Confluence Best Practice: 10 schnelle Tipps zur Pflege eurer Confluence-Umgebung

Wikis entwickeln sich dank des unmittelbaren Zugriffs auf Echtzeitinformationen für beliebig viele Personen an jedem Ort und mit nahezu jedem Gerät schnell zu einer der Schlüsseltechnologien erfolgreicher Teams weltweit. Wikis eignen sich außerdem ideal, um die Zusammenarbeit zu fördern. Sie bieten ein zentrales, versionskontrolliertes Repository für Dokumente, ermöglichen die Bearbeitung umfangreicher Inhalte und optimieren zudem Kommunikationsprozesse.

Die Einführung einer so lohnenden Technologie bringt natürlich auch gewisse Risiken mit sich. Wikis sind keine Ausnahme: Sie können doppelte oder veraltete Inhalte enthalten, was bei Endnutzern zu Frustration bei der Navigation und Nutzung führt.

Atlassian Confluence ist ein äußerst leistungsstarkes Wiki-Tool, doch große Leistung bringt große Verantwortung mit sich. Dieser Beitrag gibt euch 10 schnelle und praktische Confluence Best Practices an die Hand, mit denen ihr:

• besser versteht, WARUM die Organisation und Governance eurer Confluence-Umgebung wichtig sind

• sofort zu einer aufgeräumteren Confluence-Instanz beitragen könnt – unabhängig von Jobtitel, Branche oder Erfahrungsniveau

• eine Grundlage schafft, um die umfangreichen Funktionen von Atlassian Confluence zu nutzen und eure Teams zu unterstützen, statt sie zu behindern

Ihr möchtet mehr erfahren? Entdeckt das Angebot an Confluence-Schulungen von Clearvision (jetzt Teil von Eficode).

1. Erst schreiben, dann formatieren

Beim ersten Erstellen von Inhalten solltet ihr nur Überschriften und Tabellen formatieren. Damit gebt ihr euren ungeordneten Gedanken eine grundlegende Struktur, ohne den Informationsfluss auf die Seite zu verlangsamen.

Als persönliche Faustregel nehme ich zusätzliche optische Formatierungen erst vor, wenn mindestens 75 % der Inhalte erfasst sind. Zu solchen Formatierungen gehören:

• Schriftformatierungen (Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichungen)

• Emoticons oder Symbole hinzufügen

• „Visuelle oder ästhetische“ Makros wie ein Inhaltsverzeichnis hinzufügen

• Das Makro „Tipp“

2. Metadaten zu Bereichen hinzufügen

Das mag mühsam klingen, aber denkt daran: Mit einer einfachen Beschreibung verhindert ihr, dass Informationen unbeabsichtigt für Nutzer isoliert werden, die mit eurer Confluence-Umgebung weniger vertraut sind.

Nutzt außerdem Bereichskategorien. Sie ermöglichen es, Informationen einfach zu gruppieren und – noch wichtiger – leicht zu finden, wenn eure Confluence-Instanz weiter wächst.

Dieses konkrete Beispiel für die Nutzung von Bereichskategorien führt mich zu Tipp Nr. 3 …

3. Das Makro „Bereichsliste“ verwenden

Dieses Makro kann auf jeder Seite eingefügt werden und ermöglicht es Nutzern, eine Liste von Bereichen über die Tabs oben dynamisch auf verschiedene Arten zu „filtern“: Alle, Favoriten, Neu oder nach KATEGORIE.

Wie ihr unten sehen könnt, entsprechen die Kategorien im Dropdown-Menü den Kategorien, die in unserem vorherigen Screenshot auf die Bereiche angewendet wurden.

4. Dokumentation mit Seitenvorlagen standardisieren

Mit Seitenvorlagen könnt ihr benutzerfreundliche „E-Formulare“ erstellen, die klar festlegen, welche Informationen erfasst werden sollen. Wenn Nutzer eine Seite zum ersten Mal erstellen oder bearbeiten, enthalten sie Anleitungstexte (unten grau hervorgehoben).

5. Hierarchien durch das Kopieren von Seitenbäumen standardisieren

Eine weitere Möglichkeit, die erstellten Informationen zu standardisieren, bietet die Funktion „Seitenbaum kopieren“, die mit Confluence 6.0 eingeführt wurde. Damit könnt ihr eine Seite und alle zugehörigen Unterseiten an ein Ziel eurer Wahl in Confluence kopieren.

Hier ist ein Beispiel-Anwendungsfall für ein Softwareentwicklungsteam:

• Für jedes neue Produkt, das euer Team entwickeln soll, werden neue Bereiche erstellt.

• Für jeden neuen Produktbereich müsst ihr dieselben Seiten erstellen, etwa Teaminformationen, Anforderungen und Mockups – jeweils auf einer eigenen Seite.

• Anstatt die Seitenhierarchie Seite für Seite manuell neu zu erstellen, könnt ihr den Seitenbaum einfach von einem Bereich in einen anderen kopieren und die entsprechenden Informationen anpassen.

Noch besser: Erstellt einen „Skeleton“-Bereich, der eine oder mehrere Seitenhierarchien ohne spezifische Informationen enthält. Ihr könnt jederzeit darauf zugreifen und sie in einen anderen Bereich kopieren. So müsst ihr Informationen nur hinzufügen, statt sie hinzuzufügen und zu entfernen. Das verringert das Risiko, irrelevante oder vertrauliche Inhalte zwischen Seiten zu kopieren.

6. Fügt euren Seiten Labels hinzu

Labels funktionieren ähnlich wie Hashtags auf Twitter oder Instagram. Wenn ihr einer Seite ein oder mehrere „Labels“ oder „Tags“ zuweist, könnt ihr Inhalte später einfacher finden, indem ihr die Suchergebnisse nach einem vordefinierten Label filtert.

Wenn ihr auf ein Label klickt, werden alle Inhalte mit diesem Label angezeigt – unter Berücksichtigung der jeweiligen Bereichs- und Seitenberechtigungen.

7. Verwendet das Makro „Content Report Table“

Das Makro „Content Report Table“ zeigt eine Liste von Inhalten in Confluence anhand eines vordefinierten Filters an.

In diesem Screenshot ist das Makro „Content Report Table“ (links) so konfiguriert, dass es alle Seiten anzeigt, die eines der unter „Labels List“ aufgeführten Labels enthalten (rechts).

8. Kombiniert die Makros „Page Layout“ und „Panel“

Indem ihr Spalten zu eurem Seitenlayout hinzufügt und Farben, Rahmen sowie Überschriften von Panels anpasst, könnt ihr optisch ansprechende Seiten erstellen. So werden Informationen für alle Nutzer leichter erfassbar.

9. Tabellen ein- und ausklappen

Hier seht ihr eine Matrix, die ich erstellt habe, um diesen Beitrag zu strukturieren. Wenn ich nur grundlegende Informationen wie die Liste der 10 Tipps sehen möchte, ist diese eingeklappte Tabellenansicht ideal.

Detaillierte Informationen zu jeder Folie kann ich jedoch schnell aufrufen, indem ich „Slide Images“, „Slide Talking Points“ oder beides ausklappe.

10. Einen Governance-Prozess formalisieren

1. Definiert klar, was einen Bereich ausmacht – orientiert euch zunächst an eurer Organisationsstruktur und leitet daraus Bereiche für eure Produkte oder Funktionsgruppen ab.

2. Standardisiert die Namenskonventionen für Bereiche und Seiten

3. Führt eine formelle Archivierungsrichtlinie sowohl auf Einzel- als auch auf Website-Ebene ein – benennt einen Information Architect und plant regelmäßige Meetings ein. Ein wenig Pflegeaufwand im Voraus hilft, künftig große Bereinigungsarbeiten zu vermeiden.

4. Dokumentiert eure Governance-Standards – direkt in Confluence!

Mit diesen Confluence Best Practices haben wir nur an der Oberfläche gekratzt – ihr könnt noch viel mehr tun, um Confluence für euch und eure Teams zu konfigurieren. Als autorisierter Atlassian-Trainer bietet Clearvision eine Reihe flexibler Confluence-Schulungen sowie Schulungen für die weiteren Atlassian-Produkte für alle Kenntnisstufen an. Sprecht uns noch heute an und erfahrt mehr!