Car Benefit Solutions (CBS) hallinnoi monimutkaisia, verotehokkaita ajoneuvoetuusjärjestelyjä, jotka sijoittuvat perinteisten työsuhdeautojen ja yksityisomistuksen välimaastoon. CBS tukee kasvavaa valtakunnallista henkilöstöä ja toimii jatkuvasti muuttuvassa sääntely- ja toimintaympäristössä, joten se tarvitsee vahvoja sisäisiä järjestelmiä palvelupyyntöjen, toimitusten ja muutosten tehokkaaseen hallintaan.
Pähkinänkuoressa
Haaste
YouTrackin ja Azure DevOpsin erilliset työnkulut heikensivät liiketoiminnan sidosryhmien näkyvyyttä ja edellyttivät tikettien manuaalista synkronointia.
Ratkaisu
Nopea Jira Service Managementin käyttöönotto, joka toteutettiin Eficoden Total Support -valmennusmallin avulla.
Vaikutus
5–20 minuuttia säästöä tikettiä kohden, yhtenäinen näkyvyys kehitys- ja tukitiimeissä sekä alustan täysi omistajuus organisaation sisällä.
Kun CBS aloitti yhteistyön Eficoden kanssa, tavoitteena ei ollut vain korvata työkaluja, vaan rakentaa kestävä palvelunhallintakyvykkyys, jonka sisäinen tiimi voisi ottaa omakseen ja kehittää sitä itsenäisesti.
Haaste:
Ennen yhteistyötä Eficoden kanssa CBS käytti eriytynyttä työkaluketjua. Liiketoimintatiimit lähettivät palvelupyynnöt YouTrackin kautta, kun taas toimitustiimit työskentelivät yksinomaan Azure DevOpsissa. Tämä erillisyys aiheutti jatkuvan näkyvyysvajeen. Edistymispäivitykset, esteet ja toimitusten tila olivat DevOpsissa, ja ne välittyivät harvoin takaisin liiketoiminnalle.
Tämän seurauksena tiimit käyttivät aikaa tikettien manuaaliseen synkronointiin, ja liiketoiminnan sidosryhmät tunsivat usein jäävänsä ulkopuolelle heitä varten tehtävästä työstä.
Olin jo kyllästynyt siihen, että piti leikkiä ”arvaa mitä” -leikkiä: mikä asiani on? Kertokaa se minulle limerikkinä! Halusin vain perustietoja.
Ratkaisu:
CBS arvostaa itsenäisyyttä, ja alusta asti oli selvää, etteivät he halunneet ratkaisua, joka rakennetaan heille ja luovutetaan sitten heidän käyttöönsä. Sen sijaan he halusivat kehittää aitoa omaa osaamista.
Yhteistyö alkoi intensiivisellä oppimisvaiheella. Kun tiimi osallistui suunnittelusessioihin tuntematta järjestelmää vielä täysin, seurasi vaihe, jota tiimi kuvailee ”hämmentäväksi”. He oppivat alustaa käytännön kautta, ja Eficoden konsultti Steve Hawes toimi johdonmukaisena mentorina perinteisen toimeksisaajan sijaan.
Ilman Steveä ja hänen kanssaan pidettyjä kokopäiväsessioita emme olisi lähelläkään sitä, missä olemme nyt. Tätä olisi todella vaikea tehdä yksin.
Eficoden Total Support -mallissa jokainen suunnittelusessio toteutettiin livenä CBS:n omassa Jira Service Management -ympäristössä. Työpajat tallennettiin ja niitä hyödynnettiin sisäisesti uudelleen, ja sessioiden väliset jäsennellyt ”kotitehtävät” antoivat tiimille mahdollisuuden kokeilla, hioa konfiguraatioita ja kasvattaa varmuuttaan.
Eficoden näkökulmasta toimintatapa oli tietoisesti yhteistyöhön perustuva ja tuloshakuinen:
Perinteisen help deskin sijaan keskityimme mentorointiin live-konfiguroinnin ja yhteissuunnittelun avulla. Kun ”ohjasimme hiirtä” työpajoissa, pystyimme tuottamaan arvoa nopeasti ja samalla luomaan luontevan oppimisympäristön. Tiimi rakentaa ja hallinnoi nyt itsenäisesti työnkulkuja, dashboardeja ja JQL-suodattimia.
Total Supportin joustavuus mahdollisti sen, että CBS pystyi tuomaan sessioihin vielä keskeneräisiä ideoita validoitavaksi. Steve suositteli sitten skaalautuvampia toimintamalleja ja jakoi käytännön tekniikoita, jotka nopeuttivat edistymistä.
Saatoin käyttää johonkin asiaan pari tuntia, kun häneltä siihen meni puolipäiväisessä sessiossa ehkä 20 minuuttia. Sessioista oli suurin hyöty, jonka Eficode toi.
Sessiot auttoivat meitä aidosti näkemään, miten projektin edistymistä seurataan ja siitä raportoidaan oikein ilman, että meidän tarvitsee tehdä omia erillisiä laskentataulukoita tai dashboardeja. Enkä vieläkään usko, että olemme hyödyntäneet kaikkea sen potentiaalia.
Vaikutukset:
Syyskuussa 2025 tapahtuneen käyttöönoton jälkeen hyödyt ovat näkyneet koko organisaatiossa.
Emma Morton arvioi, että intuitiiviset palvelupyyntölomakkeet säästävät nyt 5–20 minuuttia tikettiä kohden, koska ne keräävät oikeat tiedot heti alussa. Uusi hyväksyntävaihe varmistaa, että toimitusten backlogiin päätyy vain priorisoitu työ, mikä vähentää merkittävästi hälyä ja uudelleentyötä.
CBS on myös ottanut käyttöön Atlassian Intelligencen tikettihistorioiden tiivistämiseen. Tämä helpottaa tilannepäivityksiä ja julkaisuviestintää, joita hallittiin aiemmin manuaalisilla laskentataulukoilla.
Alusta laajenee edelleen. Raportointitiimi on jo siirtynyt Jiraan, ja seuraavina vuorossa ovat D365- ja IT-tukitiimit, kun CBS etenee kohti YouTrackin käytöstä poistamista kokonaan.
Jiran ansiosta minulla on paljon parempi näkyvyys kuin aiemmin, mikä auttaa minua keskittymään ja selkeyttää työtäni.
Katse tulevaan / keskeiset opit:
Projekti vahvisti CBS:lle useita tärkeitä oppeja.
Tekemällä oppiminen osoittautui perinteistä käyttöönottoluovutusta huomattavasti tehokkaammaksi. Ratkaisun rakentaminen itse asiantuntijan ohjauksessa syvensi ymmärrystä ja loi pitkäaikaista varmuutta.
Myös jatkuvuus oli tärkeää. Yhteistyö saman konsultin kanssa niin alkuvaiheen käyttöönotossa kuin jatkuvassa tuessa varmisti, ettei konteksti koskaan kadonnut, ja mahdollisti yhteistyösuhteen kehittymisen pitkäaikaiseksi mentoroinniksi.
Kun Total Support nähtiin turvaverkkona eikä kainalosauvana, tiimi uskalsi kokeilla, innovoida ja johtaa omaa transformaatiotaan.
Kun kohtaat jotain, josta olet todella epävarma, on erittäin arvokasta tietää, että voit tehdä tukipyynnön tai varata session.
- Atlassian
- ITSM
- AI
- Service management
Talk to our experts to start your own transformation
Related client stories
