Riippuvuuksien hallinta Jira Alignilla

Kysy itseltäsi: Ryömitkö, käveletkö vai juoksetko tällä hetkellä riippuvuuksien hallinnassa?

Etkö tiedä, mitä tämä tarkoittaa? Selitämme sen tässä blogissa, syvennymme riippuvuuksien hallintaan ja määrittelemme joitakin strategioita niiden ratkaisemiseksi. Opastamme myös Jira Alignin käytössä, sillä se tarjoaa tähän tarkoitukseen suunniteltuja ominaisuuksia.

Riippuvuuksien hallinnan tarpeet

Katsotaan ensin, millaisia tarpeita sinulla voi olla riippuvuuksia hallitessasi.

Toimeksiannoissamme kohtaamme säännöllisesti yrityksiä, joilla on vaikeuksia saada sekä sisäiset että ulkoiset riippuvuutensa hallintaan. Tyypillisimmät tarpeet ovat:

• Haluat tunnistaa, missä kohtaa organisaatiotasi riippuvuuksia syntyy, jotta voit vähentää niitä.

• Haluat tietää, mikä estää ominaisuuden toimittamisen.

• Haluat huomioida riippuvuudet suunnittelussa varmistaaksesi, että suunnitelma on toteuttamiskelpoinen.

• Sinun on pyydettävä tiimiä A saamaan toimitus X valmiiksi tiettyyn päivämäärään mennessä.

• Sinun on pysyttävä ajan tasalla omista toimituksistasi, joita muut tiimit odottavat.

Riippuvuuksien hallinnan strategiat: ryömiminen, kävely vai juokseminen

Riippuvuuksien purkamisen tavoitteena on antaa tiimille mahdollisuus tuottaa arvoa nopeammin ja mahdollisimman itsenäisesti. Organisaation riippuvuuksien määrää voi vähentää monin tavoin: esimerkiksi rakentamalla aidosti monialaisia tiimejä, ottamalla käyttöön CI/CD-käytäntöjä, automatisoimalla kaiken mahdollisen ja kehittämällä arkkitehtuurin perustaa. Kaikkia riippuvuuksia ei kuitenkaan voi poistaa, joten ne on hyväksyttävä ja hallittava.

Olemme nähneet useita tapoja hallita riippuvuuksia työkaluilla, ja ne voidaan luokitella kypsyystason mukaan. Ryömimisvaiheessa riippuvuuksien hallinta perustuu vahvasti siihen, että yksittäiset ihmiset löytävät ja muodostavat omat rutiininsa sekä käyttävät heille saatavilla olevia työkaluja, jotka eivät välttämättä ole muiden käytössä. Kävelyvaiheessa alamme löytää yhtenäisen tavan toimia yhteisessä työkalussa. Juoksuvaiheessa käytämme juuri tätä prosessia varten räätälöityjä työkaluja, jotka vastaavat eri sidosryhmien tarpeisiin.

Ryömiminen: riippuvuuksien hallinta

Tyypillisesti käyttäjät tarttuvat lähimpänä oleviin työkaluihin yrittäessään saada riippuvuudet hallintaan ja järjestykseen. Esimerkkejä:

• Lähetetään sähköposteja, joissa muistutetaan ihmisiä heidän tehtävistään

• Luodaan kalenteri, johon merkitään määräajat

• Tallennetaan riippuvuusluetteloita mihin tahansa Office-tiedostoon tai Confluence-sivulle

• Kutsutaan sidosryhmät viikoittaisiin tai kuukausittaisiin tapaamisiin sopimaan asioista ja seuraamaan tuloksia.

Käytännössä luotamme siihen, että ihmiset patistavat toisiaan tekemään asioita. Mitä kovempaa huudat, sitä enemmän saat huomiota. Voi näyttää siltä, että asiat ovat hallinnassa, mutta siihen kuluu aivan liikaa aikaa. Rutiinit ovat epäselviä, eivätkä luettelot välttämättä ole yrityksen yhteistä omaisuutta. Riskinä on, että jotkin riippuvuudet jäävät huomaamatta. Samalla vahvistamme ikävää kulttuuria, jossa tarkistamme jatkuvasti toistemme tekemisiä.

Kävely: riippuvuuksien hallinta Jiralla

Kävelyvaiheessa olemme ymmärtäneet, että tarvitsemme yhteisen rutiinin lähellä tiimejä. Riippuvuusluetteloiden on myös oltava yhteisiä ja kaikkien sidosryhmien saatavilla.

Yksi tapa hyödyntää työkaluja kävelyvaiheessa on käyttää Jiran tehtävien linkitysominaisuuksia kahden Jira-tehtävän välisen riippuvuuden kirjaamiseen. Tämä on erittäin joustavaa, sillä mikä tahansa Jira-tehtävä voidaan linkittää mihin tahansa toiseen tehtävään koko instanssissa. Näin suuri aloite voidaan linkittää pieneen alitehtävään. Linkit toimivat vastavuoroisesti: yksi linkitystoiminto näkyy molemmissa tehtävissä. Jira sisältää vakiojoukon linkkityyppejä, kuten ”estää / on estetty”, ”kaksoiskappale / on kaksoiskappale” ja ”ylätehtävä / alitehtävä”, mutta voimme helposti määrittää myös omia linkkityyppejä.

Kun tällaiset linkit on luotu, voimme hyödyntää tietoa koostamaan kokonaiskuvaa ja visualisoimaan riippuvuuksien määrää sekä sitä, kuka on riippuvainen kenestäkin. Tämä onnistuu rakentamalla dashboardeja ja suodattimia, joita käyttäjät voivat tilata – jos sähköposti-ilmoitukset ylipäätään ovat tärkeitä. Vinkki: käytä Scriptrunner-lisäosan edistyneitä hakutoimintoja, jotta voit hakea linkitettyjä tehtäviä.

Atlassian Advanced roadmapsin avulla nämä linkit voidaan visualisoida myös suunnitelmassa.

Edellä mainittujen lisäksi Atlassian Marketplacessa on peräti 68 lisäosaa, joissa mainitaan riippuvuudet ja pyritään ratkaisemaan tämä nimenomainen visualisointitarve.

Juoksu: seuraavan sukupolven Dependency Management Jira Alignilla

Riippuvuuksien hallinnassa olemme havainneet, että metadatan lisääminen riippuvuuteen on olennaista, jotta voimme hallita niitä tehokkaasti.

Mitä tiimi A tarkalleen tarvitsee, milloin pyydämme sen valmistuvan ja mihin se vaikuttaa, jos se ei valmistu?

Jira Alignissa hallitsemme riippuvuuksia työtehtävinä. Yksi tiimi lähettää riippuvuuden toiselle tiimille ja liittää mukaan pyydetyn päivämäärän (päivä, sprintti tai PI), kuvauksen ja muuta metadataa. Työtehtävälle voidaan sitten määrittää vastuuhenkilö ja se voidaan hyväksyä, sille voidaan ehdottaa uutta määräpäivää, se voidaan linkittää featureen, capabilityyn tai epiciin, sitä voidaan kommentoida jne.

Jira Align kokoaa ja visualisoi riippuvuustiedot eri tavoin:

• Riippuvuuslista – tiimien ja esihenkilöiden tehtävälista, jonka avulla varmistetaan, että seuraamme lähettämiämme ja vastaanottamiamme riippuvuuspyyntöjä.

• Program Board visualisoi riippuvuudet yhdessä featureiden ja tavoitteiden kanssa. Värikoodatut suunnittelukohteet osoittavat nopeasti, mikä vaatii huomiota.

• Team Room ja Program Room – tarkastele riippuvuuksien tilaa muiden keskeisten mittareiden rinnalla.

• Viisi muuta riippuvuusnäkymää: ruudukko-/matriisinäkymä, Wheel Map, Analytics Map, Team Status, Program Status ja Increment Status – analysoi riippuvuuksia niiden hallitsemiseksi ja jatkuvaksi parantamiseksi.

Oletko valmis juoksemaan?

Voit siirtyä ryömimisestä suoraan juoksuun Dependency Managementissa, ja autamme sinua mielellämme matkalla. Seuraavat askeleesi voivat olla:

1. Katso webinaarimme, jossa esittelemme Jira Alignin Dependency Management -ominaisuuksia.

2. Ota yhteyttä, niin keskustellaan seuraavien askelten suunnittelusta.