Wie Freenow mit Atlassian Cloud die Innovationslücke schloss

Stabil, aber stagnierend – die versteckten Kosten des On-Premise-Betriebs für Freenow

Viele Jahre lang setzte Freenow auf selbst gehostete Data Center-Instanzen von Jira und Confluence, um alle Bereiche des Unternehmens zu unterstützen – von Finance bis Engineering. Die internen Teams waren stolz darauf, diese Systeme zu betreiben und ihre Zuverlässigkeit sicherzustellen. Doch während Atlassian kontinuierlich neue Cloud-first-Funktionen veröffentlichte – insbesondere die neuen Möglichkeiten von Atlassian Intelligence auf Basis künstlicher Intelligenz –, wurde die Lücke zwischen der On-Premise-Umgebung und dem Cloud-Angebot immer größer.

Auch wenn es keine größeren Ausfälle oder Probleme gab, erforderte die Verfügbarkeit des Services eine kontinuierliche Überwachung und dedizierte Ressourcen. Dadurch blieb weniger Aufmerksamkeit für strategisch wichtigere Initiativen. Noch wichtiger war jedoch: Auf Data Center hatten Mitarbeiter keinen Zugriff auf die neuesten Funktionen, die die Zusammenarbeit moderner Teams verändern. Die Führungsebene erkannte, dass Freenow seine Toolchain modernisieren und allen Teams direkten Zugang zu den neuesten Entwicklungen von Atlassian geben musste, um innovativ und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Der gemeinsame Weg zu einer risikofreien Migration

Nach Gesprächen mit mehreren Atlassian-Experten entschied sich Freenow für Eficode als Migrationspartner. Ausschlaggebend waren nicht nur das umfassende technische Fachwissen von Eficode, sondern auch die persönliche Beziehung und das Vertrauen, die in den ersten Gesprächen entstanden waren. Gemeinsam entwickelten beide Unternehmen einen detaillierten Plan, um Jira und Confluence von der Data-Center-Umgebung in die Atlassian Cloud zu migrieren.

Das Projekt begann mit umfassenden Vorbereitungen. Eficode unterstützte Freenow dabei, Stakeholder aus Abteilungen wie Information Security und Data Protection einzubinden, damit von Anfang an alle Compliance-Anforderungen berücksichtigt wurden. Regelmäßige wöchentliche Termine und kontinuierliches Coaching hielten das Projekt auf Kurs. Gründliche Tests von Projekten, Workflows und Drittanbieterintegrationen deckten mögliche Stolpersteine auf, bevor sie zu Problemen werden konnten.

Als die finale Migration stattfand, blieb Eficode eng eingebunden und bot eine dedizierte „Hyper-Care“-Phase, um unerwartete Herausforderungen zu lösen. Dank dieses gemeinsamen Ansatzes verlief der Übergang reibungslos und für Endnutzer weitgehend unbemerkt. Die Mitarbeiter von Freenow konnten ihre tägliche Arbeit so mit minimalen Unterbrechungen fortsetzen.

Wie die Cloud-Funktionen die tägliche Arbeit bei Freenow verbessern

Seit dem Wechsel zur Atlassian Cloud erlebt Freenow ein neues Innovationstempo. Teams nutzen jetzt Atlassian Intelligence, um Anfragen zusammenzufassen und Tickets zu verbessern. Das reduziert manuellen Aufwand und ermöglicht schnellere Antworten. Cloud-native Automatisierung macht es Mitarbeitern leicht, eigene Workflows zu erstellen, verringert repetitive Aufgaben und schafft Freiraum für Projekte mit höherem Mehrwert. Auch die Kommunikation hat sich verbessert: Dank der reibungslosen Slack-Integration können Teams Jira-Vorgänge verwalten, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Confluence Cloud hat sich als besonders transformativ erwiesen. Der moderne Editor und die übersichtlichere Oberfläche fördern die Erstellung gut gestalteter Seiten, während neue Whiteboard-Funktionen nach und nach Tools wie Miro und Notion ersetzen. Diese Konsolidierung hilft Freenow bereits dabei, Kosten für Drittanbieter zu senken und einen größeren Teil seiner Wissensdatenbank an einem zentralen, leicht durchsuchbaren Ort zusammenzuführen. Nach dem Wechsel entdeckte das Unternehmen weitere Vorteile, darunter Jira Service Management-Formulare, die von Anfang an vollständige Anfragedaten erfassen, sowie automatisierte Archivierung in Confluence, die Inhalte ohne manuelle Kontrolle relevant hält.

Über die Migration hinaus: Freenows kontinuierlicher Weg zu Wachstum und Automatisierung

Auch wenn die Migration abgeschlossen ist, betrachtet Freenow den Wechsel als Beginn einer fortlaufenden Veränderung der Arbeitsweise seiner Teams. Die Mitarbeiter führen AI und Automatisierung zunehmend von unten nach oben ein, und die Führungsebene erwartet, dass sich dieser Trend mit der Weiterentwicklung der Cloud-Plattform fortsetzt. Indem die Partnerschaft mit Eficode den Aufwand für die Serverwartung beseitigt und kontinuierliche Innovation ermöglicht, ist Freenow bestens aufgestellt, um schnelles Wachstum zu unterstützen und den operativen Aufwand über Jahre hinweg zu reduzieren.