Näin vältät kauhean kysymyksen: ”Julkaistaanko (Kyllä/Ei)?”

Jos olet esihenkilö ja kysyt tällaisia kyllä/ei-kysymyksiä, tyrkytät vain omaa mielipidettäsi muille.

Koska työskentelet ajatustyötä tekevien ihmisten kanssa (fyysisessä työssä tämä on pienempi ongelma), heidän työhönsä liittyy paljon epävarmuutta. Mikään ei ole täysin mustavalkoista – heidän on ajateltava ja oltava luovia.

Jos siis aidosti haluat kuulla tiimin jäsenten mielipiteet ja saada heidän ajattelunsa mukaan, älä koskaan käytä tällaisia kyllä/ei-kysymyksiä.

Esitä kysymykset sen sijaan aina todennäköisyyksien kautta.

Jos haluat tiimin jäsenen vain vahvistavan olemassa olevat käsityksesi johdattelevilla kyllä/ei-kysymyksillä, lopeta lukeminen tähän. Jos et halua sitä:

Tässä blogikirjoituksessa näytän tarkalleen, miten esität oikeat kysymykset ja pääset pintaa syvemmälle, todellisten mielipiteiden äärelle. Saat näkemyksiä, joita voit todella hyödyntää ja joiden pohjalta voit tehdä hyviä päätöksiä luottavaisin mielin.

Aloitetaan todennäköisyyksiä kartoittavista kysymyksistä.

Todennäköisyyksiä kartoittavat kysymykset luovat turvallisemman ilmapiirin huolien esittämiseen

Artikkelin alun esimerkkien jatkoksi tässä on toinen esimerkki: ”Tarvitsetko minua siihen asiakasmyyntitapaamiseen, vai pärjäätkö yksin?” Olen kysynyt tätä aiemmin, ja vastaus on yleensä ollut: ”Pärjään kyllä.”

Tiedät jo, miksi tämä on huono kysymys. Muotoillaan se nyt todennäköisyyksien kautta:

”Asteikolla nollasta viiteen, kuinka paljon läsnäoloni asiakasmyyntitapaamisessa lisäisi todennäköisyyttä saada kaupat?” Saatat saada erilaisen vastauksen – nelosen tai vitosen. Tai vastauksen, kuten: ”Viisi. Haluan silti yrittää hoitaa sen itse, mutta arvostaisin todella sitä, jos voisit katsoa esitykseni ennen tapaamista.”

Huomaatko, miten suuri ero tällä on?

Näin syntyy tilanne, jossa henkilö tuntee olonsa turvalliseksi kertoessaan todellisista huolistaan, mutta voi myös ilmaista halunsa hoitaa tilanne itse. Todennäköisyyksiä kartoittavat kysymykset:

• Tuovat esiin enemmän tietoa

• Saavat vastaajan tuntemaan olonsa turvallisemmaksi, kun hän ilmaisee mahdollisesti riskialttiita mielipiteitä tai huolia

Tuovat esiin enemmän tietoa

Saavat vastaajan tuntemaan olonsa turvallisemmaksi, kun hän ilmaisee mahdollisesti riskialttiita mielipiteitä tai huolia

Kyllä/ei-kysymykset estävät tiimiä olemasta eri mieltä

Kyllä/ei-kysymysten esittäminen vaientaa tiimin jäsenet, jotka haluaisivat tuoda huolensa esiin. Se voi johtaa tuhoisiin seurauksiin. Tämä voi olla ongelma jopa elämän ja kuoleman kysymyksissä. Monet lentoturmat todistavat tämän – usein hierarkian vuoksi perämies pelkää tuoda ilmeisiä turvallisuushuoliaan kapteenin tietoon.

Ota aina huomioon nämä tekijät, kun esität tiimillesi kysymyksen

• Turvallisuus: kuinka turvalliseksi tiimi kokee vastaamisen?

• Ankkurointi: esimerkiksi kokeneemman tiimin jäsenen vastaus vaikuttaa muiden vastauksiin

• Kuinka paljon tietoa vastauksesta on mahdollista saada

Turvallisuus: kuinka turvalliseksi tiimi kokee vastaamisen?

Ankkurointi: esimerkiksi kokeneemman tiimin jäsenen vastaus vaikuttaa muiden vastauksiin

Vastauksesta saatavan tiedon määrä

Harkitse suljettua äänestystä tai vastausten paljastamista samanaikaisesti

Kun kokeneempi tiimin jäsen tai tiiminvetäjä esittää mielipiteensä tai vastaa kyllä–ei-kysymykseen, seuraava vastaaja kokee usein paineita ”asettua samalle linjalle” ja seurata vetäjää. Tätä kutsutaan ankkuroinniksi. Ankkurointi vaikuttaa myös todennäköisyyksiin perustuviin kysymyksiin, mutta vähemmän, koska mahdollisia vastauksia on niin paljon.

Yksi tapa ehkäistä tätä on järjestää suljettu äänestys, jossa vastaukset paljastetaan samanaikaisesti.

Tiimit, joissa vallitsee vahvempi psykologinen turvallisuus, voivat vastata todennäköisyyksiin perustuviin kysymyksiin ilman suljettua äänestystä. Tiimien, joilla on vähemmän yhteistä historiaa, kannattaa kuitenkin paljastaa vastaukset samanaikaisesti.

Näin käytät todennäköisyyksiin perustuvia kysymyksiä saadaksesi enemmän tietoa

Kuten aiemmin mainitsin, kannattaa pohtia, kuinka paljon tietoa tiimin vastauksista voi saada.

Jos kysyt kyllä–ei-kysymyksen, odotat (alitajuisesti), että kaikki ovat kanssasi samaa mieltä. Odotat kysymyksen vaikuttavan heihin – ja saavan heidät ponnistelemaan enemmän haluamasi lopputuloksen saavuttamiseksi.

Todennäköisyyksiin perustuvat kysymykset pakottavat vastaukset paljon epätodennäköisemmin ennalta määrättyyn muottiin. Mahdollisuutena on reagoida siihen, millainen kuvio vastauksista muodostuu. Todennäköisyyksiin perustuvat kysymykset antavat enemmän tietoa.

Mitä voit kysyä kysymyksen ”Olemmeko valmiita julkaisuun?” sijaan?

Muotoillaan blogin alun kysymys uudelleen todennäköisyyksiä hyödyntäen. Jos kysyisit kyllä–ei-kysymyksen ”Olemmeko valmiita julkaisuun?”, kaikki tiimin jäsenet saattaisivat vastata ”kyllä”.

Mitä tietoa sait? Lähes et mitään.

Harkitse kysymyksen muuttamista muotoon: ”Asteikolla 0–5, kuinka valmiita olemme julkaisuun?” Näin kysyttynä saatat saada seuraavat vastaukset:

• Kolme henkilöä vastaa 5 (valmiita julkaisuun)

• Yksi henkilö vastaa 4

• Yksi henkilö vastaa 3

• Yksi henkilö vastaa 1

Kolme henkilöä vastaa 5 (valmiita julkaisuun)

Yksi henkilö vastaa 4

Yksi henkilö vastaa 3

Yksi henkilö vastaa 1

Kun sinulla on nämä vastaukset, käänny seuraavaksi niiden henkilöiden puoleen, joilla on huolia, ja pyydä heitä kertomaan niistä. Mikä saa heidät epäilemään? Ovatko huolet todellisia vai kuviteltuja? Nyt voit reagoida.

Kysymyksiä voi esittää todennäköisyyksiin perustuvalla tavalla monin tavoin. Tässä ovat omat suosikkini.

Kolme parasta tapaa muotoilla todennäköisyyksiin perustuvia kysymyksiä

Viiden nyrkki (fo5)

Fo5 on nopea tapa esittää kysymys. Suljettu nyrkki tarkoittaa nollaa, kun taas kaikki viisi sormea tarkoittavat viittä. Näin ihmiset voivat myös vastata helposti yhtä aikaa kokouksessa tai vaikka Zoom-puhelussa.

Aikajana

Tämä auttaa hahmottamaan henkilön luottamusta aikatauluun. Pyydä henkilöä merkitsemään aikajanalle, milloin ominaisuus, julkaisu tai projekti on valmis. Vaihtoehtoisesti hän voi merkitä parhaan ja huonoimman arvionsa.

Todennäköisyys asteikolla 1–99

Kun Fo5 tuntuu liian epätarkalta, voit pyytää tiimiltä todennäköisyyttä myös prosenttiasteikolla. Suosittelen jättämään nollan ja sadan pois. Asiat eivät ole koskaan niin epätodennäköisiä tai varmoja, ja vastaajilla on hyvä olla hieman epäilyksiä.

Älä pakota yhteisymmärrykseen

Näiden kysymystapojen tarkoitus ei ole pakottaa yhteisymmärrykseen. Yhteisymmärrys voi olla vaarallista. Eriävät näkemykset ovat arvokkaita. Todennäköisyyksiä koskevilla kysymyksillä annat tilaa erilaisille mielipiteille. Etsit aktiivisesti eriäviä näkemyksiä.

Kysy aina tarkentavia kysymyksiä ja keskustele kiinnostavia näkemyksiä esittävien henkilöiden kanssa. Pyri sitten ymmärtämään, mikä olisi järkevä seuraava askel. Yhteisymmärrystä ei koskaan pidä pakottaa.

Aseta päätökselle vanhenemispäivä todennäköisyyskysymysten jälkeen

Kun olet esittänyt todennäköisyyskysymyksesi, saatat päätyä siihen, että ennen julkaisemisesta päättämistä tarvitaan lisätestausta.

Tee testit tänään. Palaa sitten julkaisupäätökseen iltapäivällä.

Kokouksessa tehtävä päätös olisi siis: ”Emme julkaise nyt. Siirrämme päätöksen julkaisemisesta tähän iltapäivään, jolloin kokoonnumme uudelleen arvioimaan päätöstä.”

Huomaa, että puhumme päätöksen ”uudelleenarvioinnista”. Emme sano, että ”teemme” päätöksen varmasti.

Kun päätöslausekkeelle asetetaan tällainen vanhenemispäivä, tiimi kokee päätöksen ehdolliseksi ja myöhemmin muutettavissa olevaksi, jos uutta tietoa tulee esiin. Tämä lisää tiimin turvallisuuden tunnetta ja pienentää riskiä, joka syntyy päätökseen sitoutumisesta silloin, kun epävarmuutta on vielä jäljellä.