Bästa tipsen för nya Scrum Master

Du kan aldrig gå fel genom att läsa och läsa om grunderna tills det känns som att du kan dem i sömnen. Bekanta dig ordentligt med Scrum Guide och Agile Manifesto. Men tro inte att du eller ditt team kan implementera allt precis som det står i boken direkt. Det är viktigt att förstå teorin, men att omsätta den i praktiken är något annat. Du behöver först förstå teamet, människorna och var de befinner sig just nu.

Här följer en lista med steg i ordning som mina kollegor och jag rekommenderar för nya Scrum Masters. Arbeta dig igenom dem för att lära dig hur du bättre kan hjälpa ditt team.

Nio tips för Scrum Masters

Tips 1: Observera och lyssna

Motstå impulsen att agera direkt. Börja med att observera och lyssna. Du vinner inte teamets förtroende första dagen. Försök att förstå vilka de är och hur de arbetar tillsammans. Ta dig tid att verkligen lyssna, ställa frågor och visa genuint intresse för varje teammedlem. Försök inte genast förändra något eller visa upp en metod som du har sett eller läst om. Säg inte heller högt: ”Jag är här för att observera.” Det kommer bara att irritera människor. Vem vill bli observerad medan de arbetar? Gör dina observationer, men gör det diskret.

Ordna enskilda möten eller teamaktiviteter. Du kan till exempel ha en 30 minuter lång fikapaus varje vecka där det inte pratas om arbete. Ett annat bra och enkelt sätt att umgås och prata om annat än jobbet är en teamlunch.

Tips 2: Förenkla verktygen

Fokusera sedan på de verktyg som teamet använder, till exempel Jira. Som Scrum Master är det viktigt att bli skicklig på dessa verktyg. Ta dig tid att lära känna dem på djupet och använd sedan kunskapen för att göra verktygen enklare och mer effektiva för alla.

När du observerar teamet, var uppmärksam på sådant som känns krångligt i deras användning av verktygen. Det finns troligen sätt att konfigurera dem så att arbetsflödet blir smidigare.

Om Jira är det främsta verktyget, anpassa och konfigurera det efter teamets behov. Ett välkonfigurerat verktyg kan spara tid, minska frustration och hålla fokus på arbetet snarare än processen. Överväg att skapa filter, dashboards och genvägar som underlättar det dagliga arbetet.

Förvånansvärt många team använder Jira på okonventionella sätt. Låt inte det avskräcka dig. Jira kan vara lika effektivt även när det inte används på det sätt som Atlassian avsåg. Ibland leder dock dessa okonventionella arbetssätt till svårigheter. Om du märker det, diskutera det med teamet och lyft fram fördelarna med att använda verktyget på ett annat sätt.

Tips 3: Bygg förtroende med konsekvens och nyfikenhet

Att vinna teamets förtroende sker inte över en natt. Det byggs genom konsekventa, öppna och ärliga interaktioner. Visa att du verkligen är intresserad av teammedlemmarna och deras välmående. Lägg tid på att förstå deras perspektiv.

Var noga med att följa data som velocity, stabilitet, robusthet, cykeltider, anteckningar från retrospektiv, antal buggar och buggarna ålder. Presentera datan för teamet på ett sätt som hjälper dem att förstå sin prestation och utveckling. Använd den som underlag för diskussion, inte som ett verktyg för att döma.

Uppmuntra teamet att tänka i flera möjliga alternativ. I stället för att låta en enda väg framåt styra, fråga: ”Vad mer skulle vi kunna göra?” Det öppnar upp samtalet för alternativa strategier och idéer.

Motstå impulsen att ge omedelbara lösningar på problem som uppstår. Ställ i stället fördjupande frågor som hjälper teamet att diskutera och hantera problemen själva. Hjälp dem att identifiera och lösa problem tillsammans. Små, stegvisa förändringar är ofta mer effektiva än stora språng, och över tid kan detta arbetssätt leda till betydande förbättringar och ett starkare förtroende inom teamet.

Tips 4: Fördjupa dina Agile-kunskaper

Att fördjupa dina Agile-kunskaper är viktigt, men det finns en anledning till att det kommer på fjärde plats. De tre första tipsen betonar observation, att behärska verktyg och att bygga förtroende, eftersom dessa mänskliga aspekter lägger grunden för framgångsrika Agile-arbetssätt.

Det är viktigt att förstå ceremonierna och den regelbundna rytmen i Scrum, men det bör komma efter att du har börjat skapa kontakt med teamet och har underlättat ett smidigare arbetsflöde med rätt verktyg.

Ta dig därför tid att läsa och lära av ledande Agile-experter, ta till dig Scrums ideal och respektera dess ceremonier. Men kom alltid ihåg att dessa ramverk och guider är verktyg som stödjer teamets resa, inte strikta regler som ska upprätthållas.

Vägen till Agile är inte rak. Ofta gör du ett experiment och upptäcker att det inte fungerade som du förväntade dig. Ni måste lära er tillsammans.

Ett ofta förbisett sätt att använda Agiles grundläggande koncept är att diskutera värderingar och principer med teamet. Scrums värderingar – mod, respekt, engagemang, fokus och öppenhet – och principerna transparens, inspektion och anpassning fungerar även för kanban-team.

Tips 5: Främja positiv kommunikation

Att skapa en positiv teamkultur handlar om mer än hur du själv uttrycker dig. Det innebär också att aktivt uppmärksamma och vägleda teamets kommunikationsstil. Gå före med gott exempel genom att använda ett positivt språk och uppmuntra teamet att göra detsamma. Var uppmärksam om de börjar använda cyniska uttryck eller generaliseringar. Oenighet och konflikter är hälsosamma så länge de handlar om den aktuella frågan.

Var medveten om Losada-kvoten, som visar att team behöver en hög andel positiva jämfört med negativa interaktioner för att blomstra. Lär teamet hur man kan kommunicera svåra ämnen eller problem på ett positivt sätt. När positiv kommunikation blir normen hjälper du till att bygga motståndskraft och en mer stöttande teammiljö.

Tips #6: Hjälp teamet att förbättras

Alla team har oskrivna regler. Varför inte skriva ner dem? Skriftliga teamöverenskommelser hjälper inte bara nya medlemmar, utan är också enklare att bygga vidare på och förbättra.

Alla team tillbringar mycket tid i möten. Grundläggande färdigheter i mötesfacilitering är avgörande för Scrum Masters – inbjudningar, agenda, parkeringslista, mötesanteckningar, åtgärdspunkter, beslut och så vidare. Hitta det som fungerar för dig.

När du använder Confluence bör du vara särskilt uppmärksam på hur teamets yta är organiserad. Om ingen har underhållit en välstrukturerad sidhierarki blir ytan rörig, och då vill ingen använda den.

När ni står inför ett problem, diskutera vilka tidigare Agile-experiment teammedlemmarna har provat i liknande situationer.

Fokusera på att rikta uppmärksamheten mot att effektivt undanröja hinder. Alltför ofta får ett blockerande problem finnas kvar och störa teamets arbetsflöde. Alla är för fokuserade på sina egna ärenden för att lösa problemen.

Hitta ett sätt att visualisera blockerande problem så att teamet inte kan undvika att hantera dem. Scrum Masters löser inte hinder direkt, utan ser till att de blir lösta. Det är okej att kliva in och faktiskt arbeta med att undanröja hinder, men ta inte rollen som ”chef för hinderröjning”.

Var särskilt uppmärksam på retrospektiv. Det finns en miljon sätt att hålla ett retro. Experimentera och be om återkoppling på vad som fungerar och inte fungerar. Bra retrospektiv är hjärtat i teamets förbättringsarbete.

Oavsett vilken metod du använder bör du avsätta minst 10 minuter i slutet av varje retro för att ta fram praktiska och realistiska förbättringsåtgärder. Det kan vara en bra idé att skapa ärenden för överenskomna åtgärder och lägga dem i backloggen för nästa sprint, så att teamet påminns om att lägga tid och kraft på att genomföra dem.

Tips #7: Stötta produktägaren

Produktägare har ofta mycket på sitt bord. Om din produktägare också är produktchef är det sannolikt överfullt.

Som Scrum Master är en av dina roller att stötta produktägaren. Det kan innebära att hjälpa till med förfining av backloggen, förtydliga user stories eller säkerställa att prioriteringar baseras på den senaste informationen. Ibland är produktägaren så upptagen att hen glömmer att dela information med teamet. Se till att teamet hålls informerat.

När du aktivt stöttar produktägaren gynnas hela teamet. Teamet märker ett smidigare arbetsflöde, tydligare definierade uppgifter och klarare prioriteringar, vilket kan leda till effektivare sprintar och ett mer sammansvetsat team. Din hjälp kan också frigöra tid för produktägaren att träffa kunder och intressenter, vilket kan leda till en produkt som bättre möter användarnas behov.

Tips #8: Skapa kontakt med andra Scrum Masters

Att nätverka med andra Scrum Masters kan göra stor skillnad. Om det inte redan finns en Scrum Master-community i din organisation eller närområde, ta initiativet och skapa en. En sådan community kan vara en ovärderlig resurs för att dela kunskap, diskutera utmaningar och spåna fram lösningar.

Ta kontakt med mer erfarna Scrum Masters inom organisationen. De vet ofta sådant som inte delas öppet. Fråga dem om deras erfarenheter, insikter och de lärdomar de har dragit längs vägen.

Överväg att hitta en mentor eller coach. Det kan vara en mer erfaren Scrum Master eller en extern Agile-coach. Stödet och perspektivet från någon som har varit i din situation kan vara oerhört värdefullt.

Sök också efter communities utanför organisationen – onlineforum, lokala träffar och professionella nätverk kan ge olika perspektiv och stöd. Med ett nätverk att vända dig till behöver du inte ta dig an problem på egen hand.

Tips #9: Samarbeta med resten av organisationen

Intressenter är nyckelpersoner för att ett projekt ska lyckas, och som Scrum Master är det avgörande att bygga relationer med dem. För en öppen dialog och förklara dina mål för ett mer effektivt team och den positiva effekt det får på projektets resultat.

De flesta intressenter vill att organisationen ska arbeta mer effektivt mot affärsmålen. Seniora intressenter har varit med länge nog för att ha en djup förståelse för verksamheten och hur allt fungerar. Nyckeln till att nå fram till dem är att visa att du vill förstå och att du aktivt arbetar mot samma mål som de gör.

Lycka till på din resa mot att bli en bättre Scrum Master

Scrum Masters är som läkare – de läker teamets Agile-arbetssätt och bidrar till bättre resultat. Din belöning blir att se teamet ha roligare tillsammans, uppnå bättre resultat och övervinna de oundvikliga hindren längs vägen.

Ditt team fortsätter att lära sig genom att ställa frågor, så uppmuntra det, så kommer du utan tvekan att se förbättringar.