Använd Kanban för snabbare och bättre backlog refinement

Vissa team vill inte ”slösa” tid på möten. Andra vill ”hellre göra jobbet än prata om det”. De bästa Agile-teamen vet att backlog refinement är nyckeln till framgång. De absolut högpresterande teamen fokuserar dessutom på att förbereda refinement – de förbereder arbetsuppgifter redan innan ett refinement-möte börjar.

Nedan visar jag exakt hur du kan korta ner era backlog refinement-möten och samtidigt få ut mer av dem. Du får också lära dig hur en Kanban-tavla kan hjälpa er att nå era mål och föra teamen framåt.

Bra Agile kräver backlog refinement

Utan backlog refinement kan du inte få bättre Agile.

Varför? För att backlog refinement är avgörande för att ge teamet de högst prioriterade uppgifterna i ett tydligt och lagom omfattande format. Utan bra underlag kan teamet inte göra ett bra arbete. Refinement säkerställer ett bra underlag.

Backlog refinement är där Product Owner och teamet samordnar sig. Under mötet arbetar de med de backlog-poster som ligger högst upp i product backlog och förbereder dem så att arbetet kan påbörjas i sprintar.

Få ut mer av era refinement-möten genom att förbereda er

Vissa säger: ”Varför ska vi förbereda oss inför ett refinement-möte? Är inte själva mötet till för diskussion och förståelse?”

Det stämmer. Refinement är ett forum för diskussion. Men diskussioner tar ofta mycket mer tid än man tror. Om ni börjar oförberedda kan mycket tid gå till spillo under refinement-mötet. Att prata och lyssna är inte en särskilt effektiv kommunikationsform jämfört med att läsa.

Om teamet behöver gå igenom många arbetsuppgifter kommer ni inte att kunna gå in på djupet i varje detalj. Säg att teamet vill gå igenom fem arbetsuppgifter på en timme. Då har ni 12 minuter per uppgift.

Jag vet inte hur det är för dig, men jag behöver betydligt mer än 12 minuter för att diskutera och förstå komplexa ämnen. I stället för att förtydliga kan en alltför snabb genomgång av en komplex uppgift till och med öka teamets stressnivå.

Genom att förbereda arbetsuppgifter inför refinement får teamet ett försprång. De kan utforma, granska och förbättra acceptanskriterier. Eller ta en titt på de aktuella uppgifter som ska diskuteras för att vara bättre förberedda. Med bra förberedelser kan ni minska den timme som de fem uppgifterna annars skulle ha tagit till 30 minuter.

Med fokus på förberedelser kan ni göra själva mötet kortare. I stället för ”ytterligare ett tidsödande möte” kommer teamet att börja se det stora värdet som detta korta och fokuserade refinement-upplägg ger. Disciplinerade förberedelser leder till bättre resultat och mindre stress.

Förberedelser med fokus på Product Owner

Vissa team låter Product Owner sköta förberedelserna. Även om det är bättre än att inte förbereda sig alls har det också sina nackdelar.

Ja, Product Owner är expert på produkten och kundernas behov. Men det betyder inte att personen är bäst lämpad att vara expert på allt. Andra teammedlemmar kan ha mer kunskap och andra, värdefulla perspektiv på problemet.

Om Product Owner ensam ansvarar för förberedelserna blir resten av teamet också mindre delaktigt. När teammedlemmarna förbereder sig känner de större ägarskap för själva arbetet. Det leder till bättre refinement.

Därför delar teammedlemmarna på förberedelsearbetet i en ideal värld. Product Owner kan tilldela förberedelseuppgifter till enskilda teammedlemmar. Även om det fungerar att tilldela uppgifter följer det inte helt Agile-principerna. Inom Agile tilldelar ingen ”chef” uppgifter till teammedlemmar. I stället anmäler sig teammedlemmarna frivilligt och åtar sig arbetet tillsammans.

Så kan ditt team organisera förberedelserna

För att organisera och förbereda arbetet bättre behöver ni överblick och disciplin.

För att skapa överblick behöver ni en Kanban-tavla för backlog refinement. Tavlan kan se ut så här:

Så använder du tavlan:

1. På onsdagen flyttar Product Owner stories från kolumnen ”Backlog” till kolumnen ”Needs Prep”.

2. Under mötet på torsdagsmorgonen går teammedlemmarna igenom kolumnen ”Needs Prep”. De kan nu anmäla sig frivilligt till att förbereda uppgifter.

3. Teamet förbereder sig under torsdag, fredag och måndag. Tidsfristen för förberedelsearbetet är klockan 14.00 på måndagseftermiddagen.

4. Efter klockan 14 på måndagen, men före tisdagens möte, går teammedlemmarna igenom de förberedda user stories i sin egen takt.

5. På tisdagsmorgonen håller teamet mötet för backlog refinement.

Den här metoden kräver att teamet enas om dessa deadlines för förberedelsearbetet. Det bör bli en självstyrande rutin. För att lyckas med det krävs några veckors övning där dessa deadlines efterlevs.

Att anmäla sig frivilligt i slutet av en refinement-session

Ju bättre förberedd du är inför möten för backlog refinement, desto kortare blir de. Då får du mer tid att titta på kommande arbetsuppgifter och till och med anmäla dig frivilligt för dem.

Ett verkligt effektivt team kan utföra steg 2 – att anmäla sig frivilligt – i slutet av varje refinement-session på tisdagen. Det är möjligt om Product Owner redan funderar på nästa veckas ämnen för refinement. Snacka om effektivitet!

Uppmuntra teammedlemmarna att utmana varandra

Vid första anblick kan det verka som den bästa lösningen att låta den främsta experten förbereda en arbetsuppgift. Men det kan göra andra mindre benägna att ifrågasätta expertens slutsatser.

Teammedlemmarna bör känna sig tillräckligt trygga för att utmana mer seniora medlemmars åsikter. Bra, mogna team vet detta. Men mindre erfarna team kanske ännu inte har en sådan miljö. Det kan leda till att ni går miste om intressanta och välgrundade motargument.

En effektiv Scrum Master ser till att teamet hittar rätt balans. Teamet måste uppmuntras att både förbereda sig och utmana det förberedelsearbete som görs.

Kanban-tavlan lyfter fram synlighet och disciplin

Kanban-tavlan är det bästa verktyget för att skapa synlighet och disciplin genom att göra statusen och framstegen i förberedelsearbetet synliga.

Den här processen driver teamet framåt och hjälper dem att få ut mer av backlog refinement.