Kanban für eine schnellere und bessere Backlog-Refinement nutzen

Manche Teams wollen keine Zeit in Meetings „verschwenden“. Andere würden „lieber die Arbeit erledigen, als darüber zu reden“. Die besten Agile-Teams wissen, dass Backlog Refinement entscheidend für ihren Erfolg ist. Die absolut leistungsstärksten Teams konzentrieren sich auf die Vorbereitung des Refinements – sie bereiten Arbeitselemente vor, bevor eine Refinement-Session überhaupt beginnt.

Im Folgenden zeige ich euch genau, wie ihr eure Backlog-Refinement-Sessions verkürzt und gleichzeitig mehr aus ihnen herausholt. Außerdem erfahrt ihr, wie ein Kanban-Board euch dabei helfen kann, eure Ziele zu erreichen und Teams voranzubringen.

Gutes Agile braucht Backlog Refinement

Ohne Backlog Refinement gibt es kein besseres Agile.

Warum? Weil Backlog Refinement entscheidend dafür ist, dem Team die wichtigsten Elemente in einem klaren, passenden Umfang bereitzustellen. Ohne guten Input kann das Team keine gute Arbeit leisten. Refinement sichert guten Input.

Beim Backlog Refinement stimmen sich Product Owner und Team ab. Während der Session bearbeiten sie die obersten Elemente des Product Backlogs und bereiten sie darauf vor, dass die Arbeit in den Sprints beginnen kann.

Holt durch Vorbereitung mehr aus euren Refinement-Meetings heraus

Manche sagen: „Warum sollte man sich auf ein Refinement-Meeting vorbereiten? Ist das Meeting nicht gerade dafür da, zu diskutieren und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen?“

Das stimmt. Refinement bietet Raum für Diskussionen. Doch Diskussionen nehmen oft deutlich mehr Zeit in Anspruch als erwartet. Ohne vorbereiteten Ausgangspunkt kann im Refinement-Meeting viel Zeit verloren gehen. Im Vergleich zum Lesen sind Sprechen und Zuhören keine besonders effiziente Form der Kommunikation.

Wenn euer Team viele Arbeitselemente behandeln muss, kann es nicht sehr tief ins Detail gehen. Angenommen, euer Team möchte fünf Arbeitselemente in einer Stunde behandeln. Dann bleiben nur 12 Minuten pro Element.

Ich weiß nicht, wie es euch geht, aber ich brauche deutlich mehr als 12 Minuten, um komplexe Themen zu diskutieren und zu verstehen. Statt für mehr Klarheit zu sorgen, kann ein zu kurzer Blick auf ein komplexes Element sogar den Stress im Team erhöhen.

Wenn Arbeitselemente vor dem Refinement vorbereitet werden, hat das Team einen Vorteil. Es kann Akzeptanzkriterien entwerfen, prüfen und verbessern. Oder sich die zur Diskussion stehenden Elemente vorab ansehen, um einen Vorsprung zu haben. Mit guter Vorbereitung könnt ihr die Stunde, die diese fünf Elemente sonst in Anspruch nehmen würden, auf 30 Minuten verkürzen.

Mit einem Fokus auf Vorbereitung könnt ihr das eigentliche Meeting verkürzen. Statt es als „nur ein weiteres zeitraubendes Meeting“ zu sehen, wird das Team den großen Mehrwert dieses kurzen, fokussierten Refinement-Ansatzes erkennen. Konsequente Vorbereitung führt zu besseren Ergebnissen und weniger Stress.

Product-Owner-zentrierte Vorbereitung

Manche Teams überlassen dem Product Owner die Vorbereitung. Dieser Ansatz ist zwar besser als gar keine Vorbereitung, hat aber auch Nachteile.

Ja, der Product Owner ist Experte für das Produkt und die Bedürfnisse der Kunden. Das bedeutet jedoch nicht, dass er in allen Bereichen der beste Experte ist. Andere Teammitglieder verfügen möglicherweise über mehr Wissen und andere wertvolle Perspektiven auf das Problem.

Wenn Product Owner die Vorbereitung allein übernehmen, beteiligt sich auch der Rest des Teams weniger. Die Vorbereitung gibt Teammitgliedern ein stärkeres Gefühl der Verantwortung für die Arbeit selbst. Das führt zu besserem Refinement.

Deshalb teilen Teammitglieder im Idealfall die Vorbereitungsarbeit untereinander auf. Der Product Owner könnte einzelnen Teammitgliedern Vorbereitungsaufgaben zuweisen. Das funktioniert zwar, entspricht aber nicht vollständig den Agile-Prinzipien. In Agile weist kein „Manager“ Teammitgliedern Aufgaben zu. Stattdessen melden sich Teammitglieder freiwillig und verpflichten sich gemeinsam zur Arbeit.

So kann euer Team die Vorbereitung organisieren

Um eure Arbeit besser zu organisieren und vorzubereiten, braucht ihr Transparenz und Disziplin.

Für mehr Transparenz braucht ihr ein Kanban-Board für das Backlog Refinement. Das Board könnte so aussehen:

So nutzt ihr das Board:

1. Am Mittwoch verschiebt der Product Owner Stories aus der Spalte „Backlog“ in die Spalte „Needs Prep“.

2. Während des Meetings am Donnerstagmorgen prüft das Team die Spalte „Needs Prep“. Die Teammitglieder können sich nun freiwillig für die Vorbereitung einzelner Elemente melden.

3. Das Team bereitet die Elemente am Donnerstag, Freitag und Montag vor. Die Frist für diese Vorbereitungsarbeit endet am Montagnachmittag um 14 Uhr.

4. Nach 14 Uhr am Montag, aber vor dem Meeting am Dienstag, lesen die Teammitglieder die vorbereiteten Stories in ihrem eigenen Tempo durch.

5. Am Dienstagvormittag führt das Team das Backlog-Refinement-Meeting durch.

Bei dieser Praxis muss sich euer Team auf diese Fristen für die Vorbereitungsarbeit einigen. Sie sollte zu einer selbstorganisierten Routine werden. Dafür sind einige Wochen Übung nötig, in denen diese Fristen eingehalten werden.

Freiwillige am Ende einer Refinement-Session finden

Je besser ihr auf Backlog-Refinement-Meetings vorbereitet seid, desto kürzer dauern sie. So bleibt euch zusätzliche Zeit, um anstehende Arbeitselemente anzusehen und euch sogar freiwillig dafür zu melden.

Ein wirklich effizientes Team könnte Schritt 2 – die freiwillige Übernahme – am Ende jeder Refinement-Session am Dienstag durchführen. Das ist möglich, wenn der Product Owner bereits über die Refinement-Themen der nächsten Woche nachdenkt. Das ist Effizienz!

Ermutigt eure Teammitglieder, sich gegenseitig zu hinterfragen

Auf den ersten Blick scheint es die beste Lösung zu sein, wenn der führende Experte ein Arbeitselement vorbereitet. Das könnte jedoch andere davon abhalten, seine Schlussfolgerungen zu hinterfragen.

Teammitglieder sollten sich sicher genug fühlen, die Ansichten erfahrener Mitglieder zu hinterfragen. Gute, reife Teams wissen das. Weniger erfahrene Teams haben ein solches Umfeld möglicherweise noch nicht. Dadurch könnten euch interessante und berechtigte Gegenargumente entgehen.

Ein effektiver Scrum Master stellt sicher, dass das Team die richtige Balance findet. Das Team muss sowohl zur Vorbereitung als auch dazu ermutigt werden, die geleistete Vorbereitung zu hinterfragen.

Das Kanban-Board schafft Transparenz und fördert Disziplin

Das Kanban-Board ist das beste Tool, um Transparenz und Disziplin zu schaffen, indem es Status und Fortschritt der Vorbereitungsarbeit sichtbar macht.

Dieser Prozess bringt euer Team voran und hilft ihm, mehr aus dem Backlog Refinement herauszuholen.