Vorlagen in Jira Service Management verwenden

Da sich die Technologie rasant weiterentwickelt, erwarten Kunden heute, dass ihre Services schnell und effizient bereitgestellt werden – ohne Kompromisse bei der Qualität. Das stellt IT-Teams vor große Herausforderungen, denn sie benötigen eine flexiblere ITSM-Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Optimiert eure Workflows

Atlassian kennt diese Herausforderung nur zu gut und hat Jira Service Management von Grund auf entwickelt, damit IT-Teams ihr IT Service Management verbessern können.

Mit Jira Service Management können eure Teams schneller Mehrwert liefern, indem sie eure individuellen Anforderungen erfüllen, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen. Eine der besten Möglichkeiten dafür sind vorkonfigurierte Vorlagen.

IT Service Management

Die IT Service Management-Vorlage wurde speziell für IT-Teams entwickelt. Sie ermöglicht High-Velocity Service Management und bietet Funktionen für zentrale ITSM-Praktiken. So könnt ihr Anfragen schneller bearbeiten, Incidents lösen, Probleme beheben und Changes bereitstellen.

So legt ihr los:

1. Schnell auf Serviceanfragen reagierenDiese Vorlage basiert auf ITIL Best Practices und hilft euch, teamübergreifend effektiver zu arbeiten und Serviceanfragen schneller als je zuvor zu erfüllen.

2. Changes verfolgen und genehmigenBaut Barrieren zu Entwicklungsteams ab und beschleunigt Workflows durch die Automatisierung von Changes.

3. Incidents schneller lösenArbeitet gemeinsam an Incidents und löst sie mit Eskalationen per Klick schneller als je zuvor. Bei kritischen Problemen sorgen Rufbereitschaftsplanung, Warnmeldungen, Incident Swarming und weitere Funktionen dafür, dass die richtigen Personen alle Informationen erhalten, die sie zum Handeln benötigen.

Legal Service Management

Die Legal Service Management-Vorlage vereinfacht das Stakeholder-Management, indem ihr eure Verträge zentral verwalten könnt. Mit Anfragearten und Workflows für rechtliche Anliegen durchlauft ihr die Phasen des Vertragszyklus einfach. Alternativ könnt ihr sie anpassen und eine neue Vorlage für die rechtlichen Prozesse eures Teams erstellen.

So legt ihr los:

1. Einfach zusammenarbeitenVerwaltet rechtliche Anfragen von Mitarbeitern zentral an einem Ort. Euer internes Service Desk erleichtert es Mitarbeitern, Anfragen einzureichen, und eurem Team, diese zu bearbeiten.

2. Verträge reibungslos voranbringenErstellt klare End-to-End-Workflows, um Anfragen zur Vertragsprüfung zu verfolgen, und passt sie an die individuellen Systeme und Prozesse eures Teams an.

3. Anfragen schneller bearbeitenErstellt automatisierte Genehmigungen für einfache Aufgaben wie das Ausstellen standardisierter Mitteilungen und das Versenden von Schreiben, die keinen manuellen Eingriff erfordern.

HR Service Management

Die Human Resources Service Management-Vorlage hilft HR-Teams, alle Serviceanfragen im Blick zu behalten und zu verwalten. Eine zentrale Warteschlange bündelt Anfragen aus E-Mails, Chat-Tools, euren Portalen und anderen Kanälen. So habt ihr vollständige Transparenz über Gehaltsabrechnungen, Onboarding, Anfragen, allgemeine Auskünfte und weitere HR-Services.

So legt ihr los:

1. Mitarbeiter effizient ein- und ausarbeitenVerwaltet Ein- und Austritte gemeinsam mit einem zentralen Tool. Es unterstützt euch bei der Zusammenarbeit mit IT, Finanzen, Lohnbuchhaltung, Facility Management und anderen Teams, um eine reibungslose Employee Experience zu schaffen.

2. Sensible Informationen mit HR Case Management schützenVerwaltet die Sicherheit von Anfragen und wahrt ihre Vertraulichkeit. Schafft einen geschützten Bereich, um vertrauliche Fälle im Zusammenhang mit Mitarbeiterbeziehungen zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Mit Berechtigungen legt ihr fest, wer Anfragen anzeigen, finden und kommentieren darf.

3. Self-Service ermöglichenHelft euren Mitarbeitern, Antworten auf häufige Fragen über ein Serviceportal zu finden. Erstellt mit Confluence eine Wissensdatenbank, die relevante Artikel anzeigt und bei der Beantwortung von Anfragen unterstützt.

Facilities Service Management

Die Facilities Service Management-Vorlage bietet Teams einen zentralen Ort, um Wartungsanfragen zu erfassen, Raumbuchungen zu organisieren, Geräteanfragen zu bearbeiten, Arbeitsplatzwechsel zu verwalten oder Events zu planen. Anfragearten und Workflows vereinfachen die Kommunikation zwischen Facility-Teams und anderen Mitarbeitern, damit sie komplexe Änderungen verwalten können.

So legt ihr los:

1. Hilfe an einem zentralen Ort findenGebt euren Mitarbeitern einen zentralen Anlaufpunkt für Arbeitsplatzumzüge, Veranstaltungsplanung und Ausrüstungsanfragen.

2. Lecks und Stolperfallen in den Griff bekommenGebt euren Mitarbeitern einen zentralen Ort, um Wartungsprobleme zu melden und Gefahren am Arbeitsplatz zu reduzieren. Informiert eure Mitarbeiter über kritische Gefahren, indem ihr eine Nachricht in eurem Mitarbeiterportal hinzufügt.

3. Den Mehrwert eures Teams sichtbar machenBearbeitet Anfragen schnell, berichtet präzise über Fortschritte und macht so die Leistungen eures Teams sichtbar und euren Service besser.

Customer Service Management

Die Vorlage für Customer Service Management unterstützt Teams dabei, ihren Kunden effizient hervorragende Serviceerlebnisse zu bieten. Legt SLAs fest, beantwortet Kundenfragen, priorisiert Anfragen und sammelt Feedback, damit eure externen Kunden oder Geschäftspartner schnell die benötigte Hilfe erhalten.

So legt ihr los:

1. Eure Marke in euer Portal integrierenBietet Kunden von Anfang bis Ende ein reibungsloses Erlebnis – mit einem einfachen, intuitiven Portal im Look eurer Marke. So erhalten sie schnell Hilfe und eure Teams können eingehende Aufgaben effizienter bearbeiten.

2. Eure Queue optimierenEure Queue bündelt Anfragen aus E-Mails, Chat-Tools, eurem Serviceprojekt und anderen Kanälen, damit ihr eingehende Anfragen verfolgen, priorisieren und zuweisen könnt.

3. Kundenzufriedenheit verbessernMesst die Kundenzufriedenheit und verbessert das Serviceerlebnis mit Service Level Agreements (SLAs).

General Service Management

Bietet mit einem Service Desk schnell hervorragende Serviceerlebnisse. Gebt euren Mitarbeitern einen zentralen Ort, um Anfragen zu erfassen, die benötigten Antworten zu erhalten und auf Self-Service-Artikel zuzugreifen, die mit euren Anfrageformularen verknüpft sind.

So legt ihr los:

1. Ein zentrales Portal für ServiceanfragenStellt Mitarbeitern einen zentralen Ort zur Verfügung, an dem sie Hilfe erhalten. Richtet mit Confluence eine Wissensdatenbank ein, damit Mitarbeiter Antworten auf häufige Fragen finden, ohne einen Support-Mitarbeiter kontaktieren zu müssen.

2. Eingehende Aufgaben mühelos bearbeitenEure Queues bündeln Anfragen aus E-Mails, Chat-Tools, dem Help Center und anderen Kanälen an einem zentralen Ort. So kann jedes Team eingehende Aufgaben einfach verfolgen, priorisieren und zuweisen.

3. Euren Mehrwert sichtbar machenNutzt Berichte zur Kundenzufriedenheit, um den Mehrwert zu quantifizieren, den euer Team für die Organisation schafft.

Mit diesen Vorlagen müssen eure Teams nur die Informationen in den Formularen ausfüllen und sie bereitstellen. Wenn ihr das Ausfüllen solcher Formulare vereinfacht, spart euer Team wertvolle Zeit und Ressourcen, die besser für die wirklich wichtigen Aufgaben eingesetzt werden können.

Passt euren Workflow mit Advanced Forms an!

In den meisten Fällen möchten eure Teams ihre Service Desks so einrichten, dass Kunden einfach ein Formular ausfüllen und es direkt an die richtige Stelle weiterleiten können. Für komplexere Anwendungsfälle wie Legal, Facilities oder Change Enablement müssen die verwendeten Formulare jedoch deutlich dynamischer und funktionsreicher sein.

Hier kommen Advanced Forms ins Spiel. Mit mehr als 300 vorgefertigten Formularvorlagen zur Auswahl – darunter über 70 allein für IT – stellt Advanced Forms sicher, dass die Formulare, die eure Kunden ausfüllen, für die jeweiligen Fälle die richtigen Fragen stellen. Und eure Teams können sie jederzeit bearbeiten, um wichtige Informationen aufzunehmen, die in den Vorlagen noch nicht enthalten sind.

Wenn ihr mehr über Jira Service Management erfahren möchtet und darüber, wie die vorgefertigten Vorlagen eurem Unternehmen helfen können, meldet euch bitte für unsere Webinarreihe High-Velocity Service Management an.

Wir bieten außerdem eine Auswahl an Schulungsmaterialien und Ressourcen zu allen Atlassian-Produkten wie Jira Service Management und Jira Software sowie zu den verschiedenen Versionen dieser Produkte in der Cloud und im Data Center.

Erfahrt unten, wie Vorlagen in Jira Service Management euch helfen können:

https://www.youtube.com/watch?v=1k-Vdqlj4WI