Jira Serverin tai Jira Cloudin käytön aloittaminen

Tässä kirjoituksessa autan sinua tekemään oikean valinnan Jira Administratorina/konsulttina kerryttämäni käytännön kokemuksen sekä niiden Eficode Praqman konsulttikollegojeni kokemusten pohjalta, jotka auttoivat minua kirjoittamaan tämän tekstin.

Nämä neuvot on tarkoitettu kaikille henkilöille ja tiimeille, jotka tekevät lopullista päätöstä Atlassian Cloudin ja Serverin välillä. Saatat olla yrityksesi CTO tai Administraattori/tiimipäällikkö, ja tämä auttaa sinua tekemään perustellun päätöksen.

Yleiskatsaus

Yksi tärkeimmistä syistä valita palveluna toimitettava ohjelmistoratkaisu (SaaS), kuten Jira Cloud, on sen automaattiset päivitykset, vähäinen ylläpidon tarve sekä helppo integroitavuus muihin pilvisovelluksiin ja -järjestelmiin.

On kuitenkin hyvä muistaa, ettei ratkaisu ole täysin omassa hallinnassasi. Automaattiset päivitykset ovat hieno asia, kun saat uusia ominaisuuksia ilman omaa työtä. Toisaalta ne voivat tuoda muutoksia, jotka vaikuttavat työskentelytapoihisi. Uusien päivitysten myötä ominaisuuksia tai käyttöliittymäelementtejä voidaan muuttaa, lisätä tai poistaa. Atlassian pyrkii tällä hetkellä ottamaan käyttöön uuden oletuskäyttöliittymän, mikä hankaloittaa hieman niiden työtä, jotka ovat tottuneet vanhan käyttöliittymän toimintoihin. Sen voi poistaa käytöstä yksittäiseltä käyttäjältä, mutta organisaationa ette voi päättää olla käyttämättä sitä. Tuettujen ominaisuuksien välillä on myös eroja Server- ja Cloud-tarjonnassa. Yksi Cloudin keskeinen ominaisuus, jota ei löydy Serveristä, on Next Gen Project. Kuka tahansa organisaatiossasi voi luoda sellaisen. Ideana on tarjota henkilökohtainen projekti, jossa tekemäsi mukautukset ja määritykset kohdistuvat vain kyseiseen projektiin. Siinä on myös erittäin kätevä roadmap-ominaisuus. Se vaikuttaa kuitenkin joiltakin osin vielä keskeneräiseltä, eikä esimerkiksi niinkin yksinkertainen asia kuin työnkulun muokkaaminen ole mahdollista Next Gen Projectsissa. Kaikkien päästäminen toimimaan omalla tavallaan ei myöskään välttämättä ole paras strategia kaikissa organisaatioissa. Next Gen Projects -projekteja ei voi siirtää Jira Serveriin, joten pidä sekin mielessä.

Jira Server tarjoaa täyden hallinnan, ja sen integrointi sisäisiin järjestelmiisi voi olla helpompaa. Ylläpidon ja päivitysten kustannukset ovat kuitenkin merkittävä asia, joka on otettava huomioon. Täysi hallinta on myös kaksiteräinen miekka, jota tulee käsitellä varoen. Pienet mukautukset voivat aluksi vaikuttaa harmittomilta, mutta muista, että kaikkea lisäämääsi tai muuttamaasi on ylläpidettävä.

Olen nähnyt liian monta käytännön esimerkkiä Server-instansseista, joita useat yrityksestä jo poistuneet tai muuten jäljittämättömät henkilöt ovat ”optimoineet” ja/tai ”määrittäneet”. Koska kukaan ei pysty ylläpitämään, päivittämään tai selittämään näitä ratkaisuja, on mahdotonta ennustaa, mitä tapahtuu, jos Jira-instanssi päivitetään. Siksi järjestelmää ei usein päätetä päivittää. Tämä on erityisen ongelmallista, jos tarvitaan uusien korjausversioiden tarjoamaa vakautta, suorituskykyä tai uusia ominaisuuksia.

Data Center on Serverin kanssa identtinen mutta skaalautuva versio, joten en käsittele sitä tässä tekstissä tarkemmin. Artikkeli keskittyy Cloudin ja Serverin keskeisiin eroihin.

Organisaation koko

Jokainen Cloud-instanssi tukee enintään 5 000 käyttäjää. Saatavilla on myös early access -ohjelma, joka lupaa tuen jopa 10 000 käyttäjälle. Server-versiossa ei kuitenkaan ole käyttäjärajoitusta, kun käytössä on Data Center. Tämä tarkoittaa, että suurten organisaatioiden, joilla on paljon käyttäjiä, on hyväksyttävä useiden Jira-sivustojen käyttö, jos ne haluavat käyttää Cloudia. Voit määrittää Atlassian Organizationin hallitsemaan rajatonta määrää käyttäjiä eri sivustoilla, mutta jokainen sivusto toimii omassa erillisessä instanssissaan.

Muista, että Jiran raportointityökalut voivat näyttää näkymät ja raportit vain siitä instanssista, jossa ne sijaitsevat. Tarvitset toisen ulkoisen työkalun keräämään dataa eri instansseista, jotta saat kokonaiskuvan.

Jos kuulut johonkin näistä suurista organisaatioista, suosittelen Serveriä/Data Centeriä. Näin suuren käyttäjämäärän myötä teillä on todennäköisesti myös järjestelmän käyttöön ja ylläpitoon tarvittavat resurssit, mikä on seuraava aiheemme.

Jos haluat kuitenkin käyttää Cloudia, Exalate-lisäosa voi parantaa saatavuutta synkronoimalla tehtävät ja datan instanssien välillä.

Käyttö ja ylläpito

Kehittääkö organisaatiosi jo koodia ja ylläpitää palvelimia, vai omaksutteko SaaS-ajattelutavan? Ehkä teette hieman kumpaakin? Paikallisten palvelinten käyttö ja ylläpito voivat muuttua nopeasti huomattavasti odotettua kalliimmiksi, etenkin jos teillä ei jo ole niiden hallintaan omistautunutta ja kokenutta tiimiä. Kun käytät Jira Serveriä, sinun tai tiimisi on hoidettava kaikki päivitykset, käyttökatkot, tietoturvariskit ja skaalaus.

Jos pystyt vastaamaan tähän haasteeseen, vastineena voi olla nopeammat latausajat ja täysi hallinta. Voisit muokata instansseja haluamallasi tavalla. Mielestäni hyödyt eivät kuitenkaan ole haittoja suuremmat.

Järjestelmäsi ylläpidosta, päivityksistä ja skaalauksesta vastaavia työntekijöitä voitaisiin hyödyntää muualla yrityksessä arvon luomiseen. Nopeampi lataus ei välttämättä edes näy käyttäjillesi, ja omat mukautukset tarkoittavat, että niitä on myös ylläpidettävä. Jos instanssien ylläpito ja käyttö mietityttävät millään tavalla, suosittelen Cloud-ratkaisua. Vaikka ne eivät mietityttäisikään, suosittelen silti Cloudia, sillä se vapauttaa työvoimaa muuhun käyttöön ja tuo mielenrauhaa, kun joku muu huolehtii näistä asioista.

Lähes kaikissa tapauksissa löydät Atlassian Marketplacesta lisäosan, joka tekee juuri sen, mitä tarvitset, joten mukautuksia tarvitaan harvoin. Tämä johdattaa meidät seuraavaan aiheeseen.

Lisäosat

Oikea lisäosa ja sen saatavuus Cloudiin tai Serveriin voivat ratkaista päätöksesi.

Pari vuotta sitten Jira Cloud oli vielä melko uusi tuote, eikä lisäosia ollut paljon saatavilla. Server-alustalle oli jo kehitetty runsaasti lisäosia, mutta ne eivät olleet yhteensopivia Cloudin kanssa. Yhä useampia Server-version ominaisuuksia on kuitenkin tulossa Cloudiin.

Yleisesti käytettyjä lisäosia ja niiden tuki kahdella alustalla:

Lisäosa

Server

Cloud

Kuvaus

✅

(✅)

Scriptrunnerilla voit ajaa Groovy-skriptejä instanssissasi ja saada käyttöösi kaivattua lisätoiminnallisuutta, jota et muuten löytäisi.

Server-versiossa on edistyneempiä ominaisuuksia, ja Cloudissa on useita rajoituksia, kuten enintään 60 sekunnin suoritusaika. Luettelo rajoituksista

✅

✅

Synkronoi lähes kaikki useiden Jira-instanssien välillä. Jos organisaatiosi on jakautunut useaan Jira-instanssiin, voit silti jakaa tiettyjä mallipohjia, mukautettuja kenttiä tai jopa kokonaisia projekteja.

EazyBi Reports and Charts

✅

(✅)

Jiran Business Intelligence -lisäosa. Käytön aloittaminen voi olla hieman monimutkaista, mutta dokumentaatio ja tuki ovat erittäin hyviä. Olen käyttänyt tätä paljon, ja se toimii erinomaisesti, mutta monimutkaisissa laskelmissa lisäosan suoritusaika voi ylittyä Cloudissa. Kuten Scriptrunnerissa, myös kyselyille on suoritusajan rajoitus. Cloud-versiota käytettäessä palveluntarjoaja tallentaa kopion datastasi omille palvelimilleen. Mieti, sopiiko tämä organisaatiollesi.

✅

✅

Jos käytät jo Microsoftin PowerBi-työkalua sisäiseen liiketoiminta- ja raportointikäyttöösi, tämä on tarvitsemasi lisäosa. Se on helppo ottaa käyttöön sekä Cloudissa että Serverissä, ja voit valita, mitkä datajoukot haluat poimia Jirasta.

✅

✅

Jiran Service Desk -portaalin lisäominaisuudet. Voit piilottaa tai näyttää muita kenttiä pyyntölomakkeilla aiempien valintojen perusteella. Dynaamiset pyynnöt toimivat erinomaisesti, mutta Cloudissa koin kerran kokonaisen päivän käyttökatkon, jonka aikana asiakkaat eivät voineet lähettää pyyntöjä. Näin kävi vain kerran, ja tuki oli erittäin avulias.

✅

⛔

Samankaltaiset toiminnot kuin yllä mainitussa Extension for Service Desk -lisäosassa ja samalta toimittajalta, mutta saatavilla vain Serveriin/Datacenteriin.

✅

✅

En ole kokeillut tätä, mutta sekin tukee Cloudia ja lupaa dynaamiset lomakkeet. Saatavilla on jopa ilmainen versio, vaikka siinä on vähemmän ominaisuuksia.

✅

✅

Jiran suosituin kaaviotyökalu. Sen avulla voit lisätä organisaatiokaavioita, BPMN-, UML- ja ER-kaavioita, rautalankamalleja, mockupeja sekä verkkokaavioita. Cloud- ja Server-versioiden välillä ei vaikuta olevan suuria eroja.

✅

✅

Jos Jiran oletustyöaikaraportointi tuntuu rajoittavalta, tämä lisäosa on sinua varten. Sen pitäisi kattaa kaikki työajanseurannan tarpeesi. Cloudin ja Serverin käyttöliittymissä on pieniä eroja, mutta toiminnallisuus on hyvin samankaltainen.

✅

(✅)

Test Management -lisäosa. Suosittelen Xrayta kilpailijaansa Zephyriä, koska se on edullisempi ja sen CI/CD-integraatiot ovat paremmat. Kollegani ovat kuitenkin kertoneet, että Server-versiossa on edelleen paljon hyödyllisiä toimintoja, joita ei ole vielä siirretty Cloudiin.

✅

✅

Kaikkiin roadmap- ja Gantt-kaaviotarpeisiisi. Sen avulla voit hallita useita projekteja samanaikaisesti ja saada selkeän kokonaiskuvan. Jos panostat Agile Developmentiin, harkitse lisäosan vaihtoehtona myös Portfolioa. Jos organisaatiossasi on yli 500 työntekijää, harkitse vaihtoehtona myös Jira Alignia.

Kuten edellä mainitsin, kannattaa pohtia, mitä dataa instansseistasi kopioidaan eri lisäosiin, missä data säilytetään ja mitä toimittaja tarjoaa tietoturvan osalta. Jotkin lisäosat, kuten EazyBi, tekevät datastasi kokonaisen tai osittaisen kopion voidakseen käsitellä sitä järjestelmästäsi riippumatta. Serveriä käytettäessä data voidaan tallentaa paikallisesti, mutta Cloudissa se isännöidään toimittajan tarjoamilla kolmannen osapuolen palvelimilla.

Atlassian Marketplace Vendor Agreementin kohdan 5.6. Vendor Terms mukaisesti tietosuoja- ja käyttöehtosopimusta ei tarjoa Atlassian, vaan toimittajat itse.

Ellei organisaatiosi käsittele yksityistä tai muuten arkaluonteista dataa, oikean lisäosan käyttämisen hyödyt Cloudissa – ilman huolta yhteensopivuudesta, päivityksistä ja ylläpidosta – ovat aina parempi vaihtoehto kuin samojen tehtävien hoitaminen Serverissä. Näitä ongelmia voi silti esiintyä Cloud-ympäristössä, ja lisäosissa voi toisinaan olla käyttökatkoja, kun niitä ylläpidetään ja päivitetään etänä Jira Cloudin tapaan. Näissä tilanteissa voit kuitenkin luottaa siihen, että toimittaja ja/tai Atlassian työskentelee ratkaisun parissa.

Valinta

Jos et ole vielä tehnyt päätöstä, olen laatinut alle pienen vuokaavion avuksesi.

Jos haluat molempien maailmojen parhaat puolet, tutustu Eficode ROOTiin. Se on suunniteltu erityisesti käyttäjille, jotka haluavat ohjelmistopalvelun (SaaS) helppouden: sinun ei tarvitse huolehtia ylläpidosta, päivityksistä tai yhteensopivuudesta, mutta tietosuoja ja mukautetut toiminnot toteutuvat silti juuri haluamallasi tavalla.

Kun käytät Server/Data Center -ratkaisua, suosittelen tutustumaan myös Atlassian Software in Kubernetes (ASK) -ratkaisuun. Sen avulla voit skaalata instanssejasi Kubernetesin, Dockerin ja muiden konttityökalujen avulla. Näin voit helposti skaalata suorituskyvyn tarpeidesi mukaan, ja instanssien palauttaminen käyttöön ongelmatilanteissa on helpompaa.

Loppusanat

Jos vielä epäröit ja haluat minun kertovan, mitä valita, valitse Cloud. Muutama vuosi sitten olisin suositellut Server-ratkaisua, sillä ilman plugin-tukea tai integraatioita muihin on premise -ratkaisuihin törmäsin moniin rajoituksiin ja konfigurointihaasteisiin. Useimmat näistä ongelmista ovat kuitenkin poistuneet Cloudista. En pidä siitä, että Cloudin uusi käyttöliittymä asetettiin oletukseksi uusille käyttäjille, mutta kaikista muista eduista huolimatta minun on silti suositeltava sitä. Käsitykseni on, että Atlassian ja lähes kaikki muutkin organisaatiot, joilla on mahdollisuus valita, haluavat kehittää ja tarjota ohjelmistonsa Cloudissa. Saatat jäädä muutaman vuoden kuluttua jälkeen, kun kaikki toimii palveluna pilvessä.

Kiitos, että kuljit mukanani tämän Serveriä ja Cloudia käsittelevän matkan. Jos sinulla on kysyttävää tai haluat lisätietoja, ota rohkeasti yhteyttä.