Aikaristiriitojen välttäminen Agile-tiimisi ja muiden kuin Agile-tiimien välillä

Agile-tiimit puhuvat arvioista.

Ei-Agile-tiimit pitävät näitä arvioita lupauksina tai sitoumuksina. 

Tämä erimielisyys muistuttaa eri kulttuurien välisiä ristiriitoja. Esimerkiksi saksalainen voi suhtautua suunnitelmiin, aikatauluihin ja aikaan hyvin eri tavalla kuin eteläeurooppalaisesta kulttuurista tuleva henkilö. 

Agile-tiimit voivat siksi oppia eri kulttuurien yhteistyötavoista. Vakavien ristiriitojen välttämiseksi organisaation on löydettävä keinoja sopeutua erilaisiin epävarmuuden tasoihin ja ylläpitää viestintää.

Agilea käytetään epävarmuuden hallintaan

Agile-työskentelytavat ovat syntyneet, koska riskit ja epävarmuus ovat suuria. Ohjelmistokehitys on Agilen syntysija, mutta Agile-menetelmien, kuten Scrumin ja Kanbanin, käyttö yleistyy jatkuvasti myös ohjelmistokehityksen ulkopuolella. Ketterässä työskentelyssä korostuvat palaute, oppiminen ja työn tekeminen pienissä erissä. Scrumin arvot – kunnioitus, avoimuus, sitoutuminen, keskittyminen ja rohkeus – painottavat myös Agile-tiimin sisäisiä ja tiimien välisiä suhteita.

Kulttuurit suhtautuvat aikaan eri tavoin

Erin Meyer käsittelee kirjassaan The Culture Map lineaarista ja joustavaa aikakäsitystä. Eri kulttuurit törmäävät helposti: mitä kauempana ne ovat toisistaan alla olevalla asteikolla, sitä eri tavoin ne suhtautuvat aikaan. 

Saksalainen odottaa asioiden tapahtuvan äärimmäisen täsmällisesti ja joustovaraa on hyvin vähän. Suunnitelmat ovat kiveen hakattuja. Asteikon oikealla puolella olevasta kulttuurista tuleva henkilö taas suhtautuu suunnitelmiin luontaisesti paljon joustavammin. Yhteistyössä näiden kulttuurien on vaikea ymmärtää toisiaan.

Lähde: https://erinmeyer.com/books/the-culture-map/

Lineaarisen aikakäsityksen kulttuurit: 

• Aikataulut ovat pyhiä

• Painopiste on tulevaisuudessa

• Lupaukset on pidettävä

• Myöhästyminen on epäkohteliasta

• Aikaa mitataan pienissä yksiköissä

Joustavan aikakäsityksen kulttuurit 

• Arvioiden ja tarkkojen ennusteiden tekemistä vältellään

• Suhteet ovat tehtäviä tärkeämpiä

• Painopiste on nykyhetkessä

Arvioiden ja tarkkojen ennusteiden tekemistä vältellään

Suhteet ovat tehtäviä tärkeämpiä

Painopiste on nykyhetkessä

Agile- ja ei-Agile-tiimien välinen ristiriita

Edellä kuvattu ristiriita kuulostaa hämmentävän samankaltaiselta kuin Agile-tiimin ja ei-Agile-organisaation tai johdon välinen ristiriita, eikö? 

Johto odottaa, että suunnitelmista tai arvioista pidetään kiinni. Niitä pidetään lupauksina. Agile-tiimit eivät kuitenkaan voi antaa pitkälle ulottuvia lupauksia tai sitoumuksia. Tulevaisuutta koskevat suunnitelmat ovat aina arvioita, joihin liittyy tietty luottamustaso.

Lineaarisen aikakäsityksen kulttuureissa (ja osastoilla) Agile-kulttuurin hyväksyminen on vaikeaa, koska niiden oma kulttuuri pyrkii ”piilottamaan” tai hallitsemaan epävarmuutta. Tämä voi myös selittää, miksi Agile-skeptikot joskus sanovat, että ”Scrum ei toimi”.

Yleistykset, kuten ”ohjelmistot ovat aina myöhässä”, osoittavat myös, että tämä aikakäsitysten ristiriita on edennyt konfliktiasteikolla yleisestä näkemyserosta korkeammalle konfliktitasolle. Jos huomaat itse käyttäväsi tai alat kuulla kielen siirtyvän yksittäisistä asioista yleiselle tasolle, tiedät tilanteen kärjistyneen.

Konfliktitasoilla 2 ja 3 on tärkeää pitäytyä faktoissa, keskittyä yhteisiin tavoitteisiin ja arvoihin sekä lisätä tiimien turvallisuuden tunnetta, jotta ne voivat viestiä avoimesti.

Näin saat Agile-tiimisi toimimaan yhdessä myös ei-Agile-tiimien kanssa

Mitä sinun siis pitää tehdä, jos työskentelet erilaisessa ”aikakulttuurissa”?

Tärkeintä on ymmärtää erilaiset näkökulmat aikaan ja mukautua tietoisesti kulloiseenkin toimintaympäristöön. Jos olet epävarma, kysy tai kerro selkeästi, mitä tarkoitat.

Käytännön tasolla tässä on muutamia konkreettisia vinkkejä siihen, miten Agile-tiimit voivat mukautua ja menestyä:

• Ilmaise selkeästi, kuinka luottavainen olet suunnitelmaan. Liikennevalot toimivat hyvin:<br>vihreä = suuri luottamus<br>keltainen = muutokset ovat mahdollisia<br>punainen = suunnitelmat ovat erittäin epävarmoja ja viivästykset todennäköisiä

• Lisää suunnitelmiesi näkyvyyttä hyödyntämällä Agile-suunnittelutyökaluja tehokkaasti

• Varmista, että ihmisillä on helppo pääsy tilannetietoihisi ja suunnitelmiisi

• Paranna ennusteiden tarkkuutta aktiivisella backlogin hallinnalla

• Auta muita ymmärtämään Agilen käytännön realiteetteja

• vihreä = suuri luottamus

• keltainen = muutokset ovat mahdollisia

• punainen = suunnitelmat ovat erittäin epävarmoja ja viivästykset todennäköisiä

Muista, että käytät Agile-menetelmiä, koska työskentelet lähtökohtaisesti ennakoimattomassa ympäristössä. Ennakoimattomuus ei katoa, vaikka alkaisitkin työskennellä lineaarisemman aikakäsityksen mukaisesti. Jotta työ sujuisi paremmin ja tuottavammin sekä konfliktien määrä organisaatiossa vähenisi, kannattaa kuitenkin pyrkiä mukautumaan ei-Agile-ympäristöösi.