Så undviker du den hemska frågan: ”Ska vi göra en release (ja/nej)?”

Om du är ledare och ställer binära frågor som dessa, gör du bara så att din egen åsikt påtvingas andra.

Eftersom du arbetar med kunskapsarbetare (detta är ett mindre problem vid manuella arbetsuppgifter) präglas deras arbete av mycket osäkerhet. Ingenting är svart eller vitt – de behöver tänka och vara kreativa.

Så om du verkligen vill få fram teammedlemmarnas åsikter och engagera deras hjärnor ska du aldrig använda binära frågor som dessa.

Ställ i stället alltid dina frågor med hjälp av sannolikheter.

Så om du vill att din teammedlem bara ska bekräfta det du redan tror på genom att ställa ledande ja- eller nej-frågor, sluta läsa nu. Om du inte vill det:

I det här blogginlägget visar jag exakt hur du ställer rätt frågor och, i stället för att bara skrapa på ytan, får fram de verkliga åsikterna. Få insikter som du faktiskt kan använda och fatta välgrundade beslut utifrån, med självförtroende.

Låt oss börja med sannolikhetsbaserade frågor.

Sannolikhetsbaserade frågor skapar en tryggare atmosfär för att uttrycka farhågor

För att bygga vidare på exemplen i början av artikeln kommer här ett till: ”Behöver du mig på säljmötet med kunden, eller klarar du dig själv?” Jag har ställt den frågan tidigare, och svaret brukar vara: ”Det är lugnt.”

Du vet redan varför det är en dålig fråga. Låt oss nu ställa den på ett sannolikhetsbaserat sätt:

”På en skala från noll till fem, hur mycket skulle sannolikheten öka för att vi säljer lösningen om jag också deltog i säljmötet med kunden?” Du kan få ett annat svar – en fyra eller femma. Eller kanske ett svar som: ”Fem. Jag vill fortfarande försöka göra det själv, men jag skulle verkligen uppskatta om du kunde titta på min presentation före mötet.”

Ser du vilken skillnad det gör?

Det skapar en situation där personen känner sig trygg med att svara med sina verkliga farhågor, men också kan uttrycka sin önskan att hantera situationen själv. Sannolikhetsbaserade frågor:

• Avslöjar mer information

• Gör att personen känner sig tryggare med att uttrycka åsikter eller farhågor som kan upplevas som riskfyllda

Avslöjar mer information

Gör att personen känner sig tryggare med att uttrycka åsikter eller farhågor som kan upplevas som riskfyllda

Binära frågor hindrar teamet från att vara oense

Binära frågor hindrar teammedlemmar som vill uttrycka sina farhågor från att säga ifrån, vilket kan få katastrofala konsekvenser. Detta kan vara ett problem även när det handlar om liv eller död. Många flygolyckor är ett bevis på det, ofta eftersom andrepiloten på grund av hierarkin är rädd för att påpeka allvarliga säkerhetsrisker för kaptenen.

Tänk alltid på dessa faktorer när du ställer en fråga till teamet

• Trygghet: Hur tryggt känns det för teamet att svara?

• Förankring: När till exempel en mer senior teammedlem svarar påverkar det andras svar

• Hur mycket information du kan få ut av svaret

Trygghet: Hur tryggt känns det för teamet att svara?

Förankring: När till exempel en mer senior teammedlem svarar påverkar det andras svar

Hur mycket information du kan få ut av svaret

Överväg slutna omröstningar eller att visa svaren samtidigt

När en mer erfaren teammedlem eller teamledare uttrycker en åsikt eller svarar på en binär fråga känner sig nästa person som svarar ofta tvingad att ”rätta in sig i ledet” och följa ledaren. Detta kallas för ankareffekt. Ankareffekten påverkar även svar på probabilistiska frågor, men i mindre grad eftersom det finns så många möjliga svar.

Ett sätt att motverka detta är att genomföra en sluten omröstning där svaren visas samtidigt.

Team med en högre grad av trygghet kan besvara probabilistiska frågor utan en sluten omröstning, men team som inte har arbetat tillsammans så länge bör hålla sig till att visa svaren samtidigt.

Så använder du probabilistiska frågor för att få fram mer information

Som jag nämnde tidigare bör du fundera över hur mycket information du kan få ut av teamets svar.

Om du ställer en binär fråga förväntar du dig (omedvetet) att alla ska hålla med dig. Du förväntar dig att frågan ska påverka dem – och få dem att kämpa hårdare för att uppnå det resultat du vill ha.

Probabilistiska frågor är betydligt mindre benägna att tvinga fram svar som följer ett förutbestämt mönster. Här finns möjligheten att reagera på vilket mönster som än uppstår. Probabilistiska frågor ger dig mer information.

Vad du kan fråga i stället för ”Är vi redo för release?”

Låt oss formulera om frågan från början av bloggen med hjälp av sannolikheter. Om du ställer den binära frågan ”Är vi redo för release?” kan alla teammedlemmar svara ”ja”.

Vilken information fick du? Nästan ingen alls.

Överväg att ändra frågan till ”På en skala från 0 till 5, hur redo är vi för release?”. Om du ställer frågan på det sättet kan du få följande svar:

• Tre personer säger 5 (redo för release)

• En person säger 4

• En person säger 3

• En person säger 1

Tre personer säger 5 (redo för release)

En person säger 4

En person säger 3

En person säger 1

När du har fått dessa svar vänder du dig sedan till personerna som har farhågor och ber dem berätta. Vad får dem att tvivla? Är farhågorna verkliga eller inbillade? Nu kan du agera.

Det finns flera sätt att ställa frågor på ett probabilistiskt sätt. Här är mina favoriter.

Tre bästa sätt att strukturera probabilistiska frågor

Fist of five (fo5)

Fo5 är ett snabbt sätt att ställa en fråga. En knuten näve betyder noll, medan fem utsträckta fingrar betyder fem. Det är också ett enkelt sätt att få människor att svara samtidigt på ett möte eller till och med under ett Zoom-samtal.

Tidslinje

Det här är användbart för att bedöma en persons tilltro till en tidsplan. Be personen markera på en tidslinje när en funktion, en release eller ett projekt kommer att vara klart. En variant är att låta personen markera sina bästa respektive sämsta uppskattningar.

Sannolikhet på en skala från 1 till 99

När Fo5 känns för oprecist kan du också be teamet ange sannolikheten på en procentskala. Jag rekommenderar att utelämna värdena noll och hundra. Saker är aldrig så osannolika eller säkra, och du vill dessutom att människor ska ha vissa tvivel när de svarar.

Tvinga inte fram konsensus

De här sätten att fråga är inte avsedda att tvinga fram konsensus. Konsensus är farligt. Oenighet är värdefullt. Med probabilistiska frågor ger du utrymme för olika åsikter. Du söker aktivt efter oenighet.

Följ alltid upp genom att fråga och intervjua de personer som har intressanta åsikter, och försök sedan förstå vad som är logiskt att göra härnäst. Du vill aldrig tvinga fram konsensus.

Efter dina probabilistiska frågor: sätt ett utgångsdatum för ditt beslut

När du har ställt dina probabilistiska frågor kan du ha kommit fram till att ytterligare tester behövs innan du kan besluta om en release.

Gör testerna i dag. Återkom sedan till beslutet om releasen på eftermiddagen.

Beslutet från mötet blir då: ”Vi gör ingen release nu. Vi skjuter upp beslutet om releasen till i eftermiddag, då vi träffas igen för att ompröva beslutet.”

Observera att vi säger att vi ska ”ompröva” beslutet. Vi säger inte att vi säkert kommer att ”fatta” beslutet.

Genom att sätta den här typen av utgångsdatum för beslutsformuleringen kommer teamet att uppleva att beslutet är villkorat och kan ändras senare om ny information framkommer. Det skapar större trygghet i teamet och minskar risken med att binda sig vid ett beslut när det fortfarande finns osäkerhet.