Haluatko tietää, miten tiimisi voivat saada palveluhäiriöt hallintaan? Lue, miten Change Management voi auttaa:
Angus McCallum
Angus works as a Digital Content Executive, and his job is to write and publish content for our website and social channels. He loves spending time with his family and loved ones, as well as playing games with his friends.
Häiriöiden hallinta on aina tärkeää, mutta tiimien on tehtävä enemmän, jos ne haluavat tuottaa palveluillaan arvoa nopeasti. Mitä hyötyä häiriöiden hallinnasta on, jos tiedät niiden vain toistuvan tulevaisuudessa?
Siksi tiimit etsivät keinoja parantaa palveluitaan perustavanlaatuisella tasolla.
Kehitä palveluitasi muutoksenhallinnalla
Muutoksenhallinta (tai muutosten mahdollistaminen) on palvelunhallinnan käytäntö, jonka tarkoitus on minimoida häiriöt tekemällä hallittuja muutoksia keskeisiin IT-järjestelmiin ja -palveluihin.
Yleisimmät muutostyypit ovat:
Vakiomuutokset – Ennalta hyväksytyt, pieniriskiset ja usein toteutettavat muutokset, որոնք noudattavat dokumentoitua prosessia.
Normaalit muutokset – Muut kuin hätämuutokset, jotka edellyttävät Change Advisory Boardin (CAB) lisäarviointia ja hyväksyntää.
Hätämuutokset – Odottamattomista virheistä tai uhista johtuvat muutokset, joihin on puututtava välittömästi.
Katso, kun Head of Productsimme Jake Churcher kertoo näistä muutoksista tarkemmin.
Huomautus: Vaikka Clearvision on nyt osa Eficodea, videon sisältämät tiedot ovat edelleen ajankohtaisia.
Yksi parhaista tavoista siirtyä perinteisestä muutoksenhallintaprosessista moderniin on hyödyntää keskitettyä alustaa, joka yhdistää ITSM:n ja DevOpsin. Hyvä esimerkki tästä on Atlassianin Jira Service Management.
Jira Service Managementin avulla tiimisi voivat:
Yksinkertaistaa muutospyyntöjen vastaanottoa intuitiivisella palvelupisteellä sekä automatisoimalla riskiarvioinnit ja hyväksyntöjen reitityksen.
Sujuvoittaa työnkulkuja integroimalla CI/CD-työkaluja, kuten Bitbucketin.
Hyödyntää Confluencen kaltaista tietopankkityökalua toimintojen väliseen suunnitteluun, muutossuunnitelmien malleihin ja vertaisarviointeihin.
Yhdistää JSM:ssä tehdyt muutospyynnöt suoraan Jira Softwareen, jotta ohjelmistoihin liittyvä työ on näkyvää ja seurattavaa.
Muutoksenhallintaprosessi
Nopeasti toimivissa tiimeissä muutoksenhallinta siirtyy pois pitkistä arvioinneista ja ei-teknisistä hyväksynnöistä. Painopiste on automaattisissa, yhteistyöhön perustuvissa prosesseissa IT- ja DevOps-tiimien välillä.
Tässä on muutoksenhallintaprosessin perusvaiheet:
➡️ MuutospyyntöJoku pyytää muutosta ja liittää mukaan muistiinpanot mahdollisista riskeistä, odotetusta toteutuksesta ja järjestelmistä, joihin muutos vaikuttaa.
➡️ Muutospyynnön arviointiMuutoksenhallinnasta vastaava henkilö tai vertaisarvioija analysoi alkuperäisen muutospyynnön. Kuinka todennäköisesti muutos onnistuu? Ovatko riskit ja hyödyt arvioitu oikein?
➡️ MuutossuunnitelmaTiimi laatii muutoksille toimintasuunnitelman ja dokumentoi odotetut tulokset, resurssit sekä menetelmät muutoksen peruuttamiseksi tarvittaessa.
➡️ Muutoksen hyväksyntäAsianmukainen muutoksenhallinnasta vastaava henkilö, vertaisarvioija tai Change Advisory Board (CAB) arvioi suunnitelman ja hyväksyy muutoksen.
➡️ Muutoksen toteutusTiimi toteuttaa muutoksen ja dokumentoi samalla toimenpiteet ja tulokset.
➡️ Muutoksen sulkeminenTarvittaessa muutoksenhallinnasta vastaava henkilö arvioi ja sulkee muutoksen.
Näin pääset alkuun muutoshallinnassa JSM:ssä
Käytä sisäistä muutoshallinnan työnkulkua
Jira Service Managementin IT-palvelumalli sisältää muutoshallinnan työnkulun, jonka avulla voit kirjata, arvioida ja toteuttaa muutospyynnöt.
Ota käyttöön pakolliset hyväksynnät
Oletuksena kuka tahansa agentti tai ylläpitäjä voi siirtää asian tarkistusvaiheen läpi. Voit kuitenkin tehdä hyväksynnöistä pakollisia edellyttämällä, että yksi tai useampi nimetty tiimin jäsen tarkistaa muutosasian.
Jos haluat edellyttää pyynnölle hyväksyntää, varmista ensin, että oikeat kentät ovat käytettävissä, ja lisää hyväksyntävaihe asianmukaiseen työnkulun tilaan:
Käytä oletusarvoisia yksittäisen henkilön tai ryhmän hyväksyntäkenttiä tai luo kentät hyväksyjien määrittämistä varten.
Lisää hyväksyntävaihe työnkulun tilaan
Hyväksy vakiomuutokset automaattisesti
IT-palvelumalli sisältää automaatiosäännön, joka hyväksyy automaattisesti muutospyynnöt, joiden muutostyypiksi on määritetty Standard.
Voit poistaa tämän säännön käytöstä tai hienosäätää sitä automaatioasetuksissa:
Valitse palveluprojektin sivupalkista ”Project settings > Automation”.
Muokkaa sääntöä nimeltä ”Auto-approve standard change requests”.
Aikatauluta muutokset muutoskalenterilla
Jira Service Managementin muutoskalenterin avulla tiimisi voi aikatauluttaa ja tarkastella toteutuvia muutoksia, vähentää riskejä ja sujuvoittaa muutoshallinnan prosesseja.
Näet kalenterin valitsemalla vasemman reunan navigaatiosta muutoskalenterin. Voit:
Tarkastella aikataulutettuja muutospyyntöjä päivän, viikon tai kuukauden näkymässä.
Valita kalenterista ajankohdan ja luoda uuden muutospyynnön.
Tarkastella tai muokata olemassa olevien muutospyyntöjen tietoja.
Suodattaa kalenterin muutospyyntöjä palveluprojektin, tilan ja muutoksen kohteena olevan palvelun mukaan.
Muutoshallinnan parhaat käytännöt
Sujuvoita muutospyyntöjen vastaanottoa IT-, kehitys- ja liiketoimintatiimeissä
Jira Service Managementin itsepalveluportaalin avulla IT-, ohjelmisto- ja liiketoimintatiimit voivat lähettää infrastruktuurin muutospyyntöjä helposti. Tässä esimerkissä IT-henkilöstö voi valita useista muutospyyntötyypeistä, kuten ennalta hyväksytyistä ylläpitopäivityksistä tai tuotantojärjestelmien päivityksistä, jotka edellyttävät lisäsuunnittelua ja tarkistusta.
Ota käyttöön automatisoitu muutosten riskimalli
Jira Service Managementin pyyntölomakkeilla voit määrittää kaikki kysymykset ja tiedot, joita tarvitaan muutoksen riskin asianmukaiseen arviointiin. Näiden vastausten perusteella Jira Service Managementin automaation avulla voidaan laskea kunkin muutospyynnön riskitaso ja asettaa sille sopiva riskiarvo.
Voit hyödyntää automaatiota myös seuraaviin:
Luokittele muutospyyntö Standard-, Normal- tai Emergency-luokkaan tai palvelutason ja riippuvuuksien perusteella.
Ohjaa muutospyynnöt oikeaan Jira-työnkulkuun, kuten standardimuutosten ennakkohyväksyntään ja korkean riskin normaalimuutosten lisätyönkulkuihin.
Ilmoita nimetyille sidosryhmille korkean riskin muutoksista, jotka edellyttävät lisätarkastelua.
Luo muutospyynnöt automaattisesti CI/CD-työkaluistasi
Integroimalla Jira Service Managementin CI/CD-työkaluihisi (Bitbucket Pipelines, Jenkins jne.) kehittäjät saavat sujuvan muutoksenhallintaprosessin heti käyttöön olemassa olevissa työnkuluissaan. Muutokset rekisteröidään automaattisesti pyyntöinä Jira Service Managementiin, mikä mahdollistaa tuotantoon käyttöönotettujen muutosten täydellisen auditointijäljen.
Jira Service Management tuo muutospyyntöön automaattisesti olennaiset tiedot, kuten muutoksen yksityiskohdat suoraan CI/CD-työkalusta, vaikutuksen kohteena olevat palvelut ja muutoksen hyväksyjät. Muutosvastaavilla on silloin kaikki tarvittava konteksti muutosten hyväksymiseen tai lisätarkastelun pyytämiseen.
Pilko monimutkaiset muutokset pienemmiksi työyksiköiksi
Kun monimutkaiset muutokset pilkotaan pienemmiksi työyksiköiksi, tiimisi voivat hallita niitä helpommin. Tämä nopeuttaa muutosten etenemistä muutosprosessissa ja pienentää riskejä. Confluence tuo IT-tiimit, työntekijät ja sidosryhmät yhteen: muutoksen dokumentaatio luodaan yhdessä, palautetta annetaan ja sisältöä kehitetään reaaliajassa, kunnes muutos on toteutettu.
Esimerkiksi tiimi on pilkkonut suuren muutoksen pienemmiksi tehtäviksi luomalla Jirassa issueita, tehtäviä ja muutoksia suoraan Confluence-sivulta sekä lisäämällä muutospyyntöön linkkejä seurannan helpottamiseksi. Confluence auttaa tiimejäsi muuttamaan reaaliaikaisen yhteistyön helposti konkreettiseksi työksi.
Hyödynnä muutosmittareita ja KPI:itä oppimiseen
Jotta voit mitata muutoksiasi ja oppia niistä, Jira Service Management tarjoaa valmiita raportteja sekä mahdollisuuden rakentaa ja jakaa mukautettuja koontinäyttöjä. Käytä Jira Service Managementia luotettavana tietolähteenä, joka kokoaa yhteen muutoksiin, häiriöihin ja palveluihin liittyvät tiedot.
Kun mittaat muutostenhallinnan suorituskykyä, keskity oppimista ja kehittämistä tukeviin mittareihin ja kysy itseltäsi:
Toteutetaanko muutokset oikea-aikaisesti ja tehokkaasti?
Miten muutokset vaikuttavat palveluihin?
Täytämmekö muutoksiin liittyvät hallinto- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset?
- ITSM
Subscribe to our newsletter
Related blogs
