tarjoamista mahdollisuuksista huolimatta siinä on edelleen joitakin rajoituksia ja haasteita.

Sisällöntuotanto on edelleen melko pinnallista. Vaikka sivuja voidaan luoda mallien avulla, sisällön hallinta ei vielä ole mahdollista. Atlassian on ilmoittanut tuovansa mallimuuttujat käytettäviksi Confluence automationissa, mikä mahdollistaa laajan joukon SmartValuesin avulla toteutettavia käyttötapauksia.

Säännön kulun muuttamiseen käytettävät ehdot eivät tällä hetkellä ole kovin intuitiivisia tai helppokäyttöisiä. Teknisesti monet käyttötapaukset voidaan toteuttaa jo nyt, mutta ne edellyttävät SmartValuesin käyttöä, mikä voi lannistaa aloittelijoita. Käyttöliittymässä valittavaksi tarkoitettu lohko, jossa olisi saatavilla olevat tiedot ja vertailuvaihtoehdot, olisi hyödyllinen lisä.

Saatavilla olevat SmartValuesit eivät vielä tarjoa tarvittavia tietoja monimutkaisten tehtävien tiivistämiseksi yksinkertaisiksi säännöiksi. Tämän vuoksi sääntöjä luodaan useita kertoja pienin muunnelmin, eikä tätä voi toteuttaa ilman Confluence REST API:n käyttöä.

Lisäksi Jira automation SmartValuesissa käytössä olevia nimeämiskäytäntöjä ei ole toteutettu johdonmukaisesti Confluence automationissa, mikä aiheutti minulle päänvaivaa testauksen aikana.

Vaikutus tiimityöhön

Olen testannut Confluence automationia huhtikuun 2021 lopusta lähtien ja nähnyt myönteistä kehitystä kaikilla osa-alueilla. Atlassianin tuotetiimi on voinut luottaa yhteisön palautteeseen viimeisten yhdeksän kuukauden aikana: se on kerännyt tietoa sekä käyttötapauksista että ongelmista ja toiminut niiden mukaisesti.

Monet tässä artikkelissa esitellyistä käyttötapauksista olisivat olleet testausvaiheen alussa lähes mahdottomia kuvitella, mutta nyt ne voidaan toteuttaa ongelmitta. Odotan innolla tulevaa kehitystä!