Boldyn Networks samarbetade med Eficode för att etablera en standardiserad Plan, Track & Prioritize (PTP)-modell som integrerar strategisk samordning och Lean-styrning i det dagliga arbetet. Genom att strukturera om Jira och Confluence eliminerade företaget överflödig ärendehantering och skapade en gemensam källa till information – vilket gjorde strategisk insyn, bättre förutsägbarhet i leveranser och långsiktig autonomi för teamen till naturliga resultat av arbetssättet.
Kort sagt
Företag
Boldyn Networks – en global ledare inom delad kommunikationsinfrastruktur som möjliggör uppkoppling i transportsystem, på evenemangsarenor, i företag och i smarta städer.
Utmaning
Inkonsekvent användning av Atlassian ledde till dubbelarbete, bristfällig rapportering, avsaknad av överblick på programnivå och svårigheter att koppla teamens arbete till strategiska initiativ.
Lösning
Eficodes Atlassian Plan, Track & Prioritize-paket (PTP): nulägesanalys, utbildning och införande av standardiserade arbetsflöden med fokus på strategisk samordning.
Ett coachande och samarbetsinriktat arbetssätt som stärkte kompetensen hos Boldyns administratörer, Product managers och Project managers för att införa och upprätthålla förändringar – kunskapsöverföring i stället för överlämning.
En gemensam källa till information om arbetet, ökad strategisk överblick, bättre förutsägbarhet i leveranser och ökat teamfokus genom Lean-metoder och WIP-gränser.
Resultat
Enhetlig uppföljning och rapportering av arbete mellan team.
Tydlig koppling mellan leverans och strategi.
Förutsägbara tidsplaner genom Kanban på programnivå.
Lean-flöde med mindre multitasking genom WIP-gränser.
Tekniker
Jira Software och Confluence.
Projektöversikt
Boldyn Networks är en global ledare inom delad kommunikationsinfrastruktur och möjliggör smidig uppkoppling för kollektivtrafik, arenor, företag och smarta städer. Som en del av en bredare digital transformation ville teamet Global Digital and Tech optimera sina verktyg och arbetssätt för att förbättra projektleveranser och hanteringen av IT-förändringar.
I centrum för uppdraget står Atlassian-plattformen – särskilt Jira och Confluence – som fungerar som den operativa ryggraden för leverans, dokumentation och samordning mellan tekniska team och verksamhetsteam.
Utmaningen
Trots att Boldyn redan använde Atlassian-verktyg såg de en viktig möjlighet att utveckla och effektivisera sina interna processer. Deras befintliga arbetssätt, där team följde upp samma arbete på flera olika sätt och saknade central överblick, gjorde det oklart om arbetet var helt i linje med de strategiska målen. Det försvårade beslutsfattandet. Teamet anlitade Eficode för att skapa ett enda effektivt flöde för allt arbete, som kopplar strategi direkt till leverans.
De viktigaste utmaningarna var:
Dubbla Jira-ärenden, utifrån team- respektive projektperspektiv, skapade överflödigt arbete och försämrade rapporteringen.
Fragmenterade strategiska initiativ gjorde det svårt för ledningen att koppla Stories och Tasks till övergripande mål.
Avsaknaden av en programöversikt försvårade mätningen av större uppsättningar av funktioner och bromsade planeringen mellan team.
Ineffektiva arbetsflöden och avsaknad av WIP-gränser ledde till multitasking, kontextbyten och lägre leveranstakt.
Lösningen
Boldyn anlitade Eficode för att genomföra en processdriven förändring med Atlassian-paketet Plan, Track & Prioritize (PTP) – en kombination av kartläggning, utbildning och implementation som utformats för att bygga in optimerade arbetssätt direkt i Jira.
Vår inledande analys visade att Boldyn behövde mer än en teknisk lösning. De behövde optimerade arbetssätt som byggdes in direkt i Jira-strukturen. PTP-paketet var det perfekta ramverket eftersom det fokuserar på att skapa en global överblick över Epics och strategiska initiativ, så att varje teams arbete tydligt kopplas till den övergripande affärsstrategin.
Nio viktiga rekommendationer formade implementationen, bland annat:
Omstrukturering av Jira för att eliminera dubbla ärenden och skapa en enda källa till sanningen.
Förbättrad användning av Epics för strukturerad prioritering och tydlig koppling till projektens backlogs och initiativ.
Etablering av en programövergripande vy med Kanban-tavlor för att visualisera och mäta genomflödet av Epics mellan team.
Optimering av arbetsflöden genom Lean/Kanban-metoder, inklusive WIP-gränser för att förbättra fokus och flöde.
Framgångsrik leverans
Leveransen byggde på ett nära samarbete och mentorskap. Som en integrerad medlem i teamet gav Nigel praktisk vägledning och gav samtidigt Boldyns administratörer och projektledare förutsättningar att själva leda konfigurationen. Detta säkerställde att kunskapen stannade inom Boldyn och att de nya arbetssätten skulle vara hållbara.
Det samarbetsinriktade arbetssättet med mentorskap var avgörande. Eficode konfigurerade inte bara miljön och lämnade över den till oss, utan utbildade våra administratörer och gav mentorskap till våra produkt- och projektledare. Vi fick förutsättningar att själva genomföra förändringarna, med stöd av deras expertis. Det innebär att kunskapen stannar helt inom Boldyn, vilket gör förbättringarna hållbara på lång sikt.
Förändringen har varit grundläggande. För mig ligger det bestående värdet i lösningens hållbarhet. Vi fick inte bara en teknisk konfiguration, utan ett tydligt ramverk som gör det enkelt för våra team att följa de nya, standardiserade processerna. Det är avgörande för vår fortsatta digitala transformation.
Integrationen med befintligt Active Directory och komplexa behörigheter hanterades stegvis. Eficodes systemexpertis kombinerades med Boldyns verksamhetskontext för att förfina och etablera en robust struktur.
Resultatet
En gemensam källa till sanningen: Dubblettärenden eliminerades, vilket minskade den administrativa arbetsinsatsen och möjliggjorde korrekt och konsekvent rapportering.
Bättre strategisk överblick: Tydliga kopplingar från Stories och Tasks via Epics till initiativ på högsta nivå ökade transparensen och ansvarstagandet.
Förbättrade leveransprognoser: Kanban på programnivå och mått för genomströmning av Epics ökade förutsägbarheten i tidsplanering och kapacitetsplanering.
Ökat teamfokus: Lean-principer och WIP-gränser minskade behovet av att växla mellan olika uppgifter och påskyndade leveransen.
Vår samlade upplevelse var utmärkt. Samarbetet med Eficode gav oss mer än bara en ändrad konfiguration – det var ett verkligt partnerskap. Nigel bidrog med en imponerande teknisk bredd, och vi byggde snabbt upp ett förtroende som gav vårt team förutsättningar att framgångsrikt införa och förvalta dessa komplexa förändringar.
Samarbetet med Eficode har varit avgörande för att göra Boldyn till en organisation med en verklig gemensam källa till sanningen för leveransen. Det har gett oss betydligt större trygghet i vår planering, prioritering och genomförande, samtidigt som det har skapat transparens mellan team och ledning. Det som verkligen utmärkte sig var Eficodes fokus på att höja kompetensen hos våra medarbetare – inte bara att implementera verktyg, utan att lämna efter sig den förmåga och trygghet vi behöver för att kontinuerligt förbättra oss långt efter att samarbetet avslutats.
Framåt / nästa steg
Med den nya verksamhetsmodellen på plats kommer Boldyn att fördjupa användningen av Confluence för strukturerad dokumentation och kravhantering samt utöka integrationen med plattformar som ServiceNow för att samordna förändrings- och leveranshantering i det bredare digitala landskapet.
- Atlassian
- Jira
- Agile
- ITSM
Talk to our experts to start your own transformation
Related client stories
