Vältä ristiriidat ja epäselvyydet: laadi vastuunjakokartta

Vastuiden puutteellinen määrittely on erityisen yleistä tuoteorganisaation paineisessa keskikerroksessa. Esimerkiksi:

• Projektipäälliköt

• Kehityspäälliköt

• Tuotepäälliköt

• Product Ownerit

Projektipäälliköt

Kehityspäälliköt

Tuotepäälliköt

Product Ownerit

Onko kyse tehtävänimikkeestä vai roolista?

Esimerkiksi Agile-rooli Product Owner (PO) on monien kehitystoimintojen ytimessä. Joskus kyseessä on virallinen tehtävänimike, mutta usein PO-rooli sisältyy johonkin muuhun vakiintuneeseen tehtävään.

Molemmissa tapauksissa on tärkeää listata ja määritellä rooliin liittyvät todelliset vastuut.

Jokainen tuoteorganisaatio on ainutlaatuinen

Tuoteorganisaatioilla on omat tehtävänsä ja vastuunsa. Valmiita ratkaisuja ei ole. Ei ole olemassa yhtä kattavaa vastuunjakoa, joka määrittelisi tarkalleen, mitä tuotepäällikkösi tai Product Ownerisi tulisi ja ei tulisi tehdä.

Jokainen tiimi on ainutlaatuinen

Jokaisen tuoteorganisaation on sovittava vastuista erikseen. Ja sekin on vasta lähtötaso.

Lisäksi projektien, tuotteiden ja osastojen välillä on aina eroja. Kaikilla tiimeillä ei ole samanlaista vastuunjakoa, sillä myös seuraavat tekijät vaihtelevat:

• Tuotteen monimutkaisuus

• Markkinoiden monimutkaisuus

• Yksilöllinen kokemus

• Erikoistumisalueet

• Yksilöllinen työkuorma

Tuotteen monimutkaisuus

Markkinoiden monimutkaisuus

Yksilöllinen kokemus

Erityisosaamisalueet

Yksittäiset työtehtävät

Tutustu vastuualuekarttaan

Jokaisessa tiimissä vastuualueista sopiminen on huomattavasti helpompaa, kun tuoteorganisaatiolla on lähtökohtanaan vastuualuekartta. Sen pohjalta kukin tiimi voi keskustella omasta tilanteestaan, sopia siitä ja dokumentoida sen.

Kun tämä on käytössä, huomaat:

• Parempi yhteistyö

• Vähemmän ristiriitoja

• Selkeämpi työtehtävien jako

Parempi yhteistyö

Vähemmän ristiriitoja

Selkeämpi työtehtävien jako

Suosittelen asiakkaitani aina dokumentoimaan tuoteorganisaation roolit ja vastuualueet rooli- ja vastuualuekarttaan.

Tällaiselta se voisi näyttää:

Kuva: Kehitysorganisaation vastuualuekartta

Kartan rinnalla kannattaa käyttää tarkempaa vastuualueiden luetteloa keskeisille rooleille, kuten Product Managerille, Product Ownerille ja kehitystiimille. Se voisi näyttää tältä:

Kuva: Keskeisten roolien vastuualueiden luettelo

Koska visuaaliseen karttaan ei mahdu yhtä paljon tietoa, sekä visuaalisesta yleiskuvasta että yksityiskohtaisemmasta tehtäväluettelosta on selkeää hyötyä. Molemmat lisäävät selkeyttä omalla tavallaan.

5 tärkeintä syytä käyttää vastuualuekarttaa

1. Se kannustaa ajattelemaan. Jo kartan laatiminen saa teidät keskustelemaan rooleista ja vastuualueista. Tämä on itsessään hyödyllistä ja auttaa tunnistamaan mahdollisia aukkoja, päällekkäisyyksiä ja väärinymmärryksiä. Kun kartta dokumentoidaan, esiin nouseviin haasteisiin on myös helpompi tarttua.

2. Voitte tehdä paikallisia mukautuksia. Kun kaikki vastuualueet on dokumentoitu, yksittäiset projektit ja tiimit voivat päättää, noudattavatko ne mallia vai edellyttääkö niiden tilanteensa paikallisia mukautuksia. Projektissasi tehtävään sopivin henkilö ei ehkä olekaan Product Owner vaan kehittäjä, esimerkiksi kapasiteetin tai osaamisen vuoksi. Konkreettisen kartan avulla tästä on helpompi sopia ja dokumentoida se.

3. Perehdytys helpottuu. Uuden tuoteorganisaation jäsenen perehdyttäminen on yksinkertaisempaa. Anna hänelle kartta, niin hän näkee nopeasti, ”miten täällä toimitaan”.

4. Palkkaa oikeat ihmiset. Sopivien ihmisten löytäminen ja palkkaaminen helpottuu. Vastuualuekartta paljastaa sekä tarvittavan osaamisprofiilin että kohdat, joissa tarve on suurin eli joissa jonkun työkuorma on liian suuri.

5. Lisää ymmärrystä. On helpompi keskustella siitä, mikä toimii hyvin ja mikä ei. Kun joku kysyy: ”Miksi saan sinulta aina näin puutteellisesti dokumentoituja pyyntöjä?”, hänen on helpompi ymmärtää, kuinka paljon toisella henkilöllä on tehtävää. Yhteistyö paranee, ja näette selkeämmin, missä delegointia ja apua tarvitaan.

Näin rakennat kartan

Vastuualuekartan voi laatia työpajassa, johon osallistuu muutama valittu edustaja kaikista mukana olevista rooleista. Työpaja voi edetä näin:

1. Pyydä osallistujia listaamaan oman roolinsa vastuut yhteiselle valkotaululle tai Miro- tai Mural-työkaluun.

2. Kun vastuut on listattu, keskustelkaa niistä ja tarkentakaa niitä.

3. Tunnistakaa vastuiden puutteet ja päällekkäisyydet. Voitte tehdä tämän pyytämällä työpajan osallistujia listaamaan asioita, joita he toivoisivat muiden roolien edustajien tekevän ”enemmän” ja ”vähemmän”.

4. Kun olette keskustelleet tuloksista, kirjatkaa ne jonkinlaiseen karttaan myöhempää tarkastelua varten. (Tämän voi tehdä työpajan jälkeen.)

Lopullisen kartan laatiminen ja siitä sopiminen vie yleensä muutaman viikon. Kaikkea ei voi saada aikaan työpajan aikana. Työpaja on vain nopea tapa käynnistää työ.

Siinä se! Kokeilemisen arvoista.

Kokemukseni mukaan vastuiden kartoittaminen auttaa mitä tahansa organisaatiota tekemään parempaa yhteistyötä ja vähentää merkittävästi työssä syntyviä ristiriitoja.