”Lisään sen backlogiin” – Product Ownerin suurin valhe

Mutta se on myös suurin valhe, jonka voit Product Ownerina sanoa. Suurin vaara on, että jos käytät tätä lausetta säännöllisesti, se ei enää tarkoita sitä, mitä luulet sen tarkoittavan.

Pyytäminen on helpompaa kuin toimittaminen

Backlogit toimivat parhaiten, kun niiden sisältöä hallitaan tiukasti. Tosiasia on, että jonkin pyytäminen on aina paljon helpompaa kuin sen toimittaminen. Tuotebacklogiin tulevia pyyntöjä ja ideoita on arvioitava kriittisesti.

Product Ownerin tehtävänä on selvittää, harkita sekä hyväksyä tai hylätä kaikki pyynnöt ja ideat, jotka tiimi voisi toteuttaa. Tavoitteena on löytää tiimin ajan ja resurssien optimaalinen käyttö, joka tuottaa pitkällä aikavälillä mahdollisimman paljon arvoa.

Muista – Product Ownerilla on valta hylätä!

Jos Product Ownerina alat toistuvasti sanoa ”Lisään sen backlogiin”, saatat unohtaa käyttää valtaasi sanoa ”ei”. Ja backlog alkaa kasvaa.

Suuren backlogin ongelmat

Kun backlogisi alkaa kasvaa, kohtaat uudenlaisia ongelmia:

• Tiimi on vähemmän motivoitunut tarkentamaan ja työstämään suurta backlogia

• Backlogin hallinta vie sinulta Product Ownerina enemmän aikaa

• On vaikeampaa ennustaa, milloin jokin on valmis

• Asioiden kasaantuessa ei-sanan sanomisesta tulee entistä vaikeampaa

Miksi on niin helppoa sanoa ”Lisään sen backlogiin”

Todellinen syy lauseen toistuvaan käyttöön on pyynnön esittäjän saaminen pois tieltä. Product Owner haluaa jatkaa sitä, mitä hän teki ennen keskeytystä. Lause ei tarkoita samaa Product Ownerille ja pyynnön esittäjälle.

Product Owner ajattelee: ”Yksi pyyntö lisää kirjattu. Palaan siihen myöhemmin.”

Pyynnön esittäjä ajattelee: ”Hienoa! Hän reagoi pyyntööni hyvin! Pyyntöni käsitellään luultavasti seuraavien parin viikon aikana!”

Mikä tässä tilanteessa meni pieleen?

• Asiakkaan tarpeesta tai asian arvosta on hyvin vähän tietoa. Product Ownerilla oli liian kiire keskittyä, keskustella ja haastatella pyynnön esittäjää.

• Asia kirjattiin kiireessä, eikä Product Owner käynyt sitä läpi pyynnön esittäjän kanssa. On mahdollista, että asia kirjattiin väärin tai tavalla, jota on myöhemmin vaikea ymmärtää.

• Ymmärryksessä on ristiriita. Pyynnön esittäjä ajatteli, että otit pyynnön vakavasti ja aloitat luultavasti sen työstämisen pian. Product Owner taas ei pitänyt sitä minkäänlaisena sitoumuksena. Tämä ristiriita heikentää luottamusta.

• Backlog kasvoi jälleen hieman. Toista tilanne sata kertaa, ja sinulla on suuri ja vaikeasti hallittava backlog. Product Ownerilla on koko ajan enemmän kiirettä, ja hän ajautuu yhä syvemmälle kaninkoloon.

Miten ratkaista ”lisään-sen-backlogiin”-ongelma

Kuten pitäisi jo olla selvää, ”lisään sen backlogiin” -vastauksen käyttöä olisi parempi välttää. Hyvä uutinen on, että voit tehdä paljon tilanteen parantamiseksi. Tässä on siis lista toimenpiteistä, joilla voit välttää tämän hankalasti hallittavan tilanteen:

• Ota tavaksi ”Pysähdy ja kuuntele”, kun joku esittää pyynnön. Laita kesken oleva työ sivuun ja keskity pyydetyn asian tarpeeseen ja arvoon. Jos et halua tulla keskeytetyksi, käytä ”älä häiritse” -merkkejä. Keskity pyynnön esittäjän kanssa keskustellessasi ongelman ymmärtämiseen. Useimmat ihmiset tulevat luoksesi ratkaisupyynnön kanssa. Älä hyväksy sitä. Tee säännöksi, että jos he haluavat sinun tekevän jotain, sinun on ymmärrettävä ongelma. Käytä viisi miksiä -menetelmää, jos siitä on apua.

• Onko pyyntö sidottu tiettyyn aikatauluun? Jos sitä ei esimerkiksi voida toteuttaa kuuden kuukauden kuluessa, arvo menetetään.

• Keskustele pyynnön esittäjän kanssa siitä, kuinka realistista ratkaisun toimittaminen on. Näytä pyynnön esittäjälle nykyinen backlog. Pyri käymään keskustelua kompromisseista: ”jos teemme tämän, kaikkia näitä asioita on siirrettävä myöhemmäksi”.

• Selvitä yhdessä pyynnön esittäjän kanssa, onko ongelmaan nykyisiä tai mahdollisia kiertotapoja. Todennäköisesti joku toimii jo tietyllä tavalla kohdatessaan tämän ongelman. Kirjaa tämä pyyntöön.

• Selvitä, voiko ongelman ratkaisemisesta olla muita mahdollisia hyötyjä muualla.

• Kuvaa ongelmaan liittyvät oletukset ja epävarmuustekijät.

• Arvioi parhaasi mukaan ongelman ratkaisemisen monimutkaisuus ja vaatima työmäärä.

Vinkki: käytä toivelistoja

Yhteenvetona: päättäväinen toiminta on parempi kuin sekava backlog

Toteamus ”lisään tämän backlogin” johtaa helposti sekavaan backlogiin, joka hidastaa tiimin jalostustyötä. Se myös heikentää luottamusta organisaatiossa ja voi johtaa ristiriitoihin.

Älä valitse tätä ”helppoa tietä”. Pyri jäsennellympään ja päättäväisempään toimintatapaan jo backlog-pyyntöjä vastaanottaessasi.