Hyödynnä Kanbania nopeampaan ja parempaan backlogin tarkennukseen

Jotkut tiimit eivät halua ”tuhlata” aikaa palavereihin. Toiset ”tekevät mieluummin työn kuin puhuvat siitä”. Parhaat Agile-tiimit tietävät, että backlogin tarkennus on avain onnistumiseen. Kaikkein parhaiten suoriutuvat tiimit keskittyvät tarkennuksen valmisteluun: ne valmistelevat työtehtävät jo ennen tarkennustilaisuuden alkua.

Seuraavaksi näytän tarkalleen, miten voit lyhentää backlogin tarkennustilaisuuksia ja saada niistä enemmän irti. Opit myös, miten Kanban-taulu auttaa saavuttamaan tavoitteet ja viemään tiimiä eteenpäin.

Hyvä Agile edellyttää backlogin tarkennusta

Ilman backlogin tarkennusta Agile ei voi toimia paremmin.

Miksi? Koska backlogin tarkennus varmistaa, että tiimi saa tärkeimmät työtehtävät selkeässä ja sopivan kokoisessa muodossa. Ilman hyvää lähtötietoa tiimi ei voi tehdä hyvää työtä. Tarkennus takaa hyvän lähtötiedon.

Backlogin tarkennuksessa Product Owner ja tiimi pääsevät yhteisymmärrykseen. Tilaisuuden aikana he käsittelevät product backlogin kärjessä olevia backlog-tehtäviä ja valmistelevat ne sprinttien aloitettavaksi.

Saa tarkennustilaisuuksista enemmän irti valmistautumalla

Jotkut sanovat: ”Miksi tarkennustilaisuuteen pitäisi valmistautua? Eikö itse tilaisuus ole tarkoitettu keskusteluun ja ymmärtämiseen?”

Se on totta. Tarkennus on paikka keskustelulle. Keskustelu vie kuitenkin helposti paljon enemmän aikaa kuin ennakoit. Jos lähtökohta on valmistelematon, tarkennustilaisuudessa voi kulua paljon aikaa hukkaan. Puhuminen ja kuunteleminen eivät ole lukemiseen verrattuna kovin tehokas viestinnän muoto.

Jos tiimisi käsittelee paljon työtehtäviä, niihin ei voida paneutua kovin tarkasti. Oletetaan, että tiimisi haluaa käsitellä viisi työtehtävää tunnissa. Tällöin aikaa jää 12 minuuttia tehtävää kohden.

En tiedä sinusta, mutta tarvitsen paljon enemmän kuin 12 minuuttia monimutkaisten aiheiden käsittelyyn ja ymmärtämiseen. Monimutkaisen työtehtävän liian nopea läpikäynti voi selkeyttämisen sijaan jopa lisätä tiimin stressiä.

Kun työtehtävät valmistellaan ennen tarkennusta, tiimillä on etulyöntiasema. Tiimi voi laatia, arvioida ja parantaa hyväksymiskriteerejä tai tutustua käsiteltäviin tehtäviin etukäteen. Hyvällä valmistautumisella voit lyhentää viiden työtehtävän käsittelyyn kuluvan tunnin 30 minuuttiin.

Kun panostat valmistautumiseen, itse tilaisuudesta tulee lyhyempi. ”Yhden aikaa tuhlaavan palaverin” sijaan tiimi alkaa nähdä, kuinka paljon arvoa tämä lyhyt ja kohdennettu tarkennustapa tuo. Järjestelmällinen valmistautuminen johtaa parempiin tuloksiin ja vähäisempään stressiin.

Product Owner -keskeinen valmistautuminen

Joissakin tiimeissä Product Owner vastaa valmistautumisesta. Vaikka tämä on parempi kuin valmistautumatta jättäminen, siinä on myös haittapuolensa.

Product Owner on toki tuotteen ja asiakkaiden tarpeiden asiantuntija. Se ei kuitenkaan tarkoita, että hän olisi paras asiantuntija kaikessa. Muilla tiimin jäsenillä voi olla enemmän tietoa ja erilaisia, arvokkaita näkökulmia ongelmaan.

Jos Product Owner hoitaa valmistelun yksin, muu tiimi ei myöskään pysy yhtä aktiivisesti mukana. Valmisteluun osallistuminen lisää tiimin jäsenten omistajuuden tunnetta itse työstä. Tämä parantaa tarkennusta.

Siksi ihannetilanteessa tiimin jäsenet jakavat valmistelutyön keskenään. Product Owner voisi osoittaa valmistelutehtäviä yksittäisille tiimin jäsenille. Vaikka tehtävien osoittaminen toimii, se ei täysin noudata Agile-periaatteita. Agilessa mikään ”esihenkilö” ei osoita tehtäviä tiimin jäsenille. Sen sijaan tiimin jäsenet ilmoittautuvat vapaaehtoisiksi ja sitoutuvat työhön yhdessä.

Näin tiimisi voi organisoida valmistautumisen

Tarvitset näkyvyyttä ja kurinalaisuutta, jotta voit organisoida ja valmistella työn paremmin.

Näkyvyyden parantamiseen tarvitset backlogin tarkennuksen Kanban-taulun. Taulu voisi näyttää tältä:

Näin käytät taulua:

1. Keskiviikkona Product Owner siirtää storyt ”Backlog”-sarakkeesta ”Needs Prep” -sarakkeeseen.

2. Torstaiaamun palaverissa tiimin jäsenet käyvät läpi ”Needs Prep” -sarakkeen. He voivat nyt ilmoittautua vapaaehtoisiksi valmistelemaan tehtäviä.

3. Tiimi valmistelee tehtäviä torstaina, perjantaina ja maanantaina. Valmistelutyön määräaika on maanantaina kello 14.

4. Maanantaina klo 14 jälkeen mutta ennen tiistain kokousta tiimin jäsenet käyvät läpi valmistellut käyttäjätarinat omaan tahtiinsa.

5. Tiistaiaamuna tiimi pitää backlog refinement -kokouksen.

Tämä käytäntö edellyttää, että tiiminne sopii valmistelutyön määräajoista. Siitä tulisi muodostua itseohjautuva seremonia. Tämä vaatii muutaman viikon harjoittelua, jonka aikana määräajoista pidetään kiinni.

Vapaaehtoiseksi ilmoittautuminen refinement-session lopussa

Mitä paremmin olet valmistautunut backlog refinement -kokouksiin, sitä lyhyempiä ne ovat. Näin jää enemmän aikaa tutustua tuleviin työtehtäviin ja jopa ilmoittautua niihin vapaaehtoiseksi.

Todella tehokas tiimi voisi toteuttaa vaiheen 2 – vapaaehtoiseksi ilmoittautumisen – jokaisen tiistaisen refinement-session lopussa. Tämä on mahdollista, jos Product Owner pohtii jo seuraavan viikon refinement-aiheita. Siinäpä tehokkuutta!

Kannusta tiimin jäseniä haastamaan toisiaan

Ensi silmäyksellä voi näyttää parhaalta ratkaisulta, että johtava asiantuntija valmistelee työtehtävän. Se voi kuitenkin vähentää muiden halua haastaa hänen johtopäätöksiään.

Tiimin jäsenten tulisi tuntea olonsa riittävän turvalliseksi voidakseen haastaa kokeneempien jäsenten näkemyksiä. Hyvät, kypsät tiimit ymmärtävät tämän. Kokemattomammissa tiimeissä tällaista ilmapiiriä ei kuitenkaan välttämättä vielä ole. Silloin saatatte menettää kiinnostavia ja perusteltuja vasta-argumentteja.

Tehokas Scrum Master varmistaa, että tiimi löytää oikean tasapainon. Tiimiä on kannustettava sekä valmistautumaan että haastamaan tehdyt valmistelut.

Kanban-taulu korostaa näkyvyyttä ja kurinalaisuutta

Kanban-taulu on paras työkalu näkyvyyden ja kurinalaisuuden saavuttamiseen, sillä se tekee valmistelutyön tilan ja edistymisen näkyväksi.

Tämä prosessi vie tiimiäsi eteenpäin ja auttaa saamaan enemmän irti backlog refinementista.